S’il paraît assez simple de préciser le coût de votre transformation digitale RH, calculer votre retour sur investissement semble un exercice plus complexe. Pour vous aider à évaluer votre ROI et à susciter l’adhésion au projet au sein de votre organisation, nos experts vous donnent un coup de main. Rencontre avec Coralie Gueï, Value Engineering Consultant chez UKG.
Transformation digitale RH : « Il n’y a pas deux directions RH identiques »
Avant de choisir une solution RH qui sera déployée dans une organisation, plusieurs critères sont pris en compte par la direction de l’entreprise. A savoir, le besoin auquel répond la solution, le temps et la facilité d’implémentation, les ressources humaines impliquées, le coût et les bénéfices. Sans oublier bien entendu le ROI (retour sur investissement). Mais déterminer ce dernier n’est pas la tâche la plus simple à réaliser.
Et pour cause, chaque organisation évolue dans un contexte qui lui est propre : « Ce qu’on apprend en travaillant dans les ressources humaines, c’est bien qu’il n’y a pas deux directions RH identiques », souligne Coralie Gueï, Value Engineering Consultant chez UKG. L’ancienne professionnelle RH, qui a également été consultante en transformation (SI)RH chez KPMG, ajoute : « Même si les entreprises évoluent dans les mêmes industries, plusieurs critères vont impacter de manière différente chaque organisation. Il faut être en mesure de proposer une analyse de ROI qui soit la plus réaliste possible pour chaque projet. »
Calcul de ROI : approche scientifique, créativité, flexibilité et adaptabilité
Pour cela, elle s’appuie notamment sur une approche scientifique mise au point par UKG. « En effet, nous avons développé une méthodologie de calcul qui est notre socle de base », explique Coralie Gueï. Et de poursuivre : « Avec cet outil, nos équipes commerciales sont en mesure de réaliser une première analyse de ROI en autonomie. S’il y a besoin de personnaliser davantage, d’aller plus loin et de prendre la parole sur ce sujet devant le client ou prospect, alors c’est là que j’interviens. »
Car Coralie Gueï occupe une fonction à la croisée des chemins, s’appuyant sur son expertise RH et SIRH, tout en travaillant main dans la main avec les commerciaux de l’organisation. « J’ai une certaine facilité à me mettre à la place des professionnels RH, soit parce que j’ai occupé le même poste qu’eux, soit parce que j’ai aidé certains de leurs pairs à résoudre des problématiques similaires. J’ai également une forte inclinaison pour les processus. Par exemple, lorsque je me suis spécialisée en SIRH, j’ai notamment passé deux certifications Workday (Human Capital Management et Absence management). Aussi, quand mes interlocuteurs souhaitent implémenter des solutions comme les nôtres, je comprends rapidement leurs enjeux. Je les aide alors à construire une analyse de retour sur investissement ou un business case le plus adapté à leur réalité, en faisant preuve le plus possible de flexibilité, créativité et adaptabilité. C’est un peu comme du conseil ‘free of charge’. Cela s’avère très utile lorsqu’ils ont besoin d’informations concrètes pour susciter en interne de l’adhésion au projet d’acquisition d’une plateforme comme UKG HRSD. »
Après avoir recueilli des données propres à l’organisation, comme le coût moyen chargé annuel par équivalent temps plein (ETP) RH dédié à l’administratif, Coralie Gueï analyse les informations et calcule les économies que fera l’entreprise. Par exemple, une société de l’industrie chimique a récemment fait appel à ses compétences. L’experte a pu évaluer la réduction des coûts liée à la dématérialisation des documents, le temps économisé lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur, ou encore le gain de temps obtenu par les managers dans leur gestion des sujets RH. Rappelons qu’en moyenne “un manager passe 14,4 % de son temps sur des tâches RH, un collaborateur consacre 30 minutes à une heure chaque mois à la recherche d’information et/ou de documents RH, quand une nouvelle recrue met environ 90 jours à être opérationnelle”, souligne la spécialiste.
Coralie Gueï a ainsi constaté que 30 % des ETP de ce groupe étaient consacrés à la gestion administrative RH et qu’il fallait 2,9 ETP sur le processus de recrutement. D’après son analyse, grâce à la solution UKG HRSD, ce chiffre tombait à 1,7 ETP, soit une réduction de 36 % de cette charge administrative. Cela permet clairement aux équipes RH de se projeter et d’anticiper l’utilisation de ce temps gagné. Celui-ci peut alors être réalloué par exemple à des missions à plus forte valeur ajoutée comme l’amélioration de l’expérience collaborateur. Coralie Gueï prévoit ainsi pour cette société une économie supérieure à 300 000 euros au bout de trois ans d’utilisation de la solution. En fonction de la zone géographique d’implantation de cette entreprise de l’industrie chimique, elle estime le gain de temps par professionnel RH d’1h30 à 2 heures par jour.
Calculer le ROI d’un projet de digitalisation RH le plus proche de la réalité reste un challenge aussi passionnant que motivant pour la spécialiste. « Je crois totalement dans la technologie SIRH et dans les bienfaits qu’elle apporte aux équipes RH. Ce sont elles qui permettent de construire la force vive de l’organisation, de générer de la performance pour au bout du compte créer de la valeur. Travailler avec l’humain est rarement monotone, il y a de nombreux rebondissements, et des incertitudes. La fonction RH gère la ressource la plus importante de l’entreprise. Faisons en sorte que les outils, les solutions leur facilitent la vie. »
