Politique de confidentialité du site web

Protection de vos informations personnelles

UKG Inc. et ses respectives sociétés affiliées (collectivement, « UKG », « nous » et/ou « notre ») s'engagent à protéger la vie privée des personnes qui visitent notre site Web et nos sous-pages sur https://www.ukg.com/ (le « Site ») et qui utilisent nos produits et services ou interagissent directement avec nous (« vous »).

PORTÉE

Le présent Avis de confidentialité globale (« Avis de confidentialité ») décrit les pratiques de confidentialité d'UKG dans le cadre de votre utilisation du Site et de votre utilisation des produits et services UKG proposés par UKG à ses clients et qui vous sont fournis (collectivement, nos « Services »). Nous fournissons des informations sur les choix qui s'offrent à vous concernant la collecte ou l'utilisation de vos informations personnelles, y compris des termes similaires tels que définis par diverses juridictions, et les droits qui vous sont accordés, y compris la possibilité d'accéder à vos informations personnelles ou de les mettre à jour.

Certaines lois sur la protection des données font la distinction entre les « responsables de traitement » et les « sous-traitants » lorsqu'il s'agit de traiter des informations personnelles. Bien que les termes spécifiques puissent varier d'une juridiction à l'autre, les principes sous-jacents restent généralement les mêmes. L'entité qui détermine la finalité et les moyens du traitement des données à caractère personnel est le responsable de traitement. Le sous-traitant est une entité qui traite des informations personnelles sous les instructions d'un responsable de traitement sans prendre de décisions. Selon le scénario, UKG peut être soit un responsable de traitement, soit un sous-traitant.

Le présent avis de confidentialité s'applique lorsque UKG est un responsable de traitement de vos données personnelles (lorsque UKG collecte des données directement auprès de vous). Le présent avis de confidentialité décrit la manière dont UKG traite ces données, y compris la collecte, le partage, l'utilisation, la conservation de vos informations personnelles et vos droits en tant que personne concernée.

Le présent avis de confidentialité ne s'applique pas aux activités de traitement des données d'UKG pour le compte de ses entreprises clientes. Si vous êtes un salarié, un entrepreneur ou un candidat à un emploi d'une organisation qui utilise les produits et services d'UKG, veuillez contacter votre employeur pour toute question relative à la protection de données. En outre, le présent avis de confidentialité ne couvre pas :

• Le traitement par UKG des informations personnelles en relation avec certains produits et services destinés directement aux consommateurs (par exemple, e-Vault) où UKG est responsable du traitement des données. Pour plus d'informations sur les pratiques d'UKG concernant ces produits et services, veuillez consulter l'avis pour l’UKG Employee Vault.
• Traitement des informations personnelles par UKG en tant que sous-traitant dans le cadre de la fourniture de ses services aux clients commerciaux d'UKG.
• Pour plus d'informations sur les données biométriques et les appareils de chronométrage d'UKG, cliquez ici.
• Enfants et/ou mineurs. Nos Services ne sont ni conçus ni destinés à des utilisateurs n 'ayant pas l'âge légal de travailler selon la loi applicable. Si vous avez des raisons de croire qu'un utilisateur de notre site ou de nos services n'a pas l'âge légal pour travailler, veuillez nous contacter au [email protected] et nous prendrons les mesures appropriées.

Veuillez consulter notre page Programme ESG – Confidentialité et protection des données pour en savoir plus sur l'engagement d'UKG en matière de confidentialité.

Qu'est-ce qu'une information personnelle ?

Aux fins du présent avis de confidentialité, les « informations personnelles » désignent les informations collectées par UKG concernant une personne physique identifiée ou identifiable et comprennent des termes similaires tels que définis par diverses juridictions.

Les informations personnelles n'incluent pas les données non personnelles telles que les informations qui ont été agrégées, dépersonnalisées ou anonymisées de sorte qu'aucune personne physique ne peut être raisonnablement identifiée.

Notre rôle

UKG Inc est le responsable du traitement de vos informations personnelles lorsque vous naviguez sur notre site ou nous contactez en tant que client potentiel de nos produits et services. Cela signifie que nous déterminons et sommes responsables de la manière dont vos informations personnelles sont utilisées.

Si vous êtes un utilisateur final de nos produits et services (« Utilisateur final »), nous traitons vos informations personnelles en tant que sous-traitant pour le compte du client concerné ou en tant que sous-traitant ultérieur pour le compte de la société affiliée d'UKG qui a conclu un contrat avec le client concerné, sauf dans la mesure où vous utilisez certains produits et services destinés directement aux consommateurs (par exemple, e-Vault, ). Le client sera normalement votre employeur actuel, passé ou potentiel . Cela signifie que le client d'UKG détermine et est responsable de la manière dont vos informations personnelles sont utilisées, et que nous utilisons vos informations personnelles au nom du client concerné sur la base de ses instructions, comme indiqué dans un accord de traitement des données entre UKG et le client d'UKG.

Cependant, nous utilisons également certaines informations personnelles des utilisateurs finaux de nos services à nos propres fins en tant que responsable de traitement, comme décrit dans le présent avis de confidentialité.

Liens vers des sites Web non UKG

Pour votre commodité, le site peut contenir des liens vers des sites Web et/ou des informations de tiers. Lorsque vous accédez à ces liens, vous quittez le site d'UKG et êtes redirigé vers un site Web tiers. UKG ne contrôle pas les sites Web de tiers, de sorte que les pratiques de confidentialité des tiers peuvent différer des pratiques de confidentialité d'UKG. Nous n'approuvons ni ne faisons aucune déclaration à propos des sites Web de tiers. Lorsque vous partagez des informations personnelles avec des sites Web tiers, le traitement par des tiers n'est pas couvert par le présent avis de confidentialité. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de tout site Web ou entreprise avant de partager des informations personnelles.

COMMENT UKG COLLECTE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Sources d'informations personnelles et informations personnelles que nous recueillons :

UKG collecte des informations personnelles à partir de plusieurs sources différentes, notamment :

• Directement auprès de vous en tant qu'utilisateur de nos Services, y compris les candidats à un emploi ;
• De la part de prestataires de services ou d'autres tiers, y compris les administrateurs de compte de nos clients ; et
• Automatiquement à partir de la visite d'un visiteur du site Web ou de son activité sur nos Services.

Veuillez consulter chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la manière dont UKG collecte les informations personnelles et sur les informations personnelles recueillies.

Comment nous recueillons les informations personnelles

UKG collecte des informations personnelles lorsque vous visitez nos Services et lorsque vous choisissez de fournir des informations personnelles. Par exemple, nous recueillons des informations lorsque vous nous contactez via notre site, fournissez votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ou d'autres informations de contact similaires, telles que les informations que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à un webinaire. Les candidats qui remplissent une demande d'emploi chez UKG ou créent un profil sur ce site peuvent également fournir des informations d'identification et d'autres informations pertinentes pour la candidature à un emploi.

SOURCE	ÉLÉMENTS DE DONNÉES	COMMENT/OBJECTIF
Visitors to our Site	Prénom et nom; Compagnie; Poste de travail; Adresse; Numéro de téléphone; E-mail; L'adresse IP, le type d'appareil, les numéros d'identification uniques de l'appareil, le type de navigateur, l'emplacement géographique général (par exemple, l'emplacement au niveau du pays ou de la ville en fonction de votre adresse IP publique), les performances et d'autres informations techniques et d'utilisation. des informations sur la façon dont vous interagissez avec nos sites Web (par exemple, la page Web de référence, les pages visitées, les fonctionnalités utilisées), les e-mails, le contenu ou d'autres fonctionnalités (par exemple, lorsque vous ouvrez un e-mail marketing ou cliquez sur un lien intégré, ou si vous regardez des vidéos sur notre site, ou interagissez avec/envoyez des messages à l'aide de notre fonction de chat). Certaines de ces informations peuvent être collectées à l'aide de cookies et de technologies de suivi similaires, comme expliqué plus en détail dans notre Avis sur les cookies. Nous ne collectons pas d'« informations personnelles sensibles » telles que définies par la loi californienne au-delà de ce qui est nécessaire pour fournir les services demandés. Par conséquent, nous ne fournissons pas de mécanisme vous permettant de demander que nous limitions notre utilisation des informations personnelles sensibles.	Pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations ont été collectées ou fournies, y compris pour communiquer avec vous et répondre à vos demandes et demandes, et pour analyser, administrer et permettre l'utilisation de certains services.   Base légale : intérêt légitime    Comprendre les visiteurs de notre site Web, leur origine et leurs intérêts afin d'améliorer la qualité et la pertinence du site grâce à des analyses internes. Exploiter et gérer nos sites Web, fournir le contenu demandé et afficher des informations spécifiques à chaque pays. Protégez la sécurité et empêchez les abus en suivant l'utilisation, en vérifiant les comptes, en enquêtant sur les activités suspectes et en appliquant les conditions et les politiques.
Tiers ou sources accessibles au public (y compris les coordonnées professionnelles achetées)	Prénom Nom E-mail professionnel Numéro de téléphone Nom de l'entreprise Niveau du poste Rôle fonctionnel Adresse postale de l'entreprise Identificateur en ligne Informations relatives au travail	Nous utilisons ces données pour nos analyses internes de la clientèle, pour identifier les opportunités de marketing des clients potentiels et pour améliorer la pertinence du contenu de notre site et de notre publicité.  Nous pouvons recueillir ou recevoir des informations personnelles de tiers, y compris de nos sociétés affiliées, de nos sociétés de marketing, de nos sites Web d'affichage d'offres d'emploi et de nos cabinets de recrutement. Ces données peuvent être concédées sous licence par des tiers ou accessibles au public.  Nous recueillons des coordonnées professionnelles à des fins de gestion de compte liées à l'utilisation des applications logicielles en tant que service ou des services professionnels d'UKG.  Base légale : intérêt légitime  Analyser les informations et pour administrer et permettre l'utilisation de certains Services.  Base légale : intérêt légitime
Directement auprès de vous en tant qu'utilisateur de nos Services	Prénom Nom E-mail professionnel Numéro de téléphone Nom de l'entreprise Personne à contacter en cas d'urgence (dans certains cas) Préférences alimentaires (dans certains cas) Renseignements sur la santé et la sécurité (dans certains cas) Informations de facturation (telles que le nom de facturation, l'adresse de facturation et le numéro de carte de crédit)	Si vous vous inscrivez pour participer à un événement sponsorisé par UKG, nous pouvons vous demander certaines données. Base juridique : exécution du contrat et intérêt légitime
Visiteurs de notre site	Adresse IP	Notre site peut inclure des fonctionnalités de médias sociaux, telles que des liens vidéo et d'autres fonctionnalités pour démontrer votre intérêt pour notre site et d'autres documents, et peut définir un cookie pour activer ces fonctionnalités. Cette fonctionnalité peut être hébergée par un tiers ou directement sur notre Site. Lorsqu'elles sont fournies ou hébergées par un tiers, votre utilisation et vos interactions avec ces fonctionnalités sont à votre discrétion et sont régies par la politique de confidentialité des sociétés qui les fournissent.  Base légale : intérêt légitime
Informations sur la gestion du compte client	Prénom Nom E-mail professionnel Numéro de téléphone Nom de l'entreprise Niveau du poste Rôle fonctionnel Adresse postale de l'entreprise Identifiant et mot de passe en ligne	Nous recueillons des coordonnées professionnelles à des fins de gestion de compte liées à l'utilisation des applications logicielles en tant que service ou des services professionnels d'UKG.  Si vous utilisez certains systèmes fournis par UKG, nous collecterons des données vous concernant pour permettre l'authentification multifacteur, telles que le numéro de téléphone portable, l'adresse e-mail ou l'identifiant de vérification unique  Base légale : intérêt légitime
Informations analytiques provenant de l'utilisation des Services (« Données d'utilisation »)	Adresse IP Numéro de téléphone portable Paramètres utilisateur Publicité mobile et autres numéros d'identification uniques Détails du navigateur, de l'appareil et du système d'exploitation Informations de localisation (déduites de votre adresse IP) Fournisseur d'accès à Internet Données de parcours de navigation Données des cookies (voir ci-dessous) Informations sur la façon dont vous interagissez avec les Services et les utilisez	Nos Services peuvent enregistrer des informations concernant l'accès, l'utilisation et les performances des Services, y compris la fréquence à laquelle vous utilisez l'application, les événements qui se produisent au sein de l'application, les métadonnées d'utilisation agrégées, les données de performance, votre adresse IP. Nous ne lions pas les données d'utilisation que nous traitons aux informations personnelles que vous soumettez dans le cadre des services. Nous utilisons les données d'utilisation pour analyser, améliorer et développer nos services. Base légale : Consentement pour le traitement des données au niveau de l'appareil et intérêts légitimes pour toutes les autres données d'utilisation dans la mesure requise par la loi
Commentaires des utilisateurs finaux et des clients	Commentaires sur les produits fournis par le biais d'enquêtes.	Nous pouvons utiliser les commentaires reçus en relation avec nos Services pour apporter des améliorations et développer de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités du produit.
Contenu pour l'utilisateur final et le client	Nom; Compagnie; Titre du poste; Adresse; Numéro de téléphone; et E-mail Adresses IP et informations sur les systèmes d'exploitation (fonction « dernière activité du compte »). Toutes les informations téléchargées par les clients ou les utilisateurs finaux sur les services d'UKG concernant les utilisateurs finaux.	En règle générale, nous ne traitons le Contenu de l'utilisateur final et du client qu'en tant que sous-traitant pour fournir les Services à nos clients et en leur nom. Dans des cas limités, lorsque notre client (votre employeur) nous a donné des instructions, nous pouvons utiliser le contenu de l'utilisateur final et du client pour analyser, améliorer et développer des fonctionnalités. Dans la mesure du possible, nous prenons des mesures pour agréger, anonymiser ou dépersonnaliser ce contenu avant de l'utiliser par UKG en tant que contrôleur de données Base légale : intérêt légitime

Cookies et autres technologies similaires

Comme de nombreux sites Web, UKG utilise des cookies et des technologies de suivi similaires (notamment à des fins d'analyse, de fonctionnalité, de publicité et autres). Pour plus d'informations sur les technologies que nous utilisons et sur la manière dont vous pouvez contrôler ces technologies, veuillez consulter notre Avis sur les cookies.

Analytics 

Nous utilisons Google Analytics et d'autres fournisseurs de services pour collecter et traiter des informations analytiques sur nos Services. Pour plus d'informations sur la façon dont Google utilise les données, veuillez consulter www.google.com/policies/privacy/partners/. Vous pouvez refuser la collecte et le traitement par Google Analytics des données générées par votre utilisation de notre site Web en vous rendant sur https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Autres informations

Si UKG collecte d'autres informations personnelles auprès de vous, nous vous expliquerons quelles informations personnelles sont collectées et dans quel but elles sont collectées.

COMMENT UKG UTILISE LES INFORMATIONS PERSONNELLES

Pourquoi nous utilisons vos informations personnelles:

UKG s'appuie sur des bases légales, telles que l'exécution du contrat ou l'intérêt légitime. De plus, nous pouvons traiter des informations personnelles aux fins suivantes:

• Pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations ont été collectées ou fournies, y compris pour communiquer avec vous et répondre à vos demandes et investigations;
• Pour améliorer nos Services, par le biais de tests, de recherches, d'analyses et de développements de produits (y compris les Données d'utilisation et, le cas échéant, le Contenu agrégé, anonymisé ou anonymisé de l'Utilisateur final ou du Client);
• Pour commercialiser, faire de la publicité et promouvoir nos Services, par exemple pour vous faire des suggestions et des recommandations sur des produits ou services susceptibles de vous intéresser;
• Pour fournir une assistance et des informations sur nos Services via un assistant virtuel, également connu sous le nom de chatbot, disponible 24h/24 et 7j/7 sur nos Sites;
• Pour fournir des formations liées aux Services, telles que la mise à disposition de supports de formation ou d'événements (en personne ou en ligne) pour lesquels nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour fournir des avis et des informations concernant ces formations et événements;
• À des fins de sécurité, d'audit, d'enquête interne et de prévention de la fraude, par exemple pour empêcher l'accès ou la divulgation non autorisés, pour maintenir l'exactitude des données, pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos informations personnelles ; pour permettre uniquement l'utilisation appropriée de vos informations personnelles ; pour identifier toute activité frauduleuse, nuisible, non autorisée, contraire à l'éthique ou illégale;
• Pour gérer des litiges, par exemple dans le cadre de l'établissement, de l'exercice ou de la défense de nos droits légaux lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes ou les intérêts légitimes d'autrui;
• Pour améliorer le contenu et le format de nos Services, y compris en utilisant des cookies et d'autres technologies similaires, par exemple pour mesurer les préférences des visiteurs de notre Site, analyser les tendances, administrer les Services, analyser l'utilisation des Services et recueillir des informations démographiques sur les visiteurs du Site;
• Pour nous permettre de mieux comprendre la fonctionnalité de nos applications mobiles, bien que nous ne reliions pas les informations d'utilisation que nous recueillons par le biais des applications mobiles aux informations personnelles que vous soumettez dans l'application mobile;
• À d'autres fins, car vous avez donné votre consentement;
• Pour agréger ou anonymiser vos informations personnelles afin qu'elles ne puissent plus être liées à vous ou à votre appareil, et utiliser et partager ces données à des fins commerciales conformément à la loi applicable; et
• Pour nous conformer à toutes les obligations légales applicables, telles que le respect des citations à comparaître et autres ordonnances du tribunal pour traiter les données lorsque nous avons déterminé qu'il existe une obligation légale de le faire.

Aucune information mobile ou consentement SMS ne sera vendu ou partagé avec des tiers à des fins de marketing/promotion.

QUAND UKG DIVULGUE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Veuillez noter que UKG ne vend pas d'informations personnelles à des tiers. Le terme « vendre », tel que défini par les lois applicables, signifie la divulgation d'informations personnelles à des tiers pour une contrepartie monétaire ou autre contrepartie de valeur.

Veuillez consulter chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons partager vos informations personnelles.

Affiliés:

Nous pouvons divulguer vos informations personnelles à nos sociétés affiliées afin de faciliter la livraison d'un produit ou d'un service ou d'accomplir une tâche que vous avez demandée.

Tiers (Fournisseurs/Prestataires de services):

Nous pouvons nous engager avec des tiers (fournisseurs et/ou prestataires de services) pour faciliter la livraison d'un produit ou d'un service (ou exécuter certaines fonctions telles que l'amélioration et/ou la fourniture de nos offres de produits et de services) ; accomplir une tâche que vous avez demandée ; fournir de la formation ; soutenir la recherche et le développement de produits (y compris la formation de modèles d'IA), mener des activités de marketing et de publicité ; exploiter, sécuriser et optimiser les Services ; et coordonner et travailler avec nos partenaires.

Nous avons des contrats avec ces tiers pour exécuter certaines fonctions en notre nom, et uniquement à notre demande. Ces tiers sont liés par des accords qui contiennent des conditions de confidentialité et d'autres conditions de protection des données conçues pour garantir que les tiers n'utilisent vos informations personnelles que dans la mesure nécessaire pour fournir ces services contractuels conformément à nos instructions (et aux fins que nous divulguons).

Divulgations supplémentaires

Nous pouvons divulguer vos informations personnelles si nécessaire pour :

• Pour fournir un service client ou une assistance technique concernant les formations ou les webinaires auxquels vous vous inscrivez ou participez;
• À des fins d'administration et d'exploitation commerciale et pour tenir un registre de votre relation avec nous;
• Se conformer à la loi ou à des obligations légales, telles que celles des forces de l'ordre, des autorités gouvernementales ou d'autres tiers en réponse à une demande légale d'informations par une autorité compétente, si nous pensons que la divulgation est conforme à une loi, à un règlement ou à une procédure judiciaire applicable, y compris pour répondre aux exigences de sécurité nationale ou d'application de la loi;
• Pour gérer les litiges et mener des audits et des enquêtes internes, par exemple pour protéger et défendre nos droits et notre propriété, enquêter sur des activités frauduleuses ou illégales et effectuer des audits internes financiers, de sécurité ou autres;
• Protéger contre l'utilisation abusive ou non autorisée de notre site, de nos produits et de nos services;
• Protéger la sécurité personnelle ou la propriété de nos utilisateurs ou du public (entre autres, cela signifie que si vous fournissez de fausses informations ou tentez d'utiliser l'identité d'une autre personne, des informations vous concernant peuvent être divulguées dans le cadre d'une enquête sur vos actions)
• Dans le cadre ou pendant la négociation d'une fusion, d'une vente d'actifs de la société, d'une consolidation ou d'une restructuration, d'un financement ou d'une acquisition de tout ou partie de notre entreprise par ou à une autre société, y compris le transfert d'informations de contact et de données de clients, de partenaires et d'utilisateurs finaux;
• Sous une forme agrégée et anonymisée ou anonymisée; et
• Lorsque nous avons votre consentement pour partager les informations.

À l'exception de ce qui est indiqué dans le présent avis de confidentialité, nous nous efforcerons de ne pas divulguer vos informations personnelles à des tiers inconnus ou non affiliés, et nous ne recouperons pas vos informations personnelles avec celles d'un autre client ou entité.

TRANSFERT D'INFORMATIONS PERSONNELLES

Transferts internationaux

UKG s'engage à utiliser les clauses contractuelles types (« CCT ») ou l'accord de transfert de données international du Royaume-Uni pour les transferts d'UKG à des sous-traitants ultérieurs soumis à des mécanismes transfrontaliers pour les transferts entre entités UKG. Pour les destinataires aux États-Unis, UKG peut également transférer des informations personnelles à des destinataires qui ont certifié qu'ils respectent le cadre de confidentialité des données UE-États-Unis, le cadre de confidentialité des données Suisse-États-Unis et le cadre de confidentialité des données Royaume-Uni-États-Unis.

Cette pratique est conforme aux exigences européennes relatives aux transferts ou au traitement des informations personnelles par UKG en dehors de l'EEE, de la Suisse et du Royaume-Uni ou dans une juridiction autre que l'EEE, la Suisse, le Royaume-Uni ou d'autres pays approuvés par la Commission européenne offrant une protection des données « adéquate ». Pour en savoir plus sur la manière dont UKG se conforme à la jurisprudence Schrems II, veuillez consulter l’analyse sur les risques et l'impact des transferts d'UKG.

Cadre de confidentialité des données

UKG et ses filiales se conforment au cadre de confidentialité des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis, ainsi qu'au cadre de confidentialité des données Royaume-Uni-États-Unis (collectivement, le « Cadre de confidentialité des données »), y compris la responsabilité pour les transferts ultérieurs, tels que définis par le ministère américain du Commerce concernant la collecte, l'utilisation et la conservation des informations personnelles transférées depuis l'Union européenne, le Royaume-Uni et/ou la Suisse, le cas échéant. UKG a certifié au ministère du Commerce qu'elle adhère aux principes du cadre de confidentialité des données en ce qui concerne ces informations. En cas de conflit entre les conditions du présent avis et les principes du cadre de confidentialité des données, les principes du cadre de confidentialité des données prévaudront. Pour en savoir plus sur le programme Data Privacy Framework et pour consulter notre certification, veuillez consulter le site Web du Data Privacy Framework et le Data Privacy Framework Statement

Conformément au cadre de protection des données UE-États-Unis, à l’extension britannique du cadre de protection des données UE-États-Unis et au cadre de protection des données Suisse-États-Unis, UKG s’engage à coopérer et à se conformer respectivement aux conseils du panel établi par les autorités de protection des données de l’UE (DPAs), le Bureau du Commissaire à l’information du Royaume-Uni (ICO) et le Commissaire fédéral à la protection des données et à l’information de la Suisse (FDPIC) en ce qui concerne les plaintes non résolues concernant notre gestion des données des ressources humaines reçues en vertu du cadre de protection des données UE-États-Unis, de l’extension britannique du cadre de protection des données UE-États-Unis et du cadre de protection des données Suisse-États-Unis dans le contexte de la relation de travail.

Données traitées: UKG fournit des outils de gestion des ressources humaines que nos clients utilisent pour leur personnel. Dans le cadre de la mise à disposition de ces outils, UKG traite les données que ses clients soumettent à nos services ou nous demandent de traiter en leur nom. Bien que les clients d'UKG décident des données traitées, celles-ci incluent généralement des informations sur leurs employés, telles que les coordonnées, les horaires et les bulletins de paie. Finalités du traitement des données : UKG traite les données transmises par les clients dans le but de fournir les services en ligne d'UKG à nos clients. Pour atteindre ces objectifs, UKG peut accéder aux données pour fournir les services, pour corriger et résoudre des problèmes techniques ou de service, pour répondre aux questions d'assistance à la clientèle ou pour suivre les instructions du client qui a soumis les données, en réponse à des exigences contractuelles ou à des fins de surveillance de la sécurité.

Demandes et plaintes: Si vous estimez qu'UKG conserve vos données personnelles dans l'un des services dans le cadre de notre certification Data Privacy Framework, vous pouvez adresser toute demande ou plainte concernant la conformité de notre Data Privacy Framework à [email protected]. UKG vous répondra dans un délai de 45 jours. Si vous avez un problème non résolu en matière de confidentialité ou d'utilisation des données que nous n'avons pas résolu de manière satisfaisante, veuillez contacter notre fournisseur tiers de résolution des litiges basé aux États-Unis (sans frais) à l' https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Si ni UKG ni notre fournisseur de résolution des litiges ne résolvent votre plainte, vous pouvez avoir la possibilité de vous engager dans un arbitrage exécutoire par le biais du panel du cadre de confidentialité des données. Pour plus d'informations sur cette option, veuillez consulter l'annexe I des principes du cadre de confidentialité des données UE-États-Unis.

Tiers susceptibles de recevoir des données personnelles: UKG fait appel à un nombre limité de prestataires de services tiers pour nous aider à fournir nos services aux clients. Ces fournisseurs tiers proposent divers services, notamment des services de stockage de données. Ces tiers peuvent accéder, traiter ou stocker des données personnelles dans le cadre de la fourniture de leurs services. UKG entretient des contrats avec ces tiers limitant leur accès, leur utilisation et leur divulgation des données personnelles conformément à nos obligations dans le cadre de confidentialité des données, y compris les dispositions relatives au transfert ultérieur, et UKG reste responsable s'ils ne respectent pas ces obligations et que nous sommes responsables de l'événement à l'origine du dommage.

Vos droits d'accès, de limitation de l'utilisation et de limitation de la divulgation: Les personnes de l'UE et les personnes suisses ont le droit d'accéder aux données personnelles les concernant et de limiter l'utilisation et la divulgation de leurs données personnelles. Avec notre auto-certification Data Privacy Framework, UKG s'est engagé à respecter ces droits. À l'exception du Employee Vault (MyPeopleDoc) et d'Immedis Tax Services, le personnel d'UKG n'a qu'une capacité limitée à accéder aux données que nos clients soumettent à nos services. Si vous souhaitez demander l'accès, ou limiter l'utilisation, ou limiter la divulgation, veuillez fournir le nom du client qui a soumis vos données à nos services. Nous transmettrons votre demande à ce client et l'aiderons si nécessaire à répondre à votre demande.

Application de la Federal Trade Commission : La Federal Trade Commission est compétente pour déterminer si UKG respecte le cadre de confidentialité des données et est soumise aux pouvoirs d'enquête et d'application de la Federal Trade Commission

Divulgation forcée: UKG peut être tenu de divulguer des informations personnelles en réponse à des demandes légales des autorités publiques, y compris pour répondre aux exigences de sécurité nationale ou d'application de la loi. En conséquence, UKG tient à jour des rapports de transparence.

AP

Les pratiques de UKG en matière de protection de la vie privée, décrites dans le présent avis de confidentialité, sont conformes au système de règles de confidentialité transfrontalières de l'APEC (CBPR). Le système CBPR de l'APEC fournit un cadre aux organisations pour assurer la protection des renseignements personnels transférés entre les économies participantes de l'APEC. Pour en savoir plus sur le cadre de l'APEC, cliquez ici.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

UKG ne conservera les informations personnelles que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations ont été collectées ou comme l'exigent ou le permettent les lois applicables (y compris la résolution des litiges) et conformément à nos contrats clients.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des informations personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des informations personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée des informations personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos informations personnelles et la possibilité d'atteindre ces objectifs par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables.

Lorsque nous n'aurons plus besoin de vos informations personnelles, nous les supprimerons ou les dépersonnaliserons ou, si cela n'est pas possible, nous les stockerons en toute sécurité conformément au présent avis de confidentialité et cesserons d'utiliser les informations personnelles jusqu'à ce que la suppression soit possible. Si nous dépersonnalisons vos informations personnelles (de sorte qu'elles ne vous sont plus associées), nous pouvons conserver ces informations pendant des périodes plus longues.

DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Conformément à la loi applicable et en fonction de votre emplacement, vous pouvez avoir le droit d'exercer tout ou partie des droits suivants concernant la collecte, l'utilisation et le partage de vos informations personnelles:

• Accéder aux informations personnelles que nous conservons à votre sujet;
• Mettre à jour ou corriger toute information personnelle inexacte ou incomplète vous concernant;
• Demander que nous supprimions vos informations personnelles;
• Restreindre le traitement de vos informations personnelles;
• Recevoir les informations personnelles que vous avez précédemment fournies à UKG, dans un format lisible par machine, vous permettant de transférer ces informations personnelles à une autre société à votre discrétion;

Ne pas faire l'objet d'une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques vous concernant ou vous affecte de manière significative de manière similaire ; Déposez une plainte directement auprès de votre représentant gouvernemental (tel que votre autorité de surveillance) sur la manière dont nous traitons vos informations personnelles; et

• Différends.

Vous avez également le droit de vous opposer à l'utilisation de vos informations personnelles dans certaines circonstances. Il peut y avoir des raisons impérieuses de continuer à traiter vos informations personnelles, et nous évaluerons et vous informerons si tel est le cas. Vous pouvez vous opposer aux activités de marketing pour n'importe quelle raison.

 

Exercice de vos droits

Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous accorder l'accès à vos informations personnelles. Veuillez suivre les instructions ci-dessous en fonction de votre relation avec UKG et fournir les informations demandées pour nous permettre de répondre adéquatement à votre demande. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable et comme l'exige la loi applicable dans votre région.

Si vous n'êtes pas un résident de Californie et que vous souhaitez demander l'accès à vos informations personnelles ou demander l'effacement (droit à l'oubli) des informations personnelles précédemment fournies, veuillez contacter [email protected].

RÉSIDENTS DE CALIFORNIE – AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DE LA CALIFORNIE

Pour les résidents de Californie, la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (« CCPA ») prévoit certains droits liés à la confidentialité. Si vous résidez en Californie, veuillez cliquer ici pour en savoir plus sur les pratiques de confidentialité d'UKG en vertu de la CCPA.

Do not Track

Certains navigateurs Internet peuvent être configurés pour envoyer des signaux « Do not track » aux sites Web que vous visitez. À l'heure actuelle, nous ne répondons pas aux signaux « Do Not Track » ou à des signaux similaires. Pour en savoir plus sur « Do Not Track », veuillez cliquer ici.

CANDIDATS ET CANDIDATS UKG

UKG applicants who want more information on how UKG processes applicant personal information, please review this section.

Les candidats UKG qui souhaitent plus d'informations sur la manière dont UKG traite les informations personnelles des candidats, veuillez consulter cette section. Cette section s'applique au traitement des informations personnelles par UKG collectées dans le cadre de notre processus de recrutement et de votre candidature à un emploi chez UKG. Cette section s'applique aux personnes qui postulent pour travailler chez UKG ou fournir des services à UKG (y compris les employés actuels qui postulent à de nouveaux postes chez nous) (“vous" or "Particuliers").

La section décrit les catégories d'informations personnelles que nous recueillons dans le cadre du processus de recrutement et d'intégration des employés, les raisons pour lesquelles nous recueillons ces informations personnelles, les autres parties avec lesquelles nous pouvons divulguer ces informations personnelles et la manière dont UKG protège ces informations personnelles. Cette section vous fournit également des informations sur vos droits et vos choix en ce qui concerne vos informations personnelles, et sur la façon dont vous pouvez nous contacter pour mettre à jour vos informations personnelles ou vous renseigner sur nos pratiques en matière de confidentialité.

1. Informations personnelles que nous pouvons collecter

Nous recueillons les informations personnelles suivantes vous concernant dans le cadre de votre candidature et dans le cadre de notre processus de recrutement, comme le permet la loi applicable:

CATÉGORIE DE DONNÉES	RAISON DU TRAITEMENT*
Statut d'immigration et permis de travail (le cas échéant)	Vérifier la régularité de votre statut d'emploi
Coordonnées (par exemple, adresse e-mail, téléphone, adresse, ville, état, code postal, pays)	Contact
Données d'identification (par exemple prénom, nom) Genre	Identification
CV/CV Salaire souhaité (le cas échéant) Parcours scolaire Résultats du processus de sélection Identifiants en ligne et utilisation du site Web, de l'appareil et de l'application mobile, ainsi que des informations similaires collectées par des moyens automatisés, tels que les cookies et les technologies similaires Historique des salaires (dans la mesure permise par les lois locales)	Application du processus
Toute autre information que vous choisissez de partager, telle que les informations incluses dans votre CV et/ou partagées avec nous pendant le processus d'entretien Numéro d'identification fiscale (spécifique au pays)	Traiter l'application et vérifier votre aptitude aux fonctions potentielles actuelles et futures
Disponibilité du calendrier	Planification
Antécédents professionnels URL du profil LinkedIn, les sections accessibles au public de votre profil LinkedIn si vous nous l'avez fourni et les autres sites Web professionnels que vous nous avez fournis Résultats de tout test préalable à l'embauche (tels que des tests psychométriques, des vérifications des antécédents de crédit et d'autres dépistage, sous réserve de conditions strictes, comme le permet la loi applicable) Inventaire des compétences (y compris, par le biais d'évaluations de compétences, vous pouvez participer à tout processus de candidature) Images vidéo/photos ou enregistrements audio (par exemple, via des entretiens virtuels et/ou des séquences de vidéosurveillance (le cas échéant))	Vérifier votre aptitude aux fonctions potentielles actuelles et futures

*Base légale pour tout ce qui précède : Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec vous, ainsi qu'à l'intérêt légitime et au respect des lois et réglementations applicables.

Dans certaines juridictions, et uniquement dans la mesure permise par la loi applicable, UKG peut traiter des informations personnelles sensibles, telles que l'origine raciale ou ethnique, des données relatives à la santé (par exemple, des informations sur le handicap), des croyances religieuses et l'appartenance syndicale, aux fins limitées énoncées à la section 2 ci-dessous.

Dans la mesure permise par la loi applicable, UKG peut recevoir des informations personnelles directement de votre part par le biais de notre portail Carrières et indirectement de la part de tiers (par exemple, d'anciens employeurs, des établissements d'enseignement, des sources accessibles au public et des sites de réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn, des plateformes de recrutement en ligne, des agences de recrutement professionnel et des agences gouvernementales).

2. Comment nous pouvons utiliser vos informations personnelles

Nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour* :

ACTIVITÉ DE TRAITEMENT

Vous identifier et vous contacter Examinez votre demande Planifier et animer les entretiens Déterminez votre aptitude à occuper des postes actuels et futurs chez nous Coordonnées ou autres personnes susceptibles de fournir des informations sur vos antécédents professionnels Effectuer des vérifications et des tests préalables à l'embauche Préparer éventuellement les conditions d'emploi ou un contrat de travail Planification financière et budgétisation S'engager dans des initiatives de diversité et d'égalité des chances (lorsque la loi applicable le permet et/ou l'exige)

Fournir des aménagements raisonnables en milieu de travail et un lieu de travail sécuritaire Prendre des décisions en matière de dotation Faire respecter nos politiques et autres droits légaux Améliorer et développer nos processus de recrutement (y compris les sondages) Assurer la sûreté et la sécurité de nos systèmes Auditer, rechercher et analyser notre expérience de recrutement sur nos sites web Répondre aux demandes de renseignements, aux plaintes ou aux litiges Effectuer certaines analyses de données concernant l'utilisation de nos sites de recrutement et de nos programmes de recrutement Se conformer aux exigences légales et autres

*Base légale pour tout ce qui précède : Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec vous, ainsi qu'à l'intérêt légitime et au respect des lois et réglementations applicables.

Lorsque nous cherchons à examiner et à mettre en œuvre des mesures pour améliorer nos activités de recrutement et assurer la conformité à nos politiques, telles que les initiatives en matière d'égalité des chances, nous utilisons des données agrégées.

UKG ne traite les informations personnelles aux fins susmentionnées que dans la mesure permise par la loi applicable et, le cas échéant, uniquement lorsqu'elle peut s'appuyer sur une base légale. Dans certains cas, par exemple lorsque nous cherchons à pourvoir une offre d'emploi, nous pouvons traiter vos informations personnelles avec l'aide d'outils d'emploi automatisés. Cependant, toutes les décisions concernant l'utilisation d'outils d'emploi automatisés comprennent également le recours à l'examen et/ou à l'intervention humaine.

3. Comment nous partageons vos informations personnelles

Nous ne vendons pas vos informations personnelles, ne partageons pas et ne divulguons pas les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet, sauf dans les cas décrits dans le présent avis ou qui vous sont autrement divulgués au moment de la collecte des informations.

Nous pouvons partager vos informations personnelles que nous recueillons avec:

• Les sociétés du groupe UKG, y compris les sociétés affiliées d'UKG Inc. à l'échelle mondiale, dans la mesure où elles sont impliquées dans le processus de recrutement et/ou d'embauche;
• Les membres de nos services internes dans la mesure où ils sont impliqués dans le processus de recrutement et/ou d'embauche. Le personnel de l'entreprise qui accède aux informations personnelles est tenu d'en préserver la confidentialité et de traiter ces informations conformément à la loi applicable;
• Des tiers dans la mesure nécessaire au processus de recrutement et/ou d'embauche (par exemple, les services d'accueil RH, les services de gestion des relations avec les candidats, les agences de recrutement et les agences de vérification des antécédents). La Société s'engage contractuellement avec ses fournisseurs de services tiers à fournir une protection appropriée des renseignements personnels.

Pour plus d'informations sur les fournisseurs de services, veuillez nous contacter comme décrit dans la section « Comment nous contacter » ci-dessous.

Nous pouvons également partager des informations personnelles avec nos fournisseurs de services qui fournissent des services en notre nom et en relation avec les fins décrites dans le présent avis de confidentialité :

• Avec le consentement ou l'autorisation de la personne ;
• Dans le cadre d'une vente ou d'un transfert impliquant tout ou partie des activités ou des actifs de la Société (y compris en cas de réorganisation, de dissolution ou de liquidation) ;
• En réponse aux demandes d'organismes gouvernementaux, tels que les organismes d'application de la loi ;
• Pour protéger les droits et les propriétés de la Société ;
• Si la loi, la réglementation ou une procédure judiciaire l'exige (comme une ordonnance d'un tribunal ou une citation à comparaître) ;
• Lorsque nous estimons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour éviter des dommages physiques aux employés d'UKG ou des pertes financières ;
• Dans le cadre d'une enquête sur une activité illégale présumée.

La Société conclut des obligations contractuelles avec ses fournisseurs de services tiers afin de fournir une protection appropriée des renseignements personnels.

Choisir de ne pas partager vos informations personnelles

Refus des demandes

UKG peut refuser une demande soumise conformément à ce qui précède, dans la mesure permise par la loi applicable dans votre région. UKG s'efforcera de vous informer de toute décision et de toute raison du refus en temps opportun et conformément à la loi applicable dans votre région.

Différends

Conformément au présent avis de confidentialité, UKG enquêtera et tentera de résoudre les plaintes et les litiges concernant l'utilisation et la divulgation de vos informations personnelles. De plus, UKG coopérera avec les autorités gouvernementales sur demande.

Tout litige ou préoccupation lié à la confidentialité qui ne peut toujours pas être résolu à votre satisfaction sera traité conformément aux procédures de résolution des litiges applicables, gratuitement, par l'intermédiaire de notre fournisseur tiers de résolution des litiges basé aux États-Unis, TRUSTe.

Nous vous encourageons vivement à nous contacter directement pour nous faire part de toute plainte que vous pourriez avoir concernant le présent avis de confidentialité ou nos pratiques en matière de confidentialité avant de passer à la procédure d'arbitrage décrite ci-dessus.

SÉCURITÉ

UKG utilise des contrôles et des procédures physiques, techniques et administratifs conçus pour protéger les informations que nous recueillons, empêcher l'accès ou la divulgation non autorisés, maintenir l'exactitude des données de vos informations personnelles et restreindre le traitement de vos informations personnelles comme indiqué dans le présent avis de confidentialité.

Nous utilisons une variété de contrôles d'accès physiques et logiques, de pare-feu, de systèmes de détection et de prévention des intrusions, de surveillance du réseau et des bases de données, d'antivirus et de systèmes de sauvegarde. Nous utilisons des sessions cryptées lors de la collecte ou du transfert de données sensibles via notre site.

Nous limitons l'accès à vos informations et données personnelles aux personnes qui ont un objectif commercial spécifique pour la conservation et le traitement de ces informations. Nos employés qui ont obtenu l'accès à vos renseignements personnels sont informés de leurs responsabilités en matière de protection de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité de ces renseignements et ont reçu une formation et des instructions sur la façon de le faire.

Pour plus d'informations sur l'engagement d'UKG en matière de cybersécurité, veuillez consulter la page ESG – Cybersécurité d'UKG.

APPLICATION DE LA LOI ET VÉRIFICATION

UKG évaluera périodiquement ses opérations pour valider la conformité avec le présent avis de confidentialité.

Nous prendrons des mesures raisonnables pour prévenir ou traiter toute utilisation ou divulgation non autorisée de vos informations personnelles d'une manière contraire au présent avis de confidentialité. Nous tenons nos employés et les tiers responsables du maintien de la confiance que vous accordez à UKG.

MODIFICATIONS APPORTÉES À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Le présent avis de confidentialité entre en vigueur le 14 novembre 2024. UKG se réserve le droit de modifier ou d'amender le présent avis de confidentialité à tout moment conformément aux lois applicables. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les dernières informations sur nos pratiques en matière de confidentialité.

COORDONNÉES

À tout moment, vous pouvez contacter UKG pour toute question ou préoccupation concernant le présent avis de confidentialité à l'adresse [email protected].

Les réponses écrites peuvent également être soumises à l'adresse suivante :

UKG Inc. 
À l'attention de : GVP Deputy General Counsel 
900 Chelmsford St.& 
Lowell, MA 01851

Les personnes situées dans l'UE peuvent contacter nos représentants européens par e-mail à l'adresse [email protected]. Le représentant d'UKG Inc. auprès de l'UE est :

PeopleDoc SAS 
À l'attention de : Délégué à la protection des données 
53 rue d'Hauteville 
75010 Paris, France

UKG répondra à toute correspondance dans un délai raisonnable, y compris si la loi applicable l'exige.