Politique de confidentialité du site web

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Protection de vos informations personnelles

UKG Inc. et ses sociétés affiliées (collectivement, « UKG », « nous » et/ou « la Société ») se sont engagées à protéger la confidentialité.

PORTÉE

Cet avis de confidentialité explique les manières dont UKG, en sa qualité de responsable du traitement des données, recueille et utilise les données personnelles dans les contextes suivants :

Lorsque vous visitez notre site Web (le « site »), au https://www.ukg.com/, et y interagissez ; et
Lorsque nous traitons des données personnelles limitées concernant les utilisatrices et utilisateurs finaux de notre clientèle commerciale uniquement aux fins de proposer, d’améliorer et d’étendre nos services.

Remarque: Cet avis de confidentialité ne porte pas sur les données personnelles traitées par UKG exclusivement pour le compte de sa clientèle commerciale en tant que responsable du traitement des données ou prestataire. Pour de telles activités de traitement, les entités clientes demeurent responsables du traitement de leurs données, et leurs avis de confidentialité respectifs s’appliquent. Si vous faites partie du personnel permanent ou contractuel d’une organisation qui recourt aux produits et services d’UKG, ou postulez auprès d’une organisation de la sorte, veuillez communiquer avec cette dernière pour toute question liée à la confidentialité.

Nous vous informons des choix à votre disposition au sujet de la collecte et de l’utilisation de vos informations personnelles, y compris des termes similaires tels qu’ils sont définis par différentes autorités compétentes, ainsi que des droits qui vous sont accordés, par exemple, la capacité d’accéder à vos informations personnelles et de les mettre à jour.

Cet avis de confidentialité exclut, en outre, les activités suivantes :

Le traitement par UKG d’informations personnelles liées à certains produits et services à l’intention directe du personnel (p. ex. e-Vault) pour lesquels UKG est responsable du traitement des données. Pour obtenir plus de renseignements au sujet des pratiques d’UKG relativement à ces produits et services, veuillez vous reporter à la déclaration relative à la solution Employee Vault d’UKG.
Le traitement par UKG des informations personnelles, en tant que responsable du traitement des données, lorsqu’elle fournit ses services à sa clientèle commerciale.
Pour obtenir plus de renseignements au sujet des données biométriques et des appareils de pointage d’UKG, cliquez ici.
Enfants et personnes mineures. Nos services ne sont pas conçus pour les personnes n’ayant pas atteint l’âge légal de travail conformément à la législation en vigueur et n’y sont pas destinés. Si vous avez des raisons de croire qu’une personne n’ayant pas atteint l’âge légal de travail utilise notre site ou nos services, veuillez nous écrire à [email protected] et nous prendrons les mesures nécessaires.

Veuillez vous reporter à la rubrique Confidentialité et protection des données de la page portant sur notre Programme environnemental, social et de gouvernance pour obtenir plus de détails au sujet de l’engagement d‘UKG envers le respect de la vie privée.

Qu’entend-on par « informations personnelles » ?

Aux fins du présent avis de confidentialité, le terme « informations personnelles » réfère aux renseignements recueillis par UKG concernant une personne physique identifiée ou identifiable, et englobe des termes similaires tels qu’ils sont définis par les différentes autorités compétentes.

Les informations personnelles n’incluent pas de données non personnelles, comme des informations agrégées, anonymisées ou pseudonymisées de sorte à prévenir raisonnablement l’identification d‘une personne physique.

Notre rôle

UKG inc. est responsable du traitement de vos informations personnelles lorsque vous naviguez sur notre site ou communiquez avec nous en tant qu’éventuels cliente ou client de nos produits et services. Cela signifie que nous définissons les manières dont vos informations personnelles sont utilisées et en sommes responsables.

Si vous utilisez nos produits et services (« personne utilisatrice »), nous traitons vos informations personnelles à titre de responsable du traitement des données pour le compte de l’entité cliente pertinente, ou en tant que sous-traitant ultérieur pour le compte d’une société affiliée d’UKG ayant conclu un contrat avec l’entité cliente pertinente, sauf dans la mesure où vous utilisez certains produits et services à l’intention directe du personnel (p. ex. e-Vault). Habituellement, cette entité cliente est votre employeur antérieur, actuel ou éventuel. Cela signifie que cette entité cliente d’UKG établit les manières dont vos informations personnelles sont utilisées et en est responsable, et que nous utilisons ces informations pour le compte de l’entité cliente pertinente conformément à ses directives, telles qu’elles sont énoncées dans l’accord de traitement des données convenu entre cette entité et UKG.

Nous utilisons cependant certaines informations personnelles concernant les personnes utilisatrices de nos services à nos propres fins en tant que responsable du traitement des données, comme le précise le présent avis de confidentialité.

Liens vers des sites indépendants

Par souci de commodité, le site peut présenter des liens vers des informations et des sites Web externes indépendants. Lorsque vous vous servez de ces liens, vous quittez le site d’UKG, et un renvoi au site Web d’une tierce partie est opéré. UKG n’a pas de contrôle sur les sites Web tiers. Par conséquent, les pratiques de ces sites en matière de confidentialité peuvent différer de celles d’UKG. UKG ne cautionne pas les sites Web tiers et n’offre aucune garantie à leur égard. Le présent avis de confidentialité exclut les informations personnelles que vous divulguez sur les sites Web tiers. Nous vous invitons à lire la politique de confidentialité de tout site Web avant d’y saisir des informations personnelles.

COMMENT UKG COLLECTE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Voici les sources d’informations personnelles et les informations personnelles que nous recueillons :

UKG recueille des informations personnelles à partir de plusieurs sources, notamment :

Directement de votre part, lorsque vous utilisez nos services, y compris lorsque vous postulez ;
De la part de prestataires ou d’autres tierces parties, y compris les personnes chargées de l’administration des comptes de notre clientèle ; et
De manière automatique, durant les visites sur notre site Web et les activités d’utilisation de nos services.

Veuillez lire chacune des rubriques ci-après pour obtenir plus de détails sur les moyens dont UKG recueille des informations personnelles et quelles informations personnelles font l’objet de cette collecte.

Collecte d’informations personnelles

UKG recueille des informations personnelles lorsque vous visitez notre site Web, utilisez certains de nos services (p. ex. eVault, pour lequel UKG agit comme responsable du traitement des données), afin d’améliorer des fonctionnalités et d’en concevoir de nouvelles et lorsque vous choisissez de divulguer des informations personnelles. À titre d’exemple, nous recueillons des informations lorsque vous communiquez avec nous sur notre site Web, nous donnez votre adresse de courrier électronique, votre numéro de téléphone ou d’autres coordonnées de la sorte, comme les informations que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à un webinaire. Les personnes qui remplissent une demande d’emploi auprès d’UKG ou créent un profil sur ce site peuvent également fournir des identifiants et d’autres informations pertinentes à cette demande.

SOURCE	ÉLÉMENTS DE DONNÉES	COMMENT/OBJECTIF
Visitors to our Site	Prénom et nom; Compagnie; Poste de travail; Adresse; Numéro de téléphone; E-mail; L'adresse IP, le type d'appareil, les numéros d'identification uniques de l'appareil, le type de navigateur, l'emplacement géographique général (par exemple, l'emplacement au niveau du pays ou de la ville en fonction de votre adresse IP publique), les performances et d'autres informations techniques et d'utilisation. des informations sur la façon dont vous interagissez avec nos sites Web (par exemple, la page Web de référence, les pages visitées, les fonctionnalités utilisées), les e-mails, le contenu ou d'autres fonctionnalités (par exemple, lorsque vous ouvrez un e-mail marketing ou cliquez sur un lien intégré, ou si vous regardez des vidéos sur notre site, ou interagissez avec/envoyez des messages à l'aide de notre fonction de chat). Certaines de ces informations peuvent être collectées à l'aide de cookies et de technologies de suivi similaires, comme expliqué plus en détail dans notre Avis sur les cookies. Nous ne collectons pas d'« informations personnelles sensibles » telles que définies par la loi californienne au-delà de ce qui est nécessaire pour fournir les services demandés. Par conséquent, nous ne fournissons pas de mécanisme vous permettant de demander que nous limitions notre utilisation des informations personnelles sensibles.	Pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations ont été collectées ou fournies, y compris pour communiquer avec vous et répondre à vos demandes et demandes, et pour analyser, administrer et permettre l'utilisation de certains services. Base légale : intérêt légitime Comprendre les visiteurs de notre site Web, leur origine et leurs intérêts afin d'améliorer la qualité et la pertinence du site grâce à des analyses internes. Exploiter et gérer nos sites Web, fournir le contenu demandé et afficher des informations spécifiques à chaque pays. Protégez la sécurité et empêchez les abus en suivant l'utilisation, en vérifiant les comptes, en enquêtant sur les activités suspectes et en appliquant les conditions et les politiques.
Tiers ou sources accessibles au public (y compris les coordonnées professionnelles achetées)	Prénom Nom E-mail professionnel Numéro de téléphone Nom de l'entreprise Niveau du poste Rôle fonctionnel Adresse postale de l'entreprise Identificateur en ligne Informations relatives au travail	Nous utilisons ces données pour nos analyses internes de la clientèle, pour identifier les opportunités de marketing des clients potentiels et pour améliorer la pertinence du contenu de notre site et de notre publicité. Nous pouvons recueillir ou recevoir des informations personnelles de tiers, y compris de nos sociétés affiliées, de nos sociétés de marketing, de nos sites Web d'affichage d'offres d'emploi et de nos cabinets de recrutement. Ces données peuvent être concédées sous licence par des tiers ou accessibles au public. Nous recueillons des coordonnées professionnelles à des fins de gestion de compte liées à l'utilisation des applications logicielles en tant que service ou des services professionnels d'UKG. Base légale : intérêt légitime Analyser les informations et pour administrer et permettre l'utilisation de certains Services. Base légale : intérêt légitime
Directement auprès de vous en tant qu'utilisateur de nos Services	Prénom Nom E-mail professionnel Numéro de téléphone Nom de l'entreprise Personne à contacter en cas d'urgence (dans certains cas) Préférences alimentaires (dans certains cas) Renseignements sur la santé et la sécurité (dans certains cas) Informations de facturation (telles que le nom de facturation, l'adresse de facturation et le numéro de carte de crédit)	Si vous vous inscrivez pour participer à un événement sponsorisé par UKG, nous pouvons vous demander certaines données. Base juridique : exécution du contrat et intérêt légitime
Visiteurs de notre site	Adresse IP	Notre site peut inclure des fonctionnalités de médias sociaux, telles que des liens vidéo et d'autres fonctionnalités pour démontrer votre intérêt pour notre site et d'autres documents, et peut définir un cookie pour activer ces fonctionnalités. Cette fonctionnalité peut être hébergée par un tiers ou directement sur notre Site. Lorsqu'elles sont fournies ou hébergées par un tiers, votre utilisation et vos interactions avec ces fonctionnalités sont à votre discrétion et sont régies par la politique de confidentialité des sociétés qui les fournissent. Base légale : intérêt légitime
Informations sur la gestion du compte client	Prénom Nom E-mail professionnel Numéro de téléphone Nom de l'entreprise Niveau du poste Rôle fonctionnel Adresse postale de l'entreprise Identifiant et mot de passe en ligne	Nous recueillons des coordonnées professionnelles à des fins de gestion de compte liées à l'utilisation des applications logicielles en tant que service ou des services professionnels d'UKG. Si vous utilisez certains systèmes fournis par UKG, nous collecterons des données vous concernant pour permettre l'authentification multifacteur, telles que le numéro de téléphone portable, l'adresse e-mail ou l'identifiant de vérification unique Base légale : intérêt légitime
Informations analytiques provenant de l'utilisation des Services (« Données d'utilisation »)	Adresse IP Numéro de téléphone portable Paramètres utilisateur Publicité mobile et autres numéros d'identification uniques Détails du navigateur, de l'appareil et du système d'exploitation Informations de localisation (déduites de votre adresse IP) Fournisseur d'accès à Internet Données de parcours de navigation Données des cookies (voir ci-dessous) Informations sur la façon dont vous interagissez avec les Services et les utilisez	Nos Services peuvent enregistrer des informations concernant l'accès, l'utilisation et les performances des Services, y compris la fréquence à laquelle vous utilisez l'application, les événements qui se produisent au sein de l'application, les métadonnées d'utilisation agrégées, les données de performance, votre adresse IP. Nous ne lions pas les données d'utilisation que nous traitons aux informations personnelles que vous soumettez dans le cadre des services. Nous utilisons les données d'utilisation pour analyser, améliorer et développer nos services. Base légale : Consentement pour le traitement des données au niveau de l'appareil et intérêts légitimes pour toutes les autres données d'utilisation dans la mesure requise par la loi
Commentaires des utilisateurs finaux et des clients	Commentaires sur les produits fournis par le biais d'enquêtes.	Nous pouvons utiliser les commentaires reçus en relation avec nos Services pour apporter des améliorations et développer de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités du produit.
Contenu pour l'utilisateur final et le client	Nom; Compagnie; Titre du poste; Adresse; Numéro de téléphone; et E-mail Adresses IP et informations sur les systèmes d'exploitation (fonction « dernière activité du compte »). Toutes les informations téléchargées par les clients ou les utilisateurs finaux sur les services d'UKG concernant les utilisateurs finaux.	En règle générale, nous ne traitons le Contenu de l'utilisateur final et du client qu'en tant que sous-traitant pour fournir les Services à nos clients et en leur nom. Dans des cas limités, lorsque notre client (votre employeur) nous a donné des instructions, nous pouvons utiliser le contenu de l'utilisateur final et du client pour analyser, améliorer et développer des fonctionnalités. Dans la mesure du possible, nous prenons des mesures pour agréger, anonymiser ou dépersonnaliser ce contenu avant de l'utiliser par UKG en tant que contrôleur de données Base légale : intérêt légitime

Témoins (cookies) et autres technologies semblables

Comme c’est le cas sur plusieurs sites Web, UKG se sert de témoins et de technologies de pistage semblables (notamment pour les analyses, les fonctionnalités, la publicité et à d’autres fins). Pour obtenir plus d’informations au sujet des technologies que nous utilisons et des manières dont vous pouvez en contrôler l’utilisation, veuillez vous reporter à notre Déclaration relative aux témoins (cookies).

Analytique

Nous faisons appel à Google Analytics et à d’autres prestataires afin de recueillir et de traiter des informations analytiques qui concernent nos services. Pour obtenir plus de renseignements sur les manières dont Google utilise ces données, rendez-vous au www.google.com/policies/privacy/partners/. Vous pouvez refuser la collecte et le traitement par Google Analytics des données issues de votre utilisation de notre site Web à la page https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Autres informations

Si UKG recueille toute autre information personnelle vous concernant, nous vous expliquerons quels renseignements seront recueillis et le motif de leur collecte.

COMMENT UKG UTILISE LES INFORMATIONS PERSONNELLES

Voici les fins auxquelles vos informations personnelles sont utilisées :

UKG s’en sert pour des motifs légaux, comme l’exécution contractuelle et l’intérêt légitime. En outre, nous pouvons traiter des informations personnelles aux fins suivantes :

Pour satisfaire à la ou aux finalités pour lesquelles les informations ont été collectées ou fournies, entre autres, pour communiquer avec vous et répondre à vos questions et demandes;
Pour améliorer nos services, grâce à des validations, à de la recherche, à des analyses et au développement de produits (y compris les données d’utilisation et, lorsque cela est exigé, les contenus agrégés, dépersonnalisés ou anonymisés issus des personnes utilisatrices et de la clientèle) ; Plus spécifiquement, UKG peut:
- Se servir d’identifiants dépersonnalisés (provenant, par exemple, des journaux d’utilisation) pour produire des données non personnelles agrégées et statistiques;
- Analyser des données liées à la clientèle pour en retirer des informations stratégiques au sujet des produits et des indicateurs de performance ; et
- Utiliser des données issues de la clientèle dépersonnalisées afin de concevoir, d’enrichir et de soutenir les fonctionnalités et capacités offertes par nos produits.
Ces activités de traitement sont restreintes à des finalités comme l’amélioration du service, la production de rapports internes, la facturation et la gestion de comptes, la modélisation commerciale et l’optimisation de l’expérience de la clientèle.
Pour commercialiser, publiciser et promouvoir nos services, comme pour vous communiquer des suggestions et des recommandations susceptibles de vous intéresser à propos de nos produits ou services ;
Pour offrir du soutien et de l’information au sujet de nos services au moyen d’un dialogueur virtuel accessible en tout temps sur nos sites ;
Pour proposer de la formation liée à nos services, comme en proposant des contenus ou des activités de formation (en personne ou en ligne) pour lesquels nous pouvons nous servir de vos informations personnelles afin de vous acheminer des avis et des renseignements à ces sujets ;
À des fins de sécurité, d’audit, d’enquête interne et de prévention de la fraude, comme afin d’empêcher les divulgations et accès interdits, de préserver l’exactitude des données, ainsi que de protéger la confidentialité, l’intégrité et l’accessibilité de vos informations personnelles ; pour permettre uniquement l’utilisation appropriée de vos informations personnelles ; pour identifier toute activité frauduleuse, néfaste, interdite, contraire à l’éthique ou illégale ;
Pour gérer les litiges, comme ceux en lien avec l’établissement, l’exercice ou la défense de nos droits légaux lorsque nécessaire afin de protéger nos intérêts légitimes ou ceux d’autrui ;
Pour améliorer les contenus et le format de nos services, notamment en utilisant des témoins et d’autres technologies semblables de sorte à évaluer les préférences des personnes qui visitent notre site et à recueillir des informations démographiques à leur sujet, à analyser les tendances, à administrer les services et à analyser l’utilisation de ceux-ci ;
En vue de nous permettre de mieux comprendre la fonctionnalité de nos applications mobiles, bien que nous ne reliions pas les informations concernant l’utilisation que nous recueillons à partir de nos applications mobiles à quelque information personnelle que vous soumettez dans celles-ci ;
À d’autres fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement ;
Pour agréger ou dépersonnaliser vos informations personnelles de sorte que ces informations ne puissent plus être liées à vous ou à votre appareil, et utiliser et divulguer de telles données pour toute finalité commerciale conforme aux lois pertinentes ; et
Afin de respecter toutes nos obligations légales applicables, comme pour nous conformer à des assignations à comparaître et à d’autres ordonnances des tribunaux visant le traitement des données lorsque nous avons établi qu’il existe une obligation légale de ce faire.

Ni informations mobiles ni consentements par message texte ne seront vendus ou divulgués à de tierces parties à des fins de marketing et promotionnelles.

QUAND UKG DIVULGUE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Prenez note qu’UKG ne vend pas d’informations personnelles à de tierces parties. Le verbe « vendre », tel qu’il est défini dans les lois en vigueur, réfère à la divulgation d’informations personnelles à de tierces parties en échange d’une contrepartie monétaire ou autre.

Veuillez lire chacune des rubriques ci-dessous pour découvrir les manières dont nous pouvons divulguer vos informations personnelles.

Sociétés affiliées :

Nous pouvons divulguer vos informations personnelles à nos sociétés affiliées afin de faciliter la fourniture d’un produit, la prestation d’un service ou l’achèvement d’une tâche que vous avez demandée.

Tierces parties (fournisseurs et prestataires) :

Nous pouvons faire appel à de tierces parties (fournisseurs et/ou prestataires) afin de faciliter la fourniture d’un produit ou la prestation d’un service (ou d’exercer certaines fonctions comme pour améliorer et/ou proposer nos produits et services) ; d’accomplir une tâche que vous avez demandée ; d’offrir de la formation ; de soutenir la recherche et le développement liés aux produits (y compris le conditionnement de modèles d’intelligence artificielle), de mener nos activités de marketing et publicitaires ; d’exploiter, de sécuriser et d’optimiser nos services ; ainsi que de nous coordonner et collaborer avec nos partenaires.

Nous avons conclu des accords avec de telles tierces parties afin qu’elles exercent certaines fonctions pour notre compte, et ce, uniquement selon nos directives. Ces tierces parties sont liées par des conventions énonçant des conditions de protection de la confidentialité et d’autres données conçues pour faire en sorte qu’elles utilisent uniquement vos informations personnelles dans la mesure nécessaire pour fournir leurs services contractuels conformément à nos directives (et aux fins que nous divulguons).

Divulgations supplémentaires

Nous pouvons divulguer vos informations personnelles si nécessaire aux fins suivantes :

Proposer de l’assistance technique ou le service à la clientèle liés aux formations ou aux webinaires auxquels vous vous inscrivez ou participez;
Mener nos activités administratives et d’exploitation, et conserver la trace de votre relation avec nous;
Nous conformer aux lois ou à nos obligations légales, telles que celles envers les forces de l’ordre, les autorités gouvernementales, et d’autres tierces parties en réponse à une demande légale d’informations provenant d’une autorité compétente, si nous estimons qu’une telle divulgation est conforme à, ou autrement exigée par, toute loi, réglementation ou procédure juridique applicable, y compris afin de satisfaire aux exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi;
Gérer les litiges et mener des audits et enquêtes internes, de sorte à protéger et à défendre nos droits et propriétés, à enquêter sur des activités frauduleuses ou illégales, et à effectuer des audits internes financiers, de sécurité ou autres;
Empêcher l’utilisation abusive ou non autorisée de notre site, de nos produits et de nos services;
Protéger la sécurité personnelle ou des biens des personnes qui utilisent nos services ou du public (cela signifie, entre autres, que si vous fournissez de fausses informations ou tentez d’usurper l’identité d’une autre personne, des informations à votre sujet peuvent être divulguées dans le cadre de toute enquête visant vos actions).
En lien avec la négociation de toute activité de fusion, de vente d’actifs de l’entreprise, de consolidation ou de restructuration, de financement ou d’acquisition d’une partie ou de la totalité de notre entreprise par ou avec une autre société, ou dans le cadre de celles-ci, y compris le transfert des coordonnées et des données de notre clientèle, de nos partenaires et des personnes utilisatrices;
Sous forme agrégée et dépersonnalisée ou anonymisée; et
Lorsque vous avez consenti à la divulgation de vos informations.

Outre des manières énoncées dans le présent avis de confidentialité, nous nous efforcerons de ne pas divulguer vos informations personnelles à de tierces parties inconnues ou non affiliées, et nous ne recouperons pas vos informations personnelles avec celles de quelconques autres entités clientes ou tierces.

TRANSFERT D'INFORMATIONS PERSONNELLES

Transferts internationaux

UKG a convenu d’inclure les clauses contractuelles types ou celles de l’accord international de transfert de données du Royaume-Uni (UK International Data Transfer Agreement) pour les transferts d’UKG vers des sous-responsables de traitement des données assujettis à des mécanismes transfrontaliers de transfert entre les entités d’UKG. Pour les destinataires des États-Unis, UKG peut également transférer des informations personnelles à des destinataires ayant obtenu les certifications des cadres de protection des données EU – États-Unis, Suisse – États-Unis et Royaume-Uni – États-Unis.

Cette pratique est conforme aux exigences européennes pour les transferts ou le traitement d’informations personnelles par UKG hors de l’EEE, de la Suisse et du Royaume-Uni ou vers un territoire de compétence autre que ceux-ci ou d’autres pays approuvés par la Commission européenne offrant une protection « adéquate » des données.

Pour en savoir plus au sujet des manières dont UKG se conforme à la jurisprudence issue de la décision « Schrems II » de la Cour de justice de l’Union européenne, veuillez vous reporter à la Déclaration relative aux risques et aux incidences des transferts d’UKG.

Cadre de confidentialité des données

UKG et ses sociétés affiliées se conforment aux cadres de confidentialité des données UE – États-Unis, Suisse – États-Unis et Royaume-Uni – États-Unis (collectivement « cadres de confidentialité des données »), notamment en ce qui concerne la responsabilité des transferts ultérieurs, telle qu’elle est définie par le département du Commerce des États-Unis, quant à la collecte, à l’utilisation et à la conservation des informations personnelles transférées de l’Union européenne, du Royaume-Uni et/ou de Suisse, selon le cas. UKG a certifié à ce département qu’elle respecte les principes des cadres de confidentialité des données en ce qui concerne de telles informations. En cas de divergence entre les dispositions du présent avis et les principes des cadres de confidentialité des données, les dispositions de ces derniers prévalent. Pour en savoir plus au sujet du programme de cadres de confidentialité des données et consulter notre certification, rendez-vous sur le site Web Data Privacy Framework Statement (en anglais seulement) et lisez la Déclaration d’UKG au sujet du cadre de confidentialité des données.

Conformément aux cadres de confidentialité des données UE – États-Unis, Royaume-Uni – États-Unis, et Suisse – États-Unis, UKG s’engage à coopérer et à se conformer respectivement aux conseils du panel mis sur pied par les autorités de protection des données de l’UE, le Bureau du commissaire à l’information du Royaume-Uni et le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence de Suisse concernant les plaintes non résolues portant sur notre traitement de données de ressources humaines reçues en vertu de ces cadres de confidentialité dans le contexte de la relation de travail.

Données traitées : UKG propose des solutions dont notre clientèle se sert pour la gestion de ses effectifs. Lorsqu’elle fournit ces outils, UKG traite les données soumises par des entités clientes par l’intermédiaire de nos services ou qu’elles nous demandent de traiter en leur nom. Bien que la clientèle d’UKG décide des données à traiter, celles-ci incluent typiquement des informations au sujet de son personnel, comme des coordonnées, des horaires de travail et des relevés de paie. Finalités du traitement des données : UKG traite les données soumises par sa clientèle aux fins de la prestation de ses services en ligne à celle-ci. À ces fins, UKG peut accéder aux données afin de fournir les services, de corriger ou de remédier à des difficultés techniques ou à des problèmes de service, de répondre aux demandes d’assistance de la clientèle, ou de suivre les directives de l’entité cliente qui a soumis les données, en réponse aux exigences contractuelles ou de surveillance de la sécurité.

Questions et plaintes: Si vous croyez qu’UKG conserve vos données personnelles dans l’un des services visés par la portée de sa certification liée aux cadres de confidentialité des données, vous pouvez soumettre toute question ou plainte associée à notre conformité en la matière à [email protected]. UKG vous répondra dans les 45 jours. Si vous entretenez une préoccupation irrésolue concernant la confidentialité ou l’utilisation des données que nous n’avons pas abordée à votre satisfaction, veuillez communiquer sans frais avec notre prestataire indépendant de services de résolution de litiges des États-Unis, au https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Si ni UKG ni notre prestataire de services de résolution n’arrivent à remédier à votre plainte, il est possible que vous puissiez recourir à une procédure d’arbitrage contraignant par l’intermédiaire du panel des cadres de confidentialité des données. Pour obtenir plus d’informations au sujet de cette option, veuillez vous reporter à l’annexe I des principes du cadre de confidentialité des données UE – États-Unis.

Tierces parties susceptibles de recevoir des données personnelles: UKG fait appel à un nombre limité de prestataires tiers pour de l’assistance afin de proposer ses services à sa clientèle. Ces prestataires proposent divers services, y compris de stockage des données. Ces tierces parties peuvent accéder à des données personnelles, les traiter ou les stocker dans le cadre de la prestation de leurs services. UKG maintient des accords contractuels avec ces tierces parties qui restreignent l’accès, l’utilisation et la divulgation des données personnelles conformément à nos obligations liées aux cadres de confidentialité des données, y compris les dispositions de transfert ultérieur, et UKG demeure responsable si elles ne respectent pas ces obligations, ainsi que de tout événement donnant lieu à des dommages.

Vos droits d’accès, et de limitation d’utilisation et de divulgation: Les personnes physiques de l’Union européenne et de la Suisse ont le droit d’accéder aux données qui les concernent et de limiter l’utilisation et la divulgation de leurs données personnelles. Dans le cadre de sa certification liée aux cadres de confidentialité des données, UKG s’est engagée à respecter ces droits. Sauf en ce qui concerne les solutions MyPeopleDoc Employee Vault et Immedis Tax Services, le personnel d’UKG entretient une capacité restreinte d’accéder aux données soumises par notre clientèle par l’intermédiaire de nos services. Si vous souhaitez y demander l’accès, ou encore en limiter l’utilisation ou la divulgation, veuillez fournir le nom de l’entité cliente qui a soumis vos données dans nos services. Nous acheminerons votre demande à cette entité cliente et lui prêterons assistance au besoin afin de répondre à votre demande.

Application des exigences de la Federal Trade Commission des États-Unis : La compétence de cette commission englobe la conformité d’UKG aux cadres de confidentialité des données et assujettit cette dernière à ses pouvoirs d’enquête et d’application de la loi.

Divulgation contrainte: UKG peut être tenue de divulguer des informations personnelles en réponse à des demandes légitimes d’autorités publiques, notamment afin de satisfaire à des exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi. UKG tient à jour des rapports de transparence en conséquence.

Règles de confidentialité transfrontalières de l’APEC

Les pratiques d’UKG décrites dans cet avis de confidentialité sont conformes au système de règles de confidentialité transfrontalières (Cross Border Privacy Rules System/CBPR) de l’APEC. Ce système procure un cadre permettant aux organisations d’assurer la protection des informations personnelles transférées entre les pays membres de cette coopérative. Vous trouverez plus de détails au sujet du cadre de l’APEC ici (en anglais seulement).

UKG participe au système mondial de règles de confidentialité transfrontalières (CBPR). Pour consulter l’état de notre certification en temps réel, visitez le répertoire des organisations participantes du Global CBPR Forum, au (en anglais). Cet organisme permet d’établir des flux de données fiables à l’échelle mondiale grâce à une certification internationale en matière de protection des données et de la confidentialité.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

UKG conservera uniquement les informations personnelles pour la durée nécessaire afin de satisfaire à la ou aux finalités pour lesquelles ces informations ont été recueillies ou dans la mesure exigée ou permise par les lois pertinentes (y compris pour la résolution de litiges), et conformément à nos accords contractuels avec notre clientèle.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des informations personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et le degré de confidentialité des informations personnelles, le risque de préjudice posé par une utilisation ou une divulgation non autorisée de telles informations, les finalités pour lesquelles nous les traitons et si nous pouvons satisfaire à ces fins par d’autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables.

Lorsque nous n’aurons plus besoin de vos informations personnelles, nous les supprimerons ou les dépersonnaliserons ou, si cela n’est pas possible, nous les stockerons en sûreté conformément au présent avis de confidentialité, et cesserons de les utiliser jusqu’à ce que la suppression soit possible. Si nous dépersonnalisons vos informations personnelles (afin qu’elles ne soient plus liées à vous), nous pouvons conserver celles-ci plus longtemps.

DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Conformément à la législation applicable et en fonction de votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit d’exercer l’un ou plusieurs des droits suivants concernant notre collecte, notre utilisation et notre divulgation de vos informations personnelles :

Accès aux informations personnelles que nous conservons à votre sujet;
Mise à jour ou correction de toute information personnelle inexacte ou incomplète vous concernant;
Demande de suppression de vos informations personnelles;
Limitation du traitement de vos informations personnelles;
Réception des informations personnelles que vous avez précédemment fournies à UKG, en format lisible par machine, vous permettant de transférer ces informations personnelles à une autre entreprise à votre discrétion;

Ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris de profilage, ayant des conséquences légales qui vous concernent ou vous affectant de façon importante de manière similaire ; dépôt direct d’une plainte auprès de votre organisme de représentation gouvernemental (tel que votre autorité de contrôle) concernant la manière dont nous traitons vos informations personnelles ; et

Résolution de litiges.

Vous avez également le droit de vous opposer à notre utilisation de vos informations personnelles dans certaines circonstances. Des raisons incontestables de continuer à traiter vos informations personnelles peuvent exister, et nous évaluerons la situation et vous en informerons le cas échéant. Vous pouvez vous opposer aux activités de marketing pour quelque raison que ce soit.

Exercice de vos droits

Afin de protéger votre vie privée et votre sécurité, nous prenons des mesures raisonnables afin de vérifier votre identité avant d’accorder l’accès à vos informations personnelles. Veuillez suivre les instructions ci-après en fonction de votre relation avec UKG et fournir les informations demandées pour nous permettre de répondre adéquatement à votre demande. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable et comme l’exige la législation applicable dans votre région.

Si vous ne résidez pas en Californie et souhaitez demander l’accès à vos informations personnelles ou demander l’effacement de celles précédemment fournies (droit à l’oubli), veuillez remplir ce formulaire Si vous avez des questions ou préoccupations, écrivez à UKG à [email protected].

RÉSIDENTS DE CALIFORNIE – AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DE LA CALIFORNIE

Si vous résidez en Californie, le California Consumer Privacy Act (« CCPA ») prévoit certains droits liés à la confidentialité. Veuillez cliquer ici pour en savoir plus au sujet des pratiques d’UKG en matière de confidentialité en vertu du CCPA.

Refus de pistage

Certains navigateurs Internet peuvent être configurés de sorte à renvoyer un message de refus de pistage (« Do Not Track ») aux sites Web que vous visitez. Nous ne répondons pas à ces refus de pistage ou autres messages similaires à l’heure actuelle. Pour obtenir plus de détails au sujet du refus de pistage, veuillez cliquer ici.

CANDIDATS ET CANDIDATS UKG

Les personnes qui postulent auprès d’UKG et souhaitent obtenir plus d’informations sur le traitement par celle-ci de leurs informations personnelles sont invitées à lire cette rubrique.

Cette rubrique énonce les modalités de traitement par UKG des informations collectées dans le cadre de notre processus de recrutement et de votre demande d’emploi auprès d’UKG. Ces modalités sont applicables aux personnes qui postulent auprès d’UKG ou en vue de fournir des services à celle-ci (y compris le personnel actuel qui présente sa candidature à un autre poste auprès de nous) (“vous" or "Particuliers").

Cette rubrique décrit les catégories d’informations personnelles que nous recueillons dans le cadre des processus de recrutement, ainsi que d’accueil et d’intégration du personnel, les finalités pour lesquelles nous recueillons ces informations, les autres parties avec lesquelles nous pouvons échanger celles-ci et les manières dont UKG les protège. Cette rubrique vous informe également de vos droits et choix en ce qui concerne vos informations personnelles, et des manières dont vous pouvez nous joindre afin de les mettre à jour ou de nous acheminer des questions au sujet de nos pratiques en matière de confidentialité.

1. Informations personnelles que nous pouvons collecter

Nous collectons les informations personnelles suivantes à votre sujet dans le cadre de votre demande d’emploi ainsi que de notre processus de recrutement, dans la mesure permise par la législation applicable :

CATÉGORIE DE DONNÉES	RAISON DU TRAITEMENT*
Statut d'immigration et permis de travail (le cas échéant)	Vérifier la régularité de votre statut d'emploi
Coordonnées (par exemple, adresse e-mail, téléphone, adresse, ville, état, code postal, pays)	Contact
Données d'identification (par exemple prénom, nom) Genre	Identification
CV/CV Salaire souhaité (le cas échéant) Parcours scolaire Résultats du processus de sélection Identifiants en ligne et utilisation du site Web, de l'appareil et de l'application mobile, ainsi que des informations similaires collectées par des moyens automatisés, tels que les cookies et les technologies similaires Historique des salaires (dans la mesure permise par les lois locales)	Application du processus
Toute autre information que vous choisissez de partager, telle que les informations incluses dans votre CV et/ou partagées avec nous pendant le processus d'entretien Numéro d'identification fiscale (spécifique au pays)	Traiter l'application et vérifier votre aptitude aux fonctions potentielles actuelles et futures
Disponibilité du calendrier	Planification
Antécédents professionnels URL du profil LinkedIn, les sections accessibles au public de votre profil LinkedIn si vous nous l'avez fourni et les autres sites Web professionnels que vous nous avez fournis Résultats de tout test préalable à l'embauche (tels que des tests psychométriques, des vérifications des antécédents de crédit et d'autres dépistage, sous réserve de conditions strictes, comme le permet la loi applicable) Inventaire des compétences (y compris, par le biais d'évaluations de compétences, vous pouvez participer à tout processus de candidature) Images vidéo/photos ou enregistrements audio (par exemple, via des entretiens virtuels et/ou des séquences de vidéosurveillance (le cas échéant))	Vérifier votre aptitude aux fonctions potentielles actuelles et futures

* Fondement juridique pour tout ce qui précède : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec vous, d’intérêt légitime et essentiel aux fins de la conformité aux lois et règlements pertinents.

Dans certaines régions, et uniquement dans la mesure permise par la législation applicable, UKG peut traiter des informations personnelles sensibles, comme l’origine raciale ou ethnique, ou des données liées à la santé (par exemple, des informations sur un handicap), aux croyances religieuses et à l’appartenance à un syndicat, aux fins limitées énoncées à l’article 2 ci-après.

Dans la mesure permise par la législation applicable, UKG peut recevoir des informations personnelles directement de votre part, par l’intermédiaire de notre portail d’emplois, et indirectement, par l’entremise de tierces parties (p. ex. anciens employeurs, établissements d’enseignement, sources publiquement accessibles, et sites de réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn, plateformes de recrutement en ligne, agences de recrutement professionnelles et agences gouvernementales).

2. Voici les motifs d’utilisation de vos informations personnelles

Nous pouvons utiliser vos informations personnelles aux fins suivantes* :

ACTIVITÉ DE TRAITEMENT
Vous identifier et vous contacter Examinez votre demande Planifier et animer les entretiens Déterminez votre aptitude à occuper des postes actuels et futurs chez nous Coordonnées ou autres personnes susceptibles de fournir des informations sur vos antécédents professionnels Effectuer des vérifications et des tests préalables à l'embauche Préparer éventuellement les conditions d'emploi ou un contrat de travail Planification financière et budgétisation S'engager dans des initiatives de diversité et d'égalité des chances (lorsque la loi applicable le permet et/ou l'exige)	Fournir des aménagements raisonnables en milieu de travail et un lieu de travail sécuritaire Prendre des décisions en matière de dotation Faire respecter nos politiques et autres droits légaux Améliorer et développer nos processus de recrutement (y compris les sondages) Assurer la sûreté et la sécurité de nos systèmes Auditer, rechercher et analyser notre expérience de recrutement sur nos sites web Répondre aux demandes de renseignements, aux plaintes ou aux litiges Effectuer certaines analyses de données concernant l'utilisation de nos sites de recrutement et de nos programmes de recrutement Se conformer aux exigences légales et autres

ACTIVITÉ DE TRAITEMENT

Vous identifier et vous contacter
Examinez votre demande
Planifier et animer les entretiens
Déterminez votre aptitude à occuper des postes actuels et futurs chez nous
Coordonnées ou autres personnes susceptibles de fournir des informations sur vos antécédents professionnels
Effectuer des vérifications et des tests préalables à l'embauche
Préparer éventuellement les conditions d'emploi ou un contrat de travail
Planification financière et budgétisation
S'engager dans des initiatives de diversité et d'égalité des chances (lorsque la loi applicable le permet et/ou l'exige)

Fournir des aménagements raisonnables en milieu de travail et un lieu de travail sécuritaire
Prendre des décisions en matière de dotation
Faire respecter nos politiques et autres droits légaux
Améliorer et développer nos processus de recrutement (y compris les sondages)
Assurer la sûreté et la sécurité de nos systèmes
Auditer, rechercher et analyser notre expérience de recrutement sur nos sites web
Répondre aux demandes de renseignements, aux plaintes ou aux litiges
Effectuer certaines analyses de données concernant l'utilisation de nos sites de recrutement et de nos programmes de recrutement
Se conformer aux exigences légales et autres

Lorsque nous cherchons à examiner et à mettre en œuvre des mesures afin d’améliorer nos activités de recrutement et d’assurer la conformité à nos politiques, comme nos initiatives en matière d’égalité des chances, nous nous servons de données agrégées.

UKG traite des informations personnelles uniquement aux fins énoncées ci-dessus dans la mesure permise par la législation pertinente et, si nécessaire, seulement lorsque ce traitement s’appuie sur un fondement juridique. Dans certains cas, comme lorsque nous cherchons des candidatures pour un poste à pourvoir, nous pouvons traiter vos informations personnelles à l’aide d’outils de recrutement automatisés. Cependant, toutes les décisions relatives à l’utilisation de tels outils sont assujetties à une révision et/ou une intervention humaine.

3. Voici comment nous divulguons vos informations personnelles

Nous ne vendons pas les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet et ne les divulguons pas, sauf des manières énoncées dans cet avis ou que nous vous communiquons autrement au moment de leur collecte.

Nous pouvons communiquer les informations personnelles que nous collectons aux personnes et entités suivantes :

Les sociétés du groupe UKG, y compris ses filiales de partout dans le monde, dans la mesure où elles participent au processus de recrutement ou d’embauche ;
Le personnel de nos services internes, dans la mesure où sa participation au processus de recrutement ou d’embauche est nécessaire. Le personnel de la Société qui accède à des informations personnelles est tenu d’en préserver la confidentialité et d’en effectuer le traitement conformément aux lois applicables ;
De tierces parties, dans la mesure nécessaire au processus de recrutement ou d’embauche (p. ex. services d’hébergement RH, de gestion des relations avec les personnes candidates, et agences de recrutement et de vérification des antécédents). La Société impose des obligations contractuelles à ses prestataires indépendants, qui doivent assurer la protection appropriée des informations personnelles.

Pour obtenir plus d’informations au sujet de nos prestataires, communiquez avec nous de la manière énoncée à l’article « Nous joindre » ci-après.

Nous pouvons également communiquer des informations personnelles à nos prestataires qui proposent des services pour notre compte et en lien avec les finalités décrites dans cet avis de confidentialité :

Avec le consentement ou l’autorisation de la personne ;
Dans le cadre d’une vente ou d’un transfert portant sur la totalité ou une partie des activités ou des actifs de la Société (y compris advenant une restructuration, une dissolution ou une liquidation) ;
En réponse à des demandes d’agences gouvernementales, telles que les forces de l’ordre ;
Afin de protéger les droits et les biens de la Société ;
Lorsqu’une loi, une règle ou une procédure judiciaire l’exige (ordonnance d’un tribunal ou assignation à comparaître) ;
Lorsque nous estimons qu’une divulgation est nécessaire ou appropriée afin d’éviter tout préjudice physique aux membres du personnel d’UKG ou des pertes financières ;
Dans le cadre d’une enquête portant sur une activité illégale présumée.

La Société impose des obligations contractuelles à ses prestataires indépendants, qui doivent assurer la protection appropriée des informations personnelles.

Choix d’interdire la divulgation de vos informations personnelles

Refus de consentir à certaines demandes

UKG peut refuser de consentir à une demande soumise conformément à ce qui précède, dans la mesure permise par la législation en vigueur dans votre région. UKG s’efforcera de vous informer en temps opportun de toute décision et tout motif de refus conformément à la législation pertinente dans votre région.

Résolution de litiges

Conformément à cet avis de confidentialité, UKG enquêtera et tentera de résoudre les plaintes et les litiges concernant l’utilisation et la divulgation de vos informations personnelles. De plus, UKG coopérera sur demande avec les autorités gouvernementales.

Tout litige ou problème relatif à la confidentialité qui ne peut toujours pas être résolu à votre satisfaction sera traité sans frais, conformément aux procédures de résolution des litiges pertinentes, par l’entremise de notre prestataire indépendant de services de résolution de litiges des États-Unis, TRUSTe.

Nous vous encourageons vivement à communiquer avec nous directement au sujet de toute plainte que vous pourriez entretenir concernant cet avis de confidentialité ou nos pratiques en la matière avant d’amorcer la procédure d’arbitrage décrite ci-dessus.

SÉCURITÉ

UKG mise sur des procédures et contrôles physiques, techniques et administratifs conçus pour protéger les informations que nous collectons, empêcher les divulgations et accès non autorisés, préserver l’exactitude de vos informations personnelles et restreindre le traitement de celles-ci des manières énoncées dans cet avis de confidentialité.

Nous nous servons de divers contrôles des accès physiques et logiques, de pare-feu, de systèmes de détection et de prévention des intrusions, de systèmes de surveillance des réseaux et bases de données, d’antivirus et de systèmes de sauvegarde. Les sessions sont cryptées lorsque nous collectons ou transférons des données sensibles par l’intermédiaire de notre site.

Nous restreignons l’accès à vos informations personnelles aux personnes qui ont une tâche professionnelle spécifique à accomplir en vue de la conservation et du traitement de telles informations. Les membres de notre personnel à qui l’accès à vos informations personnelles est accordé connaissent leurs responsabilités afin de protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de celles-ci et ont suivi les formations et les directives pour ce faire.

Pour obtenir plus de détails au sujet de l’engagement d’UKG en matière de cybersécurité, visitez la page portant sur notre programme ESG.

APPLICATION DE LA LOI ET VÉRIFICATION

UKG évaluera périodiquement ses activités d’exploitation afin de valider sa conformité aux dispositions énoncées dans cet avis de confidentialité.

Nous prendrons des mesures raisonnables en vue d’empêcher toute utilisation ou divulgation non autorisée de vos informations personnelles d’une manière contraire à cet avis de confidentialité ou d’y remédier. Nous tenons notre personnel et nos tierces parties responsables de préserver la confiance que vous accordez à UKG.

MODIFICATIONS À CET AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Cet avis de confidentialité est en vigueur [au 2 juillet 2025]. UKG se réserve le droit de modifier cet avis de confidentialité à tout moment, conformément aux lois applicables. Nous vous invitons à consulter cette page de temps à autre afin d’obtenir les plus récentes informations sur nos pratiques en matière de confidentialité.

NOUS JOINDRE

Vous pouvez à tout moment adresser vos questions et préoccupations au sujet de cet avis de confidentialité à UKG, en écrivant à [email protected].

Vous pouvez également les poster à notre siège social des États-Unis :

UKG Inc.
Attention: GVP Deputy General Counsel
900 Chelmsford St.&
Lowell, MA 01851

Les personnes domiciliées dans l’Union européenne peuvent communiquer avec notre filiale européenne en écrivant à [email protected]. La filiale européenne qui représente UKG inc. est :

PeopleDoc SAS
À l’attention du : Délégué à la protection des données
26 rue de Montholon
75009 Paris, France

UKG répondra à toute correspondance dans un délai raisonnable, notamment comme l’exige la législation applicable.