Pour le groupe international Hannecard, expert en rouleaux industriels, la gestion du temps et des effectifs reste un enjeu clé. Implanté dans pas moins de seize pays, la multinationale compte plus de 600 collaborateurs, dont quelques centaines en France, répartis sur quatre sites. Afin d’assurer le suivi des heures travaillées, la direction avait adopté pendant une dizaine d’années la solution Efficient 5 de UKG. En septembre 2021, l’organisation a choisi de franchir une nouvelle étape dans sa transformation digitale en migrant vers la solution UKG Ready. Fabrice Bossé, Chargé des Ressources Humaines Paie et SIRH chez Hannecard, dévoile les coulisses du projet : les enjeux, le processus de transition vers UKG Ready, ainsi que les résultats observés.
Les enjeux
En adoptant UKG Ready, les objectifs affichés par Hannecard France étaient triples. La société souhaitait :
- améliorer la productivité des équipes opérationnelles et RH ;
- gagner en efficacité, notamment sur le plan de la conformité ;
et approfondir l’analyse des données afin d’être plus agile. - Au-delà de mettre en place une nouvelle badgeuse et un meilleur suivi des temps, Hannecard a été séduit par la fonctionnalité gestion des congés intégrée à UKG Ready, qui a fini de convaincre l’entreprise de se lancer.
Les enjeux du point de vue... des managers
« Dès le départ, nous avions pour ambition de faciliter le travail des managers en les rendant plus autonomes, explique Fabrice Bossé, Chargé des Ressources Humaines Paie et SIRH. Nous voulions leur permettre de planifier eux-mêmes les horaires, d’extraire les informations pour les mettre sur le tableau d’affichage, de mieux gérer les congés et les absences… En somme, nous voulions qu’ils aient davantage de visibilité, d’autant plus que nous devons prendre en compte un dispositif particulier : la modulation du temps de travail. »
… des collaborateurs
Faciliter le quotidien des collaborateurs était aussi au programme. Et pour cause, en plus de badger, ils devaient remplir un formulaire papier. L’équipe RH comparait alors scrupuleusement les données enregistrées dans le système et les documents papier avant d’envoyer les éléments à la paie. Augmentant potentiellement le risque d’erreur et les demandes des salariés.
… de la fonction RH
Avec UKG Ready, Hannecard souhaitait une meilleure répartition des rôles entre RH et Opérations dans le traitement des tâches en lien avec les ressources humaines. En dotant les managers d’un outil plus fiable et facile d’utilisation pour le suivi des temps et des effectifs, cela permettrait aux équipes RH de se consacrer à d’autres missions, d’aller plus loin dans l’analyse des données, ou encore de mieux assurer la pleine conformité de l’entreprise.
La solution
Afin de mener à bien le projet, Fabrice Bossé a pu compter sur l’appui de son directeur général, ainsi que sur l’accompagnement d’un consultant et d’un chef de projet UKG.
« La présentation de l’équipe nous a immédiatement mis en confiance », explique le Chargé des Ressources Humaines Paie et SIRH. « Le fait que le consultant soit un expert d’Efficient 5 et qu’il connaisse très bien notre dossier simplifiait vraiment la situation. » Fabrice Bossé a pu se focaliser sur l’analyse des besoins, quand le consultant a porté son attention sur le paramétrage de UKG Ready.
Deux sites, La Flèche et Rhône Alpes, représentant plus de 170 collaborateurs, ont été choisis pour démarrer l’aventure.
Entre le lancement du projet en février 2022 et la prise en main concrète par les équipes, il s’est écoulé sept mois à peine. L’implémentation a été rapide, laissant le temps à l’équipe RH d’accompagner le changement auprès des managers et collaborateurs.
« Nous avons organisé plusieurs ateliers : d’abord en juin, puis après la pause estivale. J’ai commencé à former les managers pour leur présenter l’outil et les fonctionnalités. Ensuite, j’ai formé les collaborateurs. La dernière session s’est déroulée début octobre 2022 », explique le professionnel.
Les résultats
« UKG Ready a dépassé nos attentes », affirme Fabrice Bossé. « Les managers connaissent mieux le vécu des collaborateurs : s’ils arrivent plus tôt ou s’ils font plus d’heures au moment de pics d’activité par exemple. Ils ont accès aux compteurs d’heures des salariés, bénéficient d’une meilleure visibilité et peuvent plus facilement prendre les bonnes décisions. Nos managers sont pro UKG. » De plus, ils se chargent directement de la gestion des absences et des anomalies, missions autrefois allouées aux RH.
Côté collaborateurs, l’adoption de l’outil a aussi été rapide et les retours se révèlent positifs. Ils ont désormais accès aux informations qui les concernent aussi bien via les tablettes mises à disposition sur leur lieu de travail que sur leur Smartphone. « Plusieurs salariés ont téléchargé l’application sur leur téléphone », précise Fabrice Bossé. Les salariés ont également la possibilité de poser leurs congés directement via la badgeuse ! Quant aux formulaires papier, c’est désormais de l’histoire ancienne.
« Je gérais beaucoup de papier auparavant, désormais je n’en ai quasiment plus, explique-t-il. L’objectif est de supprimer l’usage des formulaires d’ici la fin de l’année. Certains managers m’ont d’ailleurs contacté pour me dire qu’ils n’en avaient déjà plus l’utilité. C’est une économie de papier et de temps, aussi bien pour les collaborateurs que pour moi. »
En effet, aujourd’hui, les informations extraites du système sont tellement fiables que Fabrice Bossé n’a plus besoin de réaliser une double vérification avant d’envoyer les informations à la paie puisque tout est désormais automatisé. « C’est vraiment fiable. La solution offre beaucoup de sécurité. J’explique aux collaborateurs que s’il y a une erreur, elle est humaine : un manager ou un collaborateur a mal renseigné une information. Le paramétrage en lui-même ne peut pas créer d’erreur. Nos salariés se sentent rassurés. »
L’extraction des rapports pré-établis est également un point positif pour Fabrice Bossé : « Les tableaux de bord de suivi sont précis. J’ai davantage confiance dans les données. Et cela simplifie tout puisque nous avons les informations exactes en temps réel ce qui nous permet une meilleure adaptabilité et efficacité. »
« Je gérais beaucoup de papier auparavant, désormais je n’en ai quasiment plus, explique-t-il. L’objectif est de supprimer l’usage des formulaires d’ici la fin de l’année. Certains managers m’ont d’ailleurs contacté pour me dire qu’ils n’en avaient déjà plus l’utilité. C’est une économie de papier et de temps, aussi bien pour les collaborateurs que pour moi. »
Fabrice Bossé
Chargé des Ressources Humaines Paie et SIRH chez Hannecard
Les prochaines étapes
Etant donné que les premiers sites fonctionnent désormais en toute autonomie, Fabrice Bossé a dégagé du temps pour s’occuper de la mise en place de UKG Ready dans les autres usines françaises de l’entreprise, ce qui va concerner une cinquantaine de collaborateurs.
Fabrice Bossé souhaite également aller plus loin dans la découverte de la solution, afin de toujours optimiser l’efficacité du groupe.
Affaire à suivre !
