Avec 34 000 employés au Royaume-Uni, répartis sur 1 850 sites, l'équipe de Sodexo fournit des services, tels que le portage, la sécurité et le nettoyage, dans les cinq hôpitaux qui composent le Manchester University NHS Foundation Trust.
Défis
Sodexo avait besoin d'une solution améliorée de gestion des temps et des présences et de planification de la main-d'œuvre, qui permette de mieux planifier et enregistrer l'affectation des bonnes personnes, dans les bonnes zones, pour un coût adéquat, conformément aux normes strictes du NHS.
Sodexo avait besoin d'une solution capable de :
- Améliorer l'efficacité de la planification de la main d'œuvre pour atteindre les objectifs d'affectation du NHS et éviter les amendes
- Affiner la précision de la planification d’horaires
- Réduire le temps consacré par les responsables à la planification manuelle des horaires
- Enregistrer avec précision les heures travaillées afin d'améliorer le processus de paie
- Réduire les coûts de main-d'œuvre
- Gérer correctement les maladies et les absences en vue de réduire les absences non planifiées
Solutions
Sodexo a travaillé en partenariat avec UKG pour mettre en place une solution de gestion des temps et des présences dans les hôpitaux du centre de Manchester, avec des terminaux biométriques InTouch pour pointer les entrées et sorties. Ensuite, la planification de la main-d'œuvre a été déployée pour s'assurer que les bonnes personnes sont affectées au bon endroit, au bon moment, ce qui permet aux superviseurs de gérer le moment présent depuis un seul endroit, avec une vue unique.
Temps et présences
- Tous les employés utilisent des terminaux biométriques pour pointer, ce qui évite de passer du temps à chercher un responsable pour approuver une feuille de temps
- Les données relatives aux absences sont mises en évidence, ce qui permet aux responsables d'intervenir le plus tôt possible
- Les retards peuvent être gérés efficacement
- L'enregistrement précis des heures travaillées a réduit le travail lié au traitement des factures et à l'administration de la paie
- Planification des horaires des employés
- Permet de créer des horaires de travail rapidement et efficacement
- Garantit l'affectation des employés adéquats au bon poste et au bon moment
- Améliore la précision de la planification d’horaires
- Permet aux responsables d'envisager des moyens plus économiques de respecter les niveaux de service, par exemple en évitant les heures supplémentaires superflues
- Fournit des avertissements avancés sur les lacunes en matière de compétences, permettant aux responsables de trouver des remplaçants de façon proactive
- Permet aux rotations des employés d'être plus prévisibles et connues six semaines à l'avance
- Met en évidence les employés qui souhaitent effectuer des heures supplémentaires
« Lorsque nos employés ont le sentiment que leur travail est mieux organisé et plus efficace, ils se sentent beaucoup mieux dans leur travail, c'est une corrélation très simple mais importante. »
Sue Prince
Directeur des processus d'entreprise
Résultats
La solution de gestion des effectifs de Sodexo a généré des avantages considérables. Grâce à une meilleure planification des horaires, les heures supplémentaires à taux majoré ont été réduites de plus de 44 000 £ par an, soit une diminution de 14 %. Dans le seul secteur de la vente au détail, une économie de 6 %, soit 60 000 £, a été réalisée grâce à une meilleure planification des horaires. La précision des horaires journaliers s'est améliorée, les exceptions passant de 25-30 % à seulement 2-4 %, dépassant ainsi l'objectif de 7 %. Les superviseurs gagnent plus de trois heures par semaine en n'ayant pas à répartir manuellement les tâches, soit l'équivalent de deux employés à temps plein. Les superviseurs sont également en mesure de respecter les niveaux de service de manière plus rentable.
