Près de trois quarts des managers passent en moyenne trois heures par semaine à gérer des tâches administratives liées aux ressources humaines. Comment la fonction RH peut-elle aider les managers opérationnels afin que les actions menées dans le cadre des politiques RH soient complémentaires à celles des gestionnaires RH et non une source de tension ?
73% des managers passent 3h par semaine sur des tâches administratives RH
Dans sa prise de décision, "le manager a besoin d’avoir un regard distancé sur un contexte, une situation, un environnement, sur des règles de droit… En cela, il sollicite souvent la fonction RH”, a déclaré en interview Lionel Prud’homme, directeur de l’IGS-RH, école du groupe IGS, et directeur du LISPE (Laboratoire d’innovation sociale et de la performance économique).
Et de préciser : “Non pas parce [que le manager] a peur de prendre une décision, mais bien parce qu’il cherche un regard d’expert sur des points spécifiques, complémentaire à sa démarche de manager qui gère déjà une équipe, des horaires, des absences, des objectifs, des primes, des évaluations de performances… ”
73 % des managers opérationnels passent plus de trois heures par semaine à gérer des tâches administratives ayant un lien avec les ressources humaines, selon une étude UKG. La question n’est pas de transférer cette charge aux professionnels RH, qui eux-mêmes croulent déjà sous la gestion administrative : en effet, celle-ci accapare 41 % de leur temps, d’après une enquête menée par Deloitte.
La question est de savoir comment les collaborateurs RH et les managers opérationnels peuvent se comprendre, puis s’entendre sur le qui fait quoi, et optimiser les processus pour in fine se concentrer sur leurs missions stratégiques et ainsi améliorer les performances globales de l’entreprise.
De manager à manager-coach
D’après son étude “11 tendances qui façonneront le monde du travail en 2022 et au-delà”, le cabinet de conseil Gartner explique qu’une large partie des tâches actuelles des managers (jusqu’à 65 %) pourrait être automatisée d’ici 2025. La prédiction - maintes et une fois annoncée - selon laquelle le manager est voué à disparaître est-elle sur le point de se réaliser ? Et bien, toujours pas !
On se souvient qu’au début des années 2000, l’expérimentation menée par Google, le projet Oxygen, avait démontré le rôle indispensable des managers au bon fonctionnement de l’entreprise. Et c’est encore le cas. La population des managers ne va ni disparaître, ni décroître. Il faut surtout s’attendre à une transformation de leur rôle et leurs missions.
Pour Hugo Manoukian CEO et co-fondateur de MoovOne, le manager “doit ajouter à ses compétences un nouveau savoir-faire et savoir-être : la posture de manager-coach. C’est-à-dire choisir d’intégrer dans sa pratique managériale un état d’esprit inspiré du coaching ainsi que des compétences aptes à libérer le potentiel de son équipe et la faire grandir, quelle que soit l’organisation physique”.
Edgar Grospiron, ancien sportif de haut niveau - champion olympique et triple champion du monde de ski acrobatique tout de même - et conférencier en management depuis vingt ans, fait le même constat : “La direction RH doit accompagner les managers à adopter une posture de manager coach. C’est-à-dire qui initie des interactions plus courtes et impactantes, s’engage, aide les collaborateurs à formaliser leurs ambitions, à progresser, à identifier leurs forces… C’est une personne qui va être en apport d’abord et en exigence après. Il devra être capable d’absorber la pression de l’enjeu et de redonner du plaisir au jeu. La DRH qui bâtit les parcours de formation, joue donc un rôle essentiel pour redonner de la plus-value aux managers.”
DRH-Managers : sortir de la zone grise, un impératif
Si les professionnels RH aspirent à consacrer plus de temps à l'amélioration de l’expérience collaborateur, au développement des talents, à la gestion de la performance, au design organisationnel ou encore au plan de continuité d’activité, les managers souhaitent déployer l’accompagnement des équipes, la mise en place d’actions leur permettant d’atteindre leurs objectifs, la gestion pertinente des temps et des activités pour assurer le développement du business... On voit bien que leurs intérêts se suivent, se croisent voire se chevauchent.
Il convient de sortir de ce no man’s land, plus précisément de la zone grise qui entoure les tâches administratives RH. Pour rester alignés avec la vision de la direction générale, la direction RH et le management doivent mieux collaborer afin que leurs actions respectives impactent de manière positive l’acquisition, le développement et la rétention des talents.
Comment s’y prendre ?
- 1/ Identifier, ou plutôt clarifier les rôles et responsabilités des différents acteurs impliqués dans les processus RH
Avec un Core RH, qui permet de centraliser les données dans un même espace et d’harmoniser les processus RH, il devient plus simple de délivrer des accès en fonction des rôles des différentes parties prenantes. En effet, les autorisations sont définies en amont. Seules les personnes identifiées peuvent alors consulter, modifier, partager ou même supprimer des documents. L’information circule en temps réel, ainsi professionnels RH comme managers peuvent communiquer aisément aussi bien sur le recrutement que sur la gestion des talents et des carrières.
Si avec un Core RH, les entreprises ont déjà fait un pas en avant en ayant une source unique d'information pour les RH et les managers, on sait aussi que la fonction RH fait encore la part belle au papier. Echanger des documents dématérialisés entre les équipes RH et les managers, c'est possible grâce à une solution digitale adaptée. Ainsi, un manager opérationnel basé en boutique ou autre lieu tiers peut partager facilement et rapidement les contrats de travail, avenants ou encore arrêts de travail de ses collaborateurs avec le département RH évoluant au siège par exemple.
En savoir plus sur UKG Document Manager
- 2/ Accompagner les managers de l’organisation
Proposer aux managers une expérience collaborateur sur-mesure devient de plus en plus évident. Et pour cause, leurs besoins, leurs attentes et leurs défis s'avèrent différents des autres salariés. Ils n'ont en effet pas le même degré de responsabilités dans l'entreprise. Sans oublier qu’ils sont l'intermédiaire entre la direction et les collaborateurs, qu'ils incarnent les valeurs de l'organisation aux yeux de leurs équipes, ou encore qu'ils pilotent la performance...
C’est d’autant plus important avec l’avènement du modèle hybride, le manager étant le premier “point de contact” avec l’entreprise pour les collaborateurs travaillant à distance. Dans son étude réalisée en avril 2020, l’institut Harris interactive notait que durant la période de crise, les managers ont été vus “encore plus que d’habitude [comme] une courroie de transmission entre l’entreprise et les salariés, privés du 'bouche-à-oreille' habituel sur le lieu de travail”.
Tout au long de la crise sanitaire, les managers ont donc été amenés à s’emparer de sujets divers : du protocole sanitaire aux risques psycho-sociaux, en passant par une meilleure prise en considération des situations individuelles. On pense notamment aux parents qui ont télétravaillé tout en s’occupant de leurs enfants lorsque les écoles étaient fermées.
Il convient dès lors de proposer aux managers des formations dédiées, et d’écouter ce qu’ils ont à dire. Car pour les aider de manière efficace, encore faut-il comprendre ce à quoi ils sont confrontés au quotidien. Mener des enquêtes internes par le biais de sondages ou de questionnaires et recueillir leurs feedbacks se révèle essentiel.
La fonction RH – et ce n’est pas une nouveauté - doit se rapprocher du terrain, créer de la proximité avec les managers opérationnels. Cela passe par une meilleure compréhension de la cible et de ses enjeux, ainsi que l’adoption de solutions RH lui permettant à la fois de fluidifier la communication, d’automatiser des tâches et de suivre facilement des indicateurs de performance. In fine, c’est bien la complémentarité des actions menées par les professionnels RH et les managers qui est attendue.
