En 2020, Nicolas Lonvin, alors DRH de la Métropole d'Orléans, nous avait accordé un entretien pour nous parler des avancées et des bénéfices de la digitalisation RH au sein de la marie d'Orléans. Entre temps, la collectivité a remporté un trophée lors des Victoires des Leaders du Capital Humain dans la catégorie Digitalisation et eRH, l'occasion pour nous de faire un bilan d'étape. La Métropole souhaite préparer l'avenir, comme souhaitée par le gouvernement. Pour faire le point courant 2022, Jean-Marie Pénicaud, Administrateur Fonctionnel SIRH, Responsable du Pôle Système d'Information, est revenu sur les nouveaux enjeux et challenges liés à la transformation digitale.
Quand l'Administration digitalise ses processus
La Mairie d’Orléans est précurseur en la matière. Qu’en est-il de votre degré de maturité digitale ?
Nicolas-Lonvin [2020] : L’Administration sort peu à peu de l’ère du papier et nous voulons concourir à l’allègement des tâches administratives. Nous avons commencé par dématérialiser les fiches de paie de nos 3 650 agents, et, commençons à numériser l’ensemble des actes les concernant, comme les avancements d’échelons ou de grades, les revalorisations de carrière ou même tous les contrats à destination des contractuels.
Aujourd’hui, nous avons l’opportunité de faire signer à distance l’ensemble des contrats grâce aux plateformes et tablettes. C’est un gain de temps non négligeable car nous avons par exemple une multitude de CDD à faire signer par an pour nos agents périscolaires employés dans nos 67 écoles.
Nous restons en veille avec notre département SIRH afin d’étudier les innovations technologiques qui pourraient améliorer le quotidien des équipes RH. Nous avons mis en place le coffre-fort numérique mi-décembre, et, à la mi-février, 1500 agents sur 3650 l’utilisaient. Dans le secteur public, nous devons encore demander leur autorisation.
Jean-Marie Penicaud [2022] : En octobre 2021, 3 641 d’entre eux ont ouvert leur coffre-fort. Le processus est enclenché. Nous avons anticipé le calendrier des réformes car la dématérialisation des documents administratifs est obligatoire pour les fonctionnaires d’Etat mais pas encore pour les fonctionnaires territoriaux. Le coffre-fort représente pour nous un produit d’appel et nous avons une stratégie de diffusion de nos documents administratifs à destination des agents de l’ensemble de la Métropole et de la ville d’Orléans.
Pouvez-vous nous expliquer vos enjeux RH actuels ?
Nicolas Lonvin [2020] : Le calcul en terme de retour sur investissement est rapide : il faut 15 jours pour distribuer les fiches de paie sur 200 bâtiments. Avec la nouvelle plateforme, la diffusion se fait en 8 minutes auprès de tous les agents. Nous avons un double enjeu.
Tout d’abord, la numérisation des documents nous permet de sauvegarder les informations. Le coffre-fort nous a permis de pallier aux pertes des bulletins de paie. Nous l’avons livré à chaque agent avec les fiches de salaire des 12 derniers mois.
Le deuxième bénéfice est que la digitalisation apporte un service à forte valeur ajoutée à nos agents et contractuels qui obtiennent immédiatement les informations et documents souhaités. Cela diminue par exemple les délais pour faire les déclarations à Pôle Emploi.
Jean-Marie Penicaud [2022] : Nous avons souhaité implémenter les solutions de PeopleDoc (devenu UKG) car cela permettait une meilleure productivité pour les équipes RH et une meilleure expérience pour les agents. L'envoi des bulletins de paie se font en quelques cliques, la transmission des arrêts maladies de la part des agents se fait de manière instantanée, et l'échelonnement judiciaire se fait de manière automatisée dans un bien meilleur délais. Tous ces arguments sont imparables pour les DG et DRH.
La solution People Assist de UKG HRSD a également été implémentée pour que les équipes RH et agents soient acteurs de la dématérialisation. La campagne Supplément familial de traitement (SFT) passe par cette solution par exemple.
Pour la certification des comptes, avant il fallait du temps pour faire signer et envoyer les justificatifs. Aujourd'hui avec la signature électronique, tout se fait plus rapidement. Nos équipes gagnent en productivité ! Chez la Métropole d'Orléans 100% des contrats avenants sont signés numériquement. En d'autres termes, notre objectif est de proposer des solutions pour mieux répondre aux besoins des publics.
Comment voyez-vous l’évolution de votre métier ?
Nicolas Lonvin [2020] : Grâce à la digitalisation, la fonction RH va mieux pouvoir se positionner comme offreurs de services. La gestion administrative et de la paie est une tâche chronophage, sans grand intérêt. Demain, nous mettrons davantage l’accent sur l’accompagnement des agents dans leur progression de carrière. Il va falloir mieux les suivre en matière de formation, parcours professionnel, reclassement, mobilité, etc.
Notre métier va prendre de la valeur ajoutée et être plus stratégique. Aujourd’hui, peu de collectivités ont digitalisé la fonction RH. On développe des systèmes les plus intégrés possibles et certains processus sont automatisés. La digitalisation nous permet une meilleure traçabilité et sécurisation des documents quels qu’ils soient et de gagner du temps dans le traitement des données.
Tous les matins, je valide l’ensemble des documents et j’arrive à mieux organiser mon travail. Avant, je devais rassembler toute une paperasse de documents à signer et cela prenait parfois beaucoup de temps, deux à trois jours. Maintenant je traite les documents au fur et à mesure quel que soit l’endroit où je me trouve. Je peux signer des contrats de travail pendant mes temps de transport par exemple. L'organisation de mon travail est optimisée et mon quotidien facilité.
Jean-Marie Penicaud [2022] : Des innovations permettent aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajouté et aux collaborateurs d'être acteurs de la digitalisation RH. La création d'un chatbot avec profilage, permet aux agents de trouver rapidement les réponses à leurs questions et d'adresser leurs documents au bon destinataire RH. Le profilage permet au chatbot de connaître le profil de l'agent et de personnaliser sa réponse, il dirige ensuite l'agent vers la plateforme / l'article adéquat. Grâce à ces solutions (le chatbot, People Assist et notre intranet) les équipes RH ont le temps de répondre aux demandes plus complexes.
Comment procédez-vous pour convaincre les agents de la nécessité de se numériser ?
Nicolas Lonvin [2020] : Pour la mise en place du coffre-fort numérique de PeopleDoc par exemple, nous avons organisé de nombreuses campagnes de communication et de formation. A chaque réunion, nous faisons de la pédagogie.
De façon générale, notre plan 2020 vise à accompagner tous les agents afin qu’ils puissent être autonomes et s’approprier l’ensemble des outils digitaux mis à leur disposition. Il va de notre responsabilité sociale d’embarquer tout le monde et de lutter contre toute fracture numérique.
De plus, nous allons être confrontés à une évolution de tous les métiers avec le développement de la Smart City. Tous les métiers sont impactés par le digital. Aujourd’hui on est en train de construire une salle de sport et de spectacles sur plans numériques. Techniciens et ingénieurs doivent maîtriser les outils digitaux. Il s’agit là pour les services publics d’une évolution fondamentale des métiers !
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Jean-Marie Penicaud [2022] : Cette plateforme est simple d'utilisation, nous n'avons pas besoin de former les agents et la solution se déploie en 3 jours.
DigitalisationRH et FonctionPublique, on fait bien plus qu'en parler, on agit ! De notre expérience à mettre en place des projets de digitalisation de vos processus RH, on en a tiré des enseignements que l'on partage avec vous ! Découvrez les étapes à suivre pour mener à bien un projet de digitalisation RH !
