Quelle que soit l’entreprise, la planification des effectifs peut se révéler une tâche fastidieuse, frustrante à bien des égards et sujette aux erreurs. Pour éviter des shifts en sureffectif ou en sous-effectif, une baisse de la productivité, une hausse des coûts, mais aussi un impact négatif sur l’engagement des collaborateurs, mieux vaut être bien outillé en matière de gestion de la planification.
Mais de quoi parle-t-on précisément ?
La planification des effectifs consiste à établir des plannings adaptés aux exigences de votre activité ainsi qu’à d’autres critères comme la conformité (législation, réglementations, politiques d’entreprise), tout en tenant compte des disponibilités, compétences et préférences de vos collaborateurs, afin de disposer du personnel adéquat en temps voulu.
L’objectif est donc de disposer des bonnes personnes au bon endroit et au bon moment. La planification des effectifs concerne de nombreux secteurs, en particulier ceux où les horaires s’éloignent des heures de travail dites standards, comme l’hôtellerie-restauration, la vente, la logistique, l’industrie et la santé.
Autant dire que cela concerne la majorité des collaborateurs. Dans un article de l’INRS, on peut lire que "19 % des Français travaillent de nuit ou en fin de semaine, 17,5 % à temps partiel, 10 % de façon occasionnelle et 10 % ont des horaires longs et flexibles. Une majorité travaillent donc en horaires atypiques et seulement 37 % des Français ont des horaires de travail dits « standards »." (chiffres : Dares)
Dans le secteur de la vente, l’entreprise EE est un parfait exemple pour représenter l’importance de la planification des effectifs. Filiale du groupe BT, EE Ltd est un opérateur britannique de téléphonie mobile qui gère plus de 550 magasins de vente et plusieurs centres d’assistance client téléphonique. Cette entreprise, centrée sur les personnes, s’appuie sur un personnel flexible et ultra-compétent pour satisfaire au mieux ses clients. La capacité à prévoir correctement la demande client et à planifier le personnel adéquat au bon endroit et au bon moment, afin de satisfaire sa clientèle tout en atteignant ses objectifs financiers, est un facteur essentiel de sa réussite.
Grâce à une solution de gestion des effectifs et de planification efficace, EE a été en capacité de réduire de 90 % le temps passé par ses managers à établir des plannings, d’abaisser considérablement les coûts liés aux heures supplémentaires et aux absences imprévues, d’augmenter son chiffre d’affaires et d’améliorer le taux NPS (Net Promoter Score) de ses collaborateurs (1).
Ajoutons qu’une planification efficace à 90 % se traduit par une baisse de 58 % des heures supplémentaires imprévues (2). Et que d’après une étude du cabinet Aptitude Research Partners, les entreprises qui automatisent leur planification des effectifs sont 1,6 fois plus susceptibles d’avoir des taux d’engagement supérieurs à la moyenne de leur secteur, 81 % plus susceptibles d’avoir des taux de rétention supérieurs à ceux de leurs concurrents et 1,8 fois plus susceptibles d’avoir un taux de rotation du personnel inférieur (3).
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Références
1. EE Case study
2. UKG ‘Outdated Time and Attendance Puts Productivity at Risk Infographic’ infographic
3. Communiqué de presse
