Yves Rocher est un groupe international qui produit et distribue principalement de la cosmétique végétale et des produits de soins de la peau. Le groupe français est le leader mondial de ce type de produits de beauté et le deuxième en Europe pour les soins du visage.
“Avec la plateforme HRSD de UKG, Yves Rocher bénéficie de nombreux avantages essentiels. Les salariés savent où trouver leurs fiches de paie et autres documents personnels, ce qui leur permet de gagner à la fois du temps et de l’argent."
Stefan Schröder
Ressources Humaines, Yves Rocher
Le défi
Auparavant, toutes les données des salariés étaient traitées au format papier, ce qui représentait une charge de travail conséquente et chronophage. « Lorsque les salariés avaient, par exemple, un document à signer dans un délai donné, les RH devaient parfois les contacter plusieurs fois pour le leur rappeler, voire les questionner en cas de doute », explique Stefan Schröder. « Cela prenait non seulement du temps, mais était également une source de stress. » L’idée était qu’en introduisant un système offrant un niveau plus élevé d’automatisation des processus, le problème soit réglé une bonne fois pour toutes.
L’automatisation et la digitalisation des processus devaient également permettre de rationaliser le processus complexe d’intégration des nouvelles recrues. Les professionnels RH doivent régulièrement informer les salariés de dates butoirs. Mais en raison des processus manuels, il était souvent difficile de respecter les échéances, compte tenu des délais d’expédition des documents. Les ressources humaines devaient ensuite réaliser les étapes et traiter les documents manuellement.
La solution
Grâce à sa fonctionnalité intégrée d’automatisation des processus, UKG Document Manager répond aux besoins des équipes et facilite leur travail en enregistrant efficacement et, en grande partie, de manière entièrement automatisée tous les événements du parcours professionnel du salarié. En outre, les fiches de paie et autres documents concernant le personnel peuvent être envoyés automatiquement au format numérique dans le coffre-fort électronique (UKG Employee Vault) du salarié.
Tous les documents relatifs aux collaborateurs sont automatiquement sauvegardés dans un dossier individuel. Cela facilite la recherche de documents et permet d’accéder à ces derniers plus rapidement. Par ailleurs, les dates d’expiration automatisées réduisent de façon significative le nombre d’archives obsolètes dans les fichiers.
Résultats
Des salariés motivés
Il suffit aux salariés de quelques clics pour trouver des informations sur les processus et les directives dans la base de connaissances RH de UKG. Les employés trouvent des renseignements adaptés à leurs besoins en fonction de leur rôle. Les requêtes sont documentées, ce qui évite de devoir effectuer des recherches parmi les anciens e-mails.
Un gain de productivité
Pour les nouvelles recrues, le processus d’intégration peut être lancé dès que le contrat a été rédigé, que l’entretien d’embauche a eu lieu et que la signature électronique a été fournie. Une fois signé, le contrat est alors automatiquement enregistré dans le fichier numérique du salarié.
Des gains de temps et d’argent
UKG Document Management veille automatiquement au respect des dates butoirs. La numérisation des documents permet également de gagner de l’espace et d’économiser les frais de port liés à l’envoi des lettres au format papier. Chaque personne concernée reçoit un aperçu de l’état d’avancement des processus RH et peut réagir immédiatement en cas de retard.
