Selon une étude du cabinet McKinsey, la crise sanitaire a accéléré la transformation digitale des entreprises de sept ans en moyenne. Comme de nombreuses organisations en 2020, SFR était d’ores et déjà conscient des enjeux liés à la simplification et l’automatisation des processus RH. Le groupe qui avait posé les premières pierres d’une gestion digitale de l’administratif RH, est alors passé à la vitesse supérieure. Jean-Christophe Capelle, DRH groupe Paye et Administration du Personnel, qui a initié le projet, nous éclaire sur la mise en place et les bénéfices de UKG HRSD au sein de l’entreprise. Rencontre !
“En cas d’absence d’un gestionnaire RH, ses collègues peuvent accéder aux informations et poursuivre les activités. C’est un gain d’énergie important, car chacun peut se consacrer à d’autres missions comme répondre aux demandes complexes des salariés par exemple.”
Jean-Christophe Capelle,
DRH Groupe Paye et Administration du Personnel des Pôles Télécom et Média d’Altice France
Ambitions
Le déploiement de UKG HRSD pour dématérialiser la gestion administrative RH, s’inscrit dans « un projet à la fois RH et RSE », explique Jean-Christophe Capelle, DRH Groupe Paye et Administration du Personnel des Pôles Télécom et Média d’Altice France. Et de préciser : « Lorsque vous sortez d’une boutique SFR, vous n’avez plus de contrat d’abonnement au format papier. Il est envoyé à votre adresse email. Nous voulions également réduire le recours au papier dans notre gestion administrative RH. »
Mais pour SFR, la transformation digitale RH ne limite pas au zéro papier. En effet, elle est également synonyme de :
- renforcement de la conformité et réduction des erreurs ;
- traçage des données ;
- continuité d’activité en cas de gestionnaire RH et paie absent ;
- ou encore meilleure communication des informations.
Si les réflexions et les projets en la matière étaient en cours depuis un moment au sein du groupe, les initiatives concernant la direction des RH ont pris un nouvel élan au moment de la crise sanitaire. « La pandémie a joué un rôle d’accélérateur, car il fallait apporter à tous ceux qui étaient en télétravail, les documents dont ils avaient besoin pour œuvrer », se souvient Jean-Christophe Capelle.
La solution
Avant de détailler le déploiement de la solution UKG HRSD, rappelons qu’en 2020 le groupe ALTICE s'articule autour de deux pôles : la partie Télécom d’un côté, la partie Media de l’autre. SFR Télécom représentant 7 sociétés, une convention collective et 4 accords temps de travail. Quand ALTICE Media se compose de 21 sociétés organisées autour de 7 conventions collectives et devant prendre en compte les spécificités administratives liées au statut d’intermittent du spectacle ou encore de journaliste pigiste. Ajoutons que ces deux pôles ont des modes d’organisation distincts et sont à des stades différents de leur transformation digitale RH.
Dans ce contexte, on comprend que le projet de digitalisation RH peut se révéler ô combien complexe. Le groupe ALTICE aurait pu se tourner vers l’un de ses partenaires pour mettre en place un coffre-fort électronique ou encore une solution d’archivage. Cependant, le groupe a préféré faire appel à un spécialiste reconnu pour son expertise RH.
« Pour nous accompagner dans la digitalisation de la gestion administrative RH, nous cherchions un expert de la transformation digitale des ressources humaines. Nous avons alors lancé un appel d’offres et retenu UKG. » Il a ensuite été décidé que le déploiement de la solution s’effectuerait un module après l’autre.
Le premier chantier, qui a démarré avant le début de la crise sanitaire, a concerné la mise en place du coffre-fort électronique et la dématérialisation du bulletin de paie. Jusque-là, « l’affranchissement et l’envoi des bulletins de paie étaient réalisés par un Esat. Et le taux d’erreur pouvait être important », commente le DRH.
Afin de mener à bien le déploiement, l’équipe SIRH a été mobilisée pour piloter le projet, ainsi que trois personnes de la Direction Paye. « Du fait de ma fonction de DRH groupe, je suis le prescripteur à l’origine du projet, mais ce dernier a été géré en co-responsabilité avec le SIRH, car il fallait que la solution communique avec tous nos outils existants », raconte Jean-Christophe Capelle. Et la collaboration s’est révélée particulièrement efficace. Car, entre la réflexion du projet et la mise en œuvre concrète, c’est-à-dire l’utilisation du coffre-fort par les collaborateurs, il s’est écoulé à peine six mois ! En avril 2020, les collaborateurs recevaient déjà des documents dans leur coffre-fort !
La deuxième étape du déploiement, quant à elle, a consisté à mettre en place la signature électronique des documents, tout en créant l’architecture d’archivage du dossier dématérialisé du collaborateur. Cette phase a engagé plus de monde et a nécessité plus de temps pour être correctement mise en œuvre (environ 18 mois). Et pour cause, « afin de faire adhérer l’ensemble des fonctions RH, nous avons créé un groupe de travail d’une dizaine de personnes représentant aussi bien la paie que le recrutement, la formation, le développement RH, etc. Et nous avions tenu à organiser des réunions majoritairement en présentiel pour être certain d’embarquer tout le monde – rappelons que nous vivions au rythme des confinements et des déconfinements, ce qui a eu un impact sur notre agenda », insiste le DRH.
Résultats
« Le taux d’activation des coffres-forts est de 98 %. Il est au-dessus de notre objectif initial qui était de dépasser la moyenne nationale. À noter que nous avons franchi la barre des 90 % très rapidement », souligne Jean-Christophe Capelle.
Désormais, la digitalisation de la gestion administrative permet au groupe ALTICE de « maîtriser le timing » et donc de renforcer la conformité de l’organisation. Par exemple, « aujourd’hui, nous sommes assurés qu’un contrat de travail a bien été remis à la signature ou que le courrier lié à une augmentation est déposé dans le coffre-fort la veille du virement. L’objectif est de tracer les données et de garantir la communication des informations. A chaque fois qu’il y a un dépôt dans le coffre-fort, le collaborateur est notifié pour lui indiquer qu’un nouveau document est disponible, et lui préciser la nature de celui-ci. » En 2021, lors du Plan de départ volontaire (PDV), la digitalisation a également permis à SFR de signer les conventions de rupture à l’amiable via la signature électronique puis d’envoyer les soldes de tout compte directement dans les coffres-forts numériques.
Du côté des professionnels RH, c’est le soulagement. En effet, en cas d’absence d’un gestionnaire RH, ses collègues peuvent accéder aux informations et poursuivre les activités. Quand les équipes paie gagnent du temps sur le classement des documents. « C’est un gain d’énergie important, car chacun peut se consacrer à d’autres missions comme répondre aux demandes complexes des salariés par exemple. »
Les prochaines étapes
Nul doute, la transformation digitale RH d’une organisation est un long voyage. Le groupe ALTICE, qui a aussi mis en place un portail salarié, sait qu'il aura bientôt des réflexions et des discussions à mener sur l’harmonisation de ses pratiques et de ses outils.
Histoire à suivre !
