Lorsqu’il y a quelques années, la Société des Autoroutes de France Sanef se lance dans la transformation digitale de son département RH, le groupe fait bien plus que simplifier et automatiser ses processus. Il entreprend une révolution culturelle, et ce, en passant du papier au 100 % numérique. « A part la paie, il n’y avait quasiment pas de processus digitalisés », se souvient Haba Sissoko, Responsable Process et SIRH chez Sanef depuis 2018. Décryptage !
« Avant la dématérialisation, un nouvel embauché avait un tas de documents à consulter, c’était une pile de papier. Aujourd’hui, ils peuvent accéder par exemple au règlement intérieur via un écran, et c’est tout aussi bien. Ils peuvent également visualiser la checklist de l’onboarding, et voir la liste des choses à faire se réduire au fur et à mesure qu’une étape a été réalisée ou qu’un document a été remis. Cela renvoie une image plus moderne et dans l’air du temps qu’une large enveloppe envoyée par courrier »
Haba Sissoko,
Responsable Process et SIRH chez Sanef
Les ambitions
Afin d’accompagner sa croissance, de moderniser ses pratiques RH, de centraliser les informations et d’améliorer l’expérience de ses 2 500 collaborateurs, le groupe Sanef s’est lancé dans un projet ambitieux de transformation digitale RH. Il décortique alors ses processus en matière d’entretien annuel, de formation, ou encore de recrutement. Et s’attelle à choisir à chaque fois la solution digitale adaptée à ses besoins. La dématérialisation du bulletin paie - facilitée dès 2017 - ainsi que l’entrée en vigueur l’année suivante du Règlement général pour la protection des données (RGPD), contribuent également à alimenter les réflexions en interne pour bâtir un écosystème SIRH cohérent et répondant aux enjeux du groupe.
C’est ainsi que pour aller plus loin dans la démarche de digitalisation RH, « nous nous sommes demandé si nous ne devions pas trouver une solution qui permette à la fois la gestion du coffre-fort électronique, la création du dossier collaborateur dématérialisé ainsi que l’archivage des documents », déclare Haba Sissoko, Responsable Process et SIRH chez Sanef. Et de poursuivre : « Nous avons cinq centres administratifs et tout autant de centres de stockage. Il nous fallait faciliter le quotidien des gestionnaires pour accéder aux données, rationnaliser nos pratiques et s’assurer d’être conforme aux évolutions réglementaires. »
La solution
Après avoir lancé un appel d’offres, Sanef décide de faire confiance à UKG en 2019. Un choix qui ne doit rien au hasard.
« J’avais participé à l’élaboration du cahier des charges, explique la Responsable Process et SIRH. Ce qui nous a plu chez UKG, ce sont les fonctionnalités proposées, ainsi que les différents modules que nous pouvions déployer au fil de l’eau. Par exemple, si nous avons d’abord mis en place Document Manager (gestion documentaire, ndlr), nous n’avions pas besoin d’installer dans l’immédiat People Assist (case management, ndlr). Mais nous nous projetions déjà. Nous pensions à optimiser le processus d’onboarding et on voyait les bénéfices que pouvaient nous apporter la solution. L’ergonomie a également été un facteur important dans notre décision. Il était essentiel de penser à la prise en main par les utilisateurs finaux. »
Autres éléments clés : la qualité du support offert par UKG ainsi que la montée en compétences sur l’outil des équipes RH de Sanef. « J’avais la tête dans le run à cette époque, et la facilité de paramétrage de UKG était un réel avantage, car cela permettait de rendre nos équipes RH plus autonomes, notamment sur la création de formulaires. »
L’équipe en interne, dédiée au projet, était réduite – « trois à quatre personnes, pas plus » - se souvient Haba Sissoko. Elle a été épaulée tout du long par un chef de projet UKG. « L’accompagnement a été clair et agile. Et ce, des premiers ateliers jusqu’aux recettes. Et cela a été très formateur. On sort de là en étant autonome ! Si cela pouvait être comme ça avec tous les éditeurs, ce serait l’idéal ! »
La bonne communication entre l’équipe projet, la DSI et UKG a permis un déploiement rapide de la solution. « Il n’a pas fallu plus de trois ou quatre mois. Nous avons terminé en juin 2019. Mais nous avons préféré attendre la fin des congés d’été pour assurer le lancement auprès des collaborateurs. »
Et c’est via un « DigiTour » dans ses centres administratifs, mais également sur tous ses sites, que Sanef a présenté la solution aux gestionnaires RH ainsi qu’à l’ensemble du personnel.
Les résultats
« Nous n’avions pas mesuré combien de temps prenait chaque processus, donc nous n’avons jamais pu comparer chiffres à l’appui. En revanche, nous partions de tellement loin, que c’est une évidence, nous avons gagné beaucoup de temps », déclare Haba Sissoko. Et les bénéfices sont nombreux…
…côté RH
La solution UKG permet aux équipes RH d’être très réactives, notamment lors de l’onboarding d’un collaborateur : « On a des recrutements très rapides. C’est-à-dire que des personnes doivent prendre leur poste dans la semaine qui suit l’entretien. Il faut donc que ça aille vite, aussi bien pour signer le contrat que pour récupérer les pièces justificatives. »
Lors de la pandémie de Covid, les équipes RH ont pris conscience de tout le potentiel de la solution, accélérant ainsi son adoption : « C’est une période durant laquelle [les gestionnaires RH] se sont rendu compte à quel point c’était pratique. Avec le dossier dématérialisé du collaborateur et la signature électronique, ils n’avaient pas besoin de se rendre au bureau ni pour retrouver des documents, ni pour faire signer un contrat de travail. Ça a accéléré l’acceptation de l’outil. A l’époque, on continuait d’embaucher et forcément, tout est plus simple lorsque c’est digitalisé. » Et d’ajouter : « Les personnes qui étaient réfractaires au changement sont celles qui ont finalement le plus adopté la solution. »
Le dossier dématérialisé du collaborateur facilite les échanges entre les gestionnaires RH : « Nous en avons fini avec les scans de documents ou les demandes de documents entre sites. Les gestionnaires RH vérifient d’abord dans le dossier dématérialisé du collaborateur. C’est beaucoup plus pratique et cela offre plus de sécurité également. »
…côté collaborateurs
Tous les collaborateurs de Sanef ne disposent pas d’un ordinateur. Il a fallu accompagner les personnes les plus éloignées du numérique. Entre le DigiTour et une campagne d’affichage en interne, l’adoption de la solution par les collaborateurs « n’a pas été compliquée ».
L’inauguration du coffre-fort électronique a eu lieu avec l’envoi du bilan social individuel (BSI). « Au travers de ce premier test, il s’agissait de démontrer aux collaborateurs qu’ils pouvaient recevoir en toute sécurité un document personnel », raconte Haba Sissoko. L’envoi par la suite des bulletins de salaire s’est effectué en toute simplicité et a été bien accueilli par les collaborateurs.
Les nouvelles recrues, quant à elles, plébiscitent la solution. « Avant la dématérialisation, un nouvel embauché avait un tas de documents à consulter, c’était une pile de papier. Aujourd’hui, ils peuvent accéder par exemple au règlement intérieur via un écran, et c’est tout aussi bien. Ils peuvent également visualiser la checklist de l’onboarding, et voir la liste des choses à faire se réduire au fur et à mesure qu’une étape a été réalisée ou qu’un document a été remis. Cela renvoie une image plus moderne et dans l’air du temps qu’une large enveloppe envoyée par courrier », remarque l’experte. Elle poursuit : « Lorsque je me présente auprès de nouveaux collaborateurs et que j’explique avoir UKG dans mon périmètre de responsabilités, j’ai des retours directs et positifs. Ils me disent qu’ils sont ravis d’avoir signé électroniquement leur contrat ou d’avoir téléchargé leurs documents. »
A venir
Vous l’aurez compris, la digitalisation RH chez Sanef a des impacts positifs à plusieurs niveaux : la productivité des équipes RH, la conformité de l’organisation, l’expérience collaborateur ou encore la marque employeur.
D’autres évolutions sont à prévoir et dépendront notamment des demandes des clients internes. Car désormais, la digitalisation RH fait intégralement partie de la culture du groupe. « Les collaborateurs ont vite oublié d’où on partait. Ils utilisent la solution de manière très naturelle. Et sont force de propositions ! »
Histoire à suivre !
