Société internationale de produits chimiques basée à Helsinki, en Finlande, Kemira emploie 5 000 collaborateurs répartis dans 37 pays. Sa mission : mettre son expertise au service de l’amélioration de la vie quotidienne des individus. L’entreprise répond aux enjeux des industries à forte consommation d’eau comme celles du papier et de la pâte à papier, du traitement des eaux usées, ainsi que l’industrie pétrolière et gazière. Ses produits visent à offrir une qualité, une fonctionnalité et une résistance optimales aux produits en papier et en carton, à assurer l’hygiène et la sécurité de l’eau et à maximiser le rendement des ressources énergétiques. Kemira dispose d’un réseau dédié d’experts, d’installations de production et de centres de R&D à travers le monde. Kemira s’est bâti une solide réputation internationale, s’appuyant sur une expérience de plus de 100 ans (l’entreprise a célébré le centenaire de sa création en 2020). Depuis 1972, l’organisation a pour raison sociale Kemira, un nouveau nom choisi suite à un concours lancé auprès de ses salariés. Le nom Kemira vient de trois mots finlandais signifiant chimie, minéraux et nutriments : kemiaa, mineraaleja et ravinteita.
“Nous avons été particulièrement intéressés par les fonctionnalités de gestion des documents, notamment la capacité de configuration pour faciliter l’adaptation aux processus locaux. Nous avions la possibilité de définir les flux de travail au niveau local, en fonction des attentes de chaque équipe RH.”
Mirka Janhonen
Directrice de la transformation digitale RH
Le défi
L’histoire de Kemira avec SAP SuccessFactors (aujourd’hui propriété de SAP) a débuté il y a plus de 10 ans, avec l’implémentation d’un premier module axé sur les performances et le développement, suivie par la mise en place d’autres modules, dont Employee Central pour les données de référence en 2016. Ce module contient toutes les données de référence des collaborateurs de l’entreprise, ainsi que les processus RH à l’échelle globale.
Le modèle RH décentralisé de l’entreprise signifie qu’une grande partie des activités RH s’effectuent au niveau local. De ce fait, les équipes RH devaient utiliser et/ ou imprimer des documents Word ou Excel et avaient recours à d’autres processus manuels. « En outre, du fait de notre répartition dans 37 pays, nous sommes confrontés à des problèmes linguistiques qu’une seule plateforme mondiale et un modèle RH décentralisé ne peuvent pas gérer efficacement », explique Mirka Janhonen.
Kemira a identifié son besoin : un système capable de s’intégrer à la plateforme de gestion des RH et d’améliorer la gestion des documents, afin de permettre aux responsables RH à travers le monde de télécharger, gérer et accéder plus facilement aux documents collaborateurs, aux modèles de documents ainsi qu’à d’autres informations. Kemira recherchait également un système qui permettrait à ses équipes RH de digitaliser ses pratiques et processus RH locaux. Outre le gain d’efficacité, l’un des critères essentiels était la recherche de plus de fiabilité et de transparence dans divers domaines, notamment celui de la conformité.
Mirka Janhonen souligne que la conformité des données était l’un des arguments clés à faire valoir auprès des dirigeants. « Nous voulions avoir une meilleure idée des documents détenus par les managers, et offrir aux salariés une meilleure visibilité des données stockées sur le système », préciset-elle. « Si l’on prend l’exemple d’un manager international, ce dernier doit contacter chaque responsable RH dans chaque pays où réside un membre de son équipe. Par conséquent, si l’on a 10 responsables d’équipe répartis dans 10 pays différents, on doit contacter chacun d’entre eux.
La solution
Après avoir évalué plusieurs systèmes, Kemira a opté pour la plateforme UKG HR Service Delivery, qui se compose de UKG Document Manager (solution UKG de gestion des dossiers du personnel) et de UKG People Assist (application UKG de gestion des demandes collaborateurs). L’une des raisons du choix de la solution UKG est sa capacité à s’intégrer au système central de SAP SuccessFactors. UKG est capable d’incorporer un niveau d’intégration supplémentaire, ce qui signifie par exemple que les professionnels RH ont accès à UKG Document Manager depuis le portail Employee Central de SuccessFactors. Selon Kristiina Airola, ex-responsable du développement des applications informatiques RH au sein de l’équipe de Janhonen, la capacité de personnaliser et d’adapter localement les processus est venue s’ajouter au facteur intégration comme critère essentiel de la décision d’achat. « La possibilité de définir les flux de travail à notre gré était un élément important », explique-t-elle
L’implémentation a eu lieu sur une année extrêmement chargée pour les équipes RH du monde entier, qui devaient constamment réagir aux impacts de la Covid-19. En 2020, l’un des principaux soucis de l’équipe de Mirka Janhonen était de développer des modèles de télétravail et d’effectifs hybrides afin de permettre à Kemira d’assurer un service ininterrompu auprès de ses clients internationaux. L’entreprise a été totalement opérationnelle tout au long de la pandémie, sans aucune réduction d’effectifs. De plus, en assurant à distance la majorité de l’implémentation, UKG a pu faire face aux restrictions imposées à travers le monde par la pandémie.
Pour surmonter les obstacles potentiels, UKG organise des ateliers de « coconstruction » lors de la configuration de UKG People Assist, afin de permettre au client de préciser ses attentes en termes de processus/demandes, et à UKG de collaborer avec lui pour les créer (ce qui s’est bien entendu fait à distance dans le cas présent). Le client apprend progressivement à les créer lui-même, pour finir par devenir totalement autonome. UKG effectue ensuite un suivi hebdomadaire pour résoudre tout problème potentiel, ainsi que des vérifications mensuelles. Dans le cas de Kemira, l’équipe devenant de plus en plus compétente, ces réunions se sont espacées avant de prendre fin.
En l’espace d’un an, le déploiement du système dans 37 pays s’est déroulé en deux phases. La première s’est concentrée sur les pays employant plus de 100 collaborateurs (soit 85 % des effectifs totaux) et la seconde sur tous les autres pays. Kemira a également décidé de procéder par étapes pour les fonctionnalités et de n’implémenter UKG People Assist qu’une fois UKG Document Manager opérationnel.
L’intégration a débuté fin octobre 2019, la première date d’activation étant fixée au 16 décembre pour UKG Document Manager dans les pays de la première phase et uniquement pour les professionnels RH (et non les managers ni les collaborateurs), la quatrième et dernière date étant fin août 2020 pour UKG People Assist dans les pays de la seconde phase. Chacune des dates d’activation a été respectée. L’implémentation a été accueillie favorablement par une équipe enthousiaste, prête à travailler avec le nouveau système, ce qui n’est pas toujours le cas, certains services RH étant réfractaires au changement. Outre une forte implication de la fonction RH, l’équipe d’implémentation comprenait également un spécialiste informatique dédié et la Concept Owner HR, Anna Syrjänen, dont le rôle était d’assurer une implémentation réussie dans le cadre de l’architecture informatique et technique de Kemira. « Ils étaient pratiquement “des nôtres” », déclare Mirka Janhonen. Et d’ajouter : « Nous avons travaillé en étroite collaboration tout au long du projet. C’est toujours ainsi que nous procédons. » UKG souligne que Kemira n’a pratiquement généré aucun ticket d’assistance, ce qui est rare pour une intégration de tierce partie et prouve à quel point elle a su communiquer avec chaque pays et les familiariser avec la solution avant son déploiement.
Résultats
L’argumentaire était bâti autour de la conformité des données et de la recherche de plus de transparence pour les managers. L’équipe souligne que le feedback des diverses parties prenantes confirme que les résultats répondent à ces attentes.
Elle précise également que les salariés apprécient la façon dont divers processus, comme l’approbation des congés, ont été accélérés, et le fait qu’ils peuvent désormais accéder eux-mêmes au système pour voir quelles données les concernant sont conservées.
Autre résultat positif : la capacité de reporting en matière de processus et d’opérations RH locaux, ce qui n’était pas possible auparavant. « Cela confère une plus grande visibilité aux professionnels RH », déclare Kristiina Airola. « Des tâches quotidiennes à la gestion des demandes, une grande partie du travail des RH est invisible, et dans certains pays plus petits, ce sont les responsables RH eux-mêmes qui les effectuent. »
