Howard Tenens Logistics est l'une des plus grandes entreprises logistiques indépendantes du Royaume-Uni, avec une superficie d'entrepôts de plus de 371 000 mètres carrés. Elle assure une couverture nationale et internationale, grâce à une flotte de distribution de plus de 200 véhicules et plus de 500 semi-remorques.
“Les outils de suivi et de génération de rapports ont été extrêmement utiles pour améliorer l'efficacité. Grâce à la nouvelle solution mise en place, nous sommes désormais bien mieux préparés à faire face à une éventuelle volatilité..”
Sophie Berry
responsable de la veille stratégique et de l'efficacité du groupe
Défis
La priorité de Howard Tenens était d'améliorer l'efficacité, l'exactitude de la paie et la visibilité sur l'ensemble de ses sites, afin de fidéliser les chauffeurs et de réduire les tâches administratives et de retraitement liées aux RH. En matière de gestion des RH, l'entreprise était déterminée à se tourner vers l'avenir et à laisser derrière elle les systèmes papier et les tableurs.
Les anciens processus manuels avec des cartes de pointage et l'importation vers Excel entraînaient des heures superflues d'administration et un risque élevé d'erreurs de paie. Les demandes de congés annuels sur papier débouchaient sur un surcroît de travail pour les responsables et des retards dans les approbations. Les comptes-rendus des absences mineures, comme les retards, étaient si chronophages qu'ils étaient souvent négligés. Les chauffeurs représentent 33 % de la masse salariale, et avec une pénurie nationale de chauffeurs, leurs services étaient très demandés.
Howard Tenens devait s'assurer que la fidélité du personnel n'était pas érodée par des erreurs de paie et des opérations RH lentes et trop compliquées. Tout en voulant améliorer la vie professionnelle de ses employés, Howard Tenens souhaitait également accroître la visibilité et la génération de rapports sur ses 13 sites. Il n'y avait aucun moyen de vérifier les rapports de temps et de présence et les rapports de performance générale soumis par les différents responsables. Il était donc presque impossible de comparer les sites afin d'identifier les améliorations nécessaires. Howard Tenens avait besoin d'une solution qui s'intégrerait à son fournisseur actuel de services de paie et offrirait un processus d'adoption favorable pour rationaliser la transformation de ses RH.
Solutions
Après avoir étudié les fournisseurs de services de gestion des RH, Howard Tenens a mis en œuvre la solution UKG Ready™. Cette solution unifiée dans le Cloud garantit la cohérence, avec une source unique et fiable pour tous les dossiers des employés et les fonctions de gestion des RH. Les processus de RH sans papier et les outils en libre-service en ligne rationalisent l'administration des temps et des présences, des congés et des informations sur les employés. Les processus de paie automatisés garantissent l'exactitude des chèques de paie, l'application cohérente des règles de paie et la conformité aux réglementations.
Simple et conviviale, la solution UKG Ready offre une expérience personnalisée, axée sur les personnes, qui élimine les tâches administratives superflues, améliore l'efficacité et aide à préserver votre conformité. Grâce à l'intégration avec leurs tachygraphes, les chauffeurs n'ont plus besoin de pointer et sont certains que les heures mesurées sont exactes. Des rapports et une visibilité renforcés contribuent à la standardisation des pratiques optimales sur les sites et améliorent l'efficacité. En raison des acquisitions réalisées au cours de l'histoire de l'entreprise, celle-ci opère avec de nombreuses règles de paie différentes. Grâce à sa flexibilité, UKG Ready est capable de les gérer. Maintenant que le système est en place, ces règles de paie ont été standardisées.
Résultats
La précision de la paie s'est améliorée de façon spectaculaire, ce qui a contribué à fidéliser les chauffeurs à un moment où la demande de conducteurs était très élevée. Les fonctionnalités mobiles ont permis d'améliorer encore l'expérience des employés, d'accroître l'efficacité et de fournir des informations en temps réel sur la main-d'œuvre, pour des décisions de gestion opportunes et bien informées. L'enregistrement des absences des employés s'est amélioré, ce qui signifie que l'entreprise Howard Tenens était mieux préparée à faire face aux maladies, à l'isolement et à la quarantaine liés au Covid. Les cadres peuvent désormais se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, optimisant ainsi les heures de travail.
Chez Howard Tenens, la nouvelle norme est une culture d'amélioration continue et d'efficacité : au cours de sa première année avec UKG Ready™, l'administration hebdomadaire des heures a diminué de 70 % et le temps passé à traiter les problèmes de paie sur les sites a baissé de 80 %. Les chauffeurs de Howard Tenens sont restés fidèles malgré la forte demande extérieure pour leurs services. Dans le cadre d'une enquête réalisée à l'échelle de l'entreprise, ils ont exprimé leur soutien vis-à-vis du nouveau système. Ils ont fait l'éloge de la facilité d'utilisation d'UKG Ready et, en particulier, de la commodité d'utilisation de leur téléphone portable pour consulter leur solde et leurs demandes de congés. Les responsables ont également adopté la solution UKG Ready™, signalant une réduction substantielle des tâches administratives liées à la paie, aux heures et aux congés de leur personnel, ainsi qu'une plus grande facilité d'utilisation pour le suivi des temps, des présences et des retards. Les avantages du nouveau système ont été constatés dans l'ensemble de l'entreprise. Selon Sophie Berry, responsable de la veille stratégique et de l'efficacité du groupe, « les outils de suivi et de génération de rapports ont été extrêmement utiles pour améliorer l'efficacité. Elle déclare : « Grâce à la nouvelle solution mise en place, nous sommes désormais bien mieux préparés à faire face à une éventuelle volatilité ». L'amélioration de la visibilité n'est pas seulement utile pour l'employé personnellement mais aussi pour l'ensemble de l'entreprise. UKG Ready fournit des rapports avec des informations auparavant impossibles à obtenir, comme les taux d'absence par site. Les sites les plus performants peuvent ainsi servir de référence et des indicateurs clés de performance peuvent être définis pour chaque site, ce qui améliore l'efficacité de l'ensemble de l'entreprise.
