Les ambitions
- Digitaliser entièrement la gestion des documents RH et des demandes collaborateurs et déployer le coffre-fort électronique salarié au sein des filiales du groupe à l’international.
- Améliorer de l’expérience collaborateur : équipes RH, managers et salariés.
- Accompagner les équipes pour le changement.
- Répondre aux enjeux RSE en incluant les populations éloignées du numérique ainsi que les collaborateurs rencontrant des difficultés à la lecture et l’écriture.
Le groupe minier et métallurgique français Eramet compte plus de 10 000 salariés, répartis sur 47 sites dans 20 pays. Et même si la moitié des effectifs n’a ni bureau ni adresse email professionnelle, cela n’empêche en rien cet acteur de premier plan de mener à bien son projet de transformation digitale RH. Au contraire. Après avoir déployé avec succès la gestion digitalisée des documents RH, des demandes collaborateurs ainsi que le coffre-fort salarié en France, le groupe a décidé d’équiper également ses filiales à l’international. Eirik Charpentier, Responsable SIRH groupe chez Eramet nous explique pourquoi et comment UKG répond aux ambitions de l’entreprise, notamment en matière d’amélioration de l’expérience collaborateur.
« La solution UKG réduit l’usage du papier, fiabilise les processus, assure la traçabilité et fait économiser du temps »,
Eirik Charpentier
Responsable SIRH groupe chez Eramet
Les défis
Afin de compléter son système d’information RH (SIRH), le groupe Eramet se dote dès 2014 de la solution UKG. Si le groupe est international, c’est la France métropolitaine et ses 5 000 collaborateurs qui se lancent dans ce projet pilote. D’abord en mettant en place le coffre-fort électronique salarié et la dématérialisation des documents RH, puis la gestion digitalisée des demandes collaborateurs. Et c’est un succès, notamment au niveau de la productivité RH. Par exemple, rien qu’en mettant en place un workflow (flux de travail) pour le traitement des arrêts de travail, Eramet a économisé énormément de temps. « A l’époque, cela correspondait à un demi équivalent temps plein », rapporte l’expert. Il ajoute : « Et c’était sans compter d’autres tâches masquées que nous n’avions pas évaluées ! »
Fort de cette expérience concluante, Eramet a donc décidé de déployer la solution UKG HR Service Delivery dans ses filiales à l’international. Le groupe a d’abord lancé les opérations au Gabon en septembre 2022, au Sénégal en octobre 2022 et en Nouvelle-Calédonie en mai 2023. Il prévoit ensuite un déploiement en Norvège à partir d’octobre 2023.
Penser global, agir local, voilà le cœur de la stratégie adoptée par le groupe minier et métallurgique. « Lorsque nous lançons un projet avec UKG, nous le faisons au niveau de la filiale, car nous souhaitons que l’outil réponde en tous points aux enjeux locaux. »
La solution
La stratégie de digitalisation RH du groupe Eramet comprend deux volets :
- Une composante SAP SuccessFactors pour le SIRH global
- Une composante UKG HRSD pour la digitalisation des documents et des processus.
Chaque projet est mené en interne, et ce, pour deux raisons essentielles déclare Eirik Charpentier :
- « Le paramétrage de la solution UKG HR Service Delivery est très simple : un collaborateur RH avec une bonne appétence IT est complètement capable de s’en charger, après avoir suivi la formation UKG. Nul besoin de faire appel à des consultants spécialisés pour s’en occuper. Si nous avons besoin d’aide, il nous suffit de solliciter UKG qui nous apporte des réponses rapidement. Cela coûte donc moins cher à déployer et on garde la maitrise. »
- « Les entités locales peuvent paramétrer elles-mêmes des formulaires et des workflows simples. »
Au Gabon, en Nouvelle-Calédonie et au Sénégal, chaque projet a duré environ trois mois. Eirik Charpentier a supervisé les avancées avec l’aide de l’expert UKG Eramet, d’un référent local et d’un expert UKG. « Nous avons organisé quelques ateliers avec les équipes RH et des managers de chaque filiale afin de bien comprendre leurs problématiques et savoir quels processus ils souhaitaient digitaliser. Parfois, c’étaient des choses simples. Au Sénégal, par exemple, les équipes devaient recourir à des coursiers pour transférer des arrêts de travail d’un site A à un site B. Nous avons digitalisé le processus et cela a fait gagner 6h de temps par semaine. Au bout du compte, nous avons créé entre 20 et 30 formulaires pour chaque filiale et ce, en fonction de leurs besoins respectifs. Puis nous avons défini les workflows : qui devait être informé ? Qui devait valider ? Où devait être stocké le document ? »
Après le paramétrage effectué en cinq jours, vient le moment de la recette. « L’avantage, c’est que nous formions le référent local à l’application afin qu’il assure la recette lui-même. » Une fois cette étape franchie, Eirik Charpentier pouvait organiser un déplacement sur place afin de former les utilisateurs avec l’expert UKG Eramet : « les RH, des managers et parfois aussi les salariés ».
Les résultats
« La solution UKG réduit l’usage du papier, fiabilise les processus, assure la traçabilité et fait économiser du temps », commente le responsable SIRH groupe.
Les professionnels RH plébiscitent la dématérialisation du dossier du personnel, car ils peuvent accéder aux documents des collaborateurs peu importe où ils sont. « Avant, ils devaient faire des demandes notamment auprès de la société d’archivage, aujourd’hui les dossiers des collaborateurs sont accessibles simplement. C’est un vrai progrès. »
Les managers voient leur quotidien amélioré car, « ils peuvent suivre les demandes des collaborateurs et les valider de manière digitalisée grâce à des workflows, au lieu de le faire via des formulaires papier. »
Enfin les salariés « peuvent facilement transmettre des documents, poser des questions sur leurs congés ou leur bulletin de paie. Et la requête, envoyée à la bonne personne, est tracée. C’est rassurant pour les collaborateurs qui savent que leur demande a bien été prise en compte et qu’il y a un suivi. »
A noter que « ceux qui utilisaient déjà des appareils (ordinateur, tablette, smartphone) dans le cadre de leur travail sont très contents, car la communication est plus facile. Si pour les autres collaborateurs l’utilisation de l’ordinateur s’avère plus compliquée, l’adoption de la solution via le téléphone portable se révèle plus simple. »
La conduite du changement a été un facteur clé pour mener jusqu’à leur terme ces projets de transformation digitale RH. Pour réussir, Eirik Charpentier avec l’expert UKG Eramet s’est appuyé sur sa solide expérience acquise lors du déploiement de la solution UKG en France.
« Nous avons communiqué avec les équipes locales tout au long du déploiement… Et après », dit-il. Et de préciser : « Nous avions mis en place un point hebdomadaire, puis trimestriel pour savoir où nous en étions au niveau des documents envoyés et des demandes réalisées. Sur ce type de projets, ce n’est pas parce qu’on a mis en production qu’il faut arrêter le suivi. Au contraire, il faut continuer à former et vérifier que les personnes utilisent bien l’application. Si elles ne le font pas, il est important de leur demander pourquoi. Est-ce que certains formulaires ne sont pas faciles d’accès ou compréhensibles ? Il convient alors de faire les modifications adéquates. Il peut s’agir également de mener des actions de sensibilisation ou de formation complémentaires. » Il rappelle également que « l’adoption d’un nouvel outil ne se fait pas par magie. Il faut une équipe locale pour animer ».
Il convient de compter sur les équipes RH, et de réaliser des démonstrations sur ordinateur et mobile, notamment en présentiel pour les collaborateurs « qui n’ont pas l’habitude d’utiliser des devices entreprise ». « Au Gabon, sur un site de 1 800 personnes, nous mettons à disposition des ordinateurs en mode kiosque pour que les salariés puissent effectuer leur demande. Toujours au Gabon, nous allons étendre ce dispositif à un site de 2 000 collaborateurs. »
L’autre projet central pour Eramet est le déploiement à partir d’octobre 2023 du processus Onboarding avec la solution UKG HRSD qui viendra compléter le module recrutement de SAP SuccessFactors. « Nous travaillons en étroite collaboration avec UKG pour interfacer la solution UKG et SuccessFactors, et ensuite le déployer dans toutes nos filières », explique le spécialiste.
Les projets à venir
Si 2023 est une année phare pour le déploiement de UKG HR Service Delivery au sein du groupe, l’année prochaine devrait se révéler cruciale pour permettre une transformation digitale encore plus inclusive. « Dans certaines de nos filiales, 20 à 30 % de nos salariés rencontrent des difficultés à la lecture et l’écriture, déclare Eirik Charpentier. Nous réfléchissons aux meilleurs moyens pour adapter nos solutions et inclure au maximum ces salariés afin qu’ils puissent communiquer comme les autres. L’objectif en matière de RSE est qu’ils ne se sentent pas exclus de cette transformation digitale. »
Histoire à suivre !
