Nul doute, la transformation digitale RH est à l’œuvre chez SMCP (Sandro, Maje, Claudie Pierlot et De Fursac). Et pour cause, cet acteur phare du luxe accessible a choisi de déployer UKG HRSD pour la gestion administrative de ses 4 500 collaborateurs à travers l’Europe. Si c’est en France que le projet a d’abord vu le jour, il s’étend à vitesse grand V sur les treize autres territoires où est implanté le Groupe. Agnès Guilbaud, Directrice Paie et Administration du personnel France et Europe, nous partage les dessous de ce voyage technologique à la fois exigeant et ambitieux.
«[UKG HRSD]nous aide sur toute la partie contractuelle avec le collaborateur. Je pense par exemple à la génération automatique de documents, notamment pour les contrats de travail et les avenants. Rappelons que dans notre secteur d’activité, entre les temps partiels et les CDD, le volume à gérer est important.»
Agnès Guilbaud
Directrice Paie et Administration du personnel France, SMCP
En 2019, lorsque Agnès Guilbaud rejoint SMCP en tant que Directrice Paie et Administration du personnel France, UKG HRSD est alors déjà déployé au sein de l’Hexagone, et ce, pour les quatre Maisons du Groupe. L’outil fait ses preuves, que ce soit pour assurer la continuité de l’activité ou la conformité de l’organisation.
« [UKG HRSD] nous aide sur toute la partie contractuelle avec le collaborateur. Je pense par exemple à la génération automatique de documents, notamment pour les contrats de travail et les avenants. Rappelons que dans notre secteur d’activité, entre les temps partiels et les CDD, le volume à gérer est important… La digitalisation et la simplification des processus facilitent aussi les échanges entre les équipes RH et les collaborateurs, tout en sécurisant la transmission de documents. » Et de conclure : « La solution est bien accueillie par les différentes parties prenantes : professionnels RH, managers et collaborateurs. »
Aussi, lors de l’élargissement de son périmètre à l’Europe, fort de ce succès, et afin de faire rimer processus avec cohérence et lisibilité, Agnès Guilbaud lance un projet d’harmonisation des pratiques à l’échelle européenne. Un projet d’autant plus essentiel, qu’en dehors de la France, l’administration du personnel est gérée par des formulaires mail et des templates word.
Ambitions/Enjeux
« Avec la dématérialisation nous voulions mettre un terme à ces pratiques et écrire une histoire commune. C’était aussi le moyen de :
- Venir en soutien des gestionnaires RH dans le volume d’informations à traiter ;
- Réaliser un traitement plus optimal des demandes et en assurer le suivi ;
- Assurer la continuité d’activité même en cas de gestionnaire RH absent.
Cela nous permettait aussi d’assurer la conformité de l’organisation grâce à la génération automatique de documents, limitant ainsi les risques d’erreurs et leurs conséquences. »
Solution
Pour le groupe SMCP, commence alors en 2022 le déploiement en Europe de UKG HRSD au rythme de deux pays par an en moyenne. Après le Royaume-Uni, l’Allemagne et l’Italie, les Pays-Bas et l’Espagne seront les prochaines étapes d’un plan qui se déploie sur le long terme en permettant de faire gagner en rapidité d’exécution. « Etant donné que nous mettons en place quasiment les mêmes workflows dans tous les pays, nous avons acquis une certaine aisance, qui nous permet d’être plus efficaces et plus rapides. Nous réalisons aussi les paramétrages en fonction des spécificités régionales », précise la Directrice.
Pour gagner en autonomie dans le paramétrage de l’outil, le groupe SMCP a misé sur la montée en compétences de ses collaborateurs. « UKG nous a accompagnés et nous a formés. C’était pour nous essentiel, notre secteur d’activité est mouvant et nous devons faire face régulièrement aux évolutions légales et règlementaires en France et Europe. Par exemple, il peut nous arriver de devoir changer une trame dans un contrat de travail à la suite de la mise en vigueur d’une nouvelle loi. Nous pouvons maintenant le faire aisément et rapidement, car nous avons les compétences en interne. » Elle poursuit : « UKG répond aussi présent rapidement lorsque nous avons une demande. Les équipes sont très réactives et c’est très agréable. Car à mon poste, je dois répondre aux besoins du terrain tout en respectant un cadre légal exigeant et mouvant. Il faut donc que ça aille vite. »
Résultats
Désormais la gestion administrative du personnel se déroule uniquement via la plateforme UKG HRSD. Les avantages sont nombreux pour le groupe SMCP : « Collaborateurs et managers ont chacun leur profil et des accès à des formulaires distincts, souligne Agnès Guilbaud. Le collaborateur passe par la plateforme pour échanger avec son gestionnaire, quand le manager l’utilise pour faire ses demandes. C’est rapide, en un clic on peut générer les contrats ou les avenants. »
Via la base de connaissances propre à chaque pays, collaborateurs et managers peuvent rapidement trouver des informations concernant les politiques de l’entreprise ou les processus. « En cas d’absence, quels sont les justificatifs à fournir ? », « Qu’est-ce que le 1 % logement ? », « Comment planifier un collaborateur ? », « Que faire en cas de rupture de la période d’essai ? », etc, autant de questions qui trouvent réponse dans l’outil.
Le quotidien des gestionnaires est facilité : « Lorsque UKG HRSD est déployé dans un pays, je constate rapidement un avant et un après. Les gestionnaires ont indéniablement gagné en temps et en réactivité. Nous avons amélioré notre productivité sur les tâches à faible valeur ajoutée. Et je préfère que les gestionnaires se concentrent sur d’autres sujets plus structurants. »
Le Groupe gagne en conformité : « Etant donné que tous les documents transitent via l’outil, la sécurité des données est garantie. Par exemple, lorsqu’un collaborateur demande un changement de RIB, nous sommes assurés que c’est bien lui qui est à l’origine de la démarche, et qu’il ne s’agit pas d’une opération de phishing (hameçonnage, ndlr). » De plus, « les templates de contrats et d’avenant ne sont pas modifiables manuellement, nous avons tout verrouillé juridiquement, et nous sommes sûrs de ce que nous générons. »
Peu importe le pays dans lequel le collaborateur travaille, les processus sont identiques, et ce, « même si nous nous adaptons aux contraintes réglementaires du pays avec des workflows spécifiques. Nous créons une uniformité pour chaque marque. Nous gagnons en clarté, c’est un plus pour les gestionnaires, mais aussi pour les collaborateurs qui ont accès aux informations et communiquent simplement avec les équipes RH », conclut la Directrice Paie et Administration du personnel France et Europe.
