Le Groupe Bon Marché cultive depuis 1852 les premières fois. Dès le milieu du 19e siècle, Aristide Boucicaut, le fondateur du grand magasin de la Rive Gauche, invente l’art de la vente et celui des services aux clients, tout en veillant à améliorer le confort et les conditions de travail de ses équipes. Ce sens de l’innovation et du commerce a marqué l’histoire des Maisons que sont Le Bon Marché et La Grande Épicerie de Paris. Avec toujours à l’esprit de devancer les grandes tendances qui bouleversent le monde de l’entreprise, le Groupe Bon Marché a initié dès 2017 la transformation digitale de son département RH dans le but de répondre aux enjeux d’attraction et de fidélisation des talents, et plus largement d’amélioration de l’expérience collaborateur. Rencontre avec José De Oliveira, HRIS Project Manager au Bon Marché, pour en savoir plus.
Défis
Si l’on devait retenir un mot-clé dans le projet de digitalisation RH du Groupe Bon Marché, ce serait bien « anticipation ». José De Oliveira, HRIS Project Manager au sein de cette célèbre institution, qui était présent aux prémices de cette aventure, se souvient : « Lorsque nous avons lancé cette réflexion, il y a plus de cinq ans, c’était pour nous aider à faire mieux et plus rapidement en utilisant moins de papier. En anticipant la digitalisation RH, nous avions déjà en tête d’offrir une expérience collaborateur différente voire différenciante et de répondre à des enjeux jugés aujourd’hui essentiels comme l’attraction et la fidélisation des talents. » Et d’ajouter : « Nous avions cette volonté de dépoussiérer la fonction RH à l’aide de fonctionnalités modernes et digitales. Cela s’inscrivait dans une démarche globale. Par exemple, c’est à cette période que nous avons commencé à doter nos collaborateurs de smartphones. » De plus, le Groupe Bon Marché avait également pour ambition de gagner de l’espace. En effet, il ne fallait pas moins de trois salles pour archiver les documents RH. Ces mètres carrés économisés ont depuis été transformés en réserves pour le magasin, espaces de bureau et de vie pour les collaborateurs
Solutions
Après une veille attentive du marché des éditeurs RH, « le choix s’est naturellement porté sur UKG », explique José De Oliveira. « Cela correspondait à nos attentes en matière de gestion dématérialisée des processus RH : coffre-fort électronique, signature électronique, gestion des demandes des collaborateurs, stockage et archivage des documents RH… Étant donné que tous ces modules étaient proposés par un seul et unique prestataire, cela nous a semblé une évidence. »
La mise en place du projet s’est déroulée en deux étapes afin de coller à l’agenda chargé de la transformation digitale du Groupe Bon Marché. L’équipe SIRH a priorisé le déploiement du coffre-fort électronique offert à tous les collaborateurs – stagiaires compris –, du dossier collaborateur dématérialisé et de la signature électronique. Ainsi entre le lancement du projet et l’utilisation effective par les équipes RH, il s’est écoulé cinq mois à peine. Ensuite, quelques mois plus tard a été déployé UKG People Assist, qui donne accès aux collaborateurs à un portail RH sur lequel ils peuvent trouver des réponses à leurs questions les plus fréquentes ou adresser des requêtes au service RH en quelques clics, finalisant ainsi la digitalisation de tous les processus RH.
Pour réussir ce projet de transformation digitale RH, José De Oliveira s’est certes appuyé sur la DSI, mais il note que pour la toute première fois, « [il a] eu moins besoin d’elle pour mener [ses] projets à leur terme ». « Au sein du Bon Marché, c’est le premier outil pour lequel il y a eu un lead RH. C’est un vrai changement », remarque-t-il. Les professionnels RH ont été impliqués lors d’ateliers afin de déterminer comment passer de processus manuels et papiers à des processus digitaux. Ils ont également été d’une aide précieuse pour la base de connaissances qui permet de mettre à la disposition des collaborateurs des informations sur de nombreux items. « J’avais moins de visibilité sur cet aspect RH, mes collègues se sont mobilisés pour qu’on puisse avancer sur ce point. Ça s’est bien passé, ça a été assez fluide », commente l’expert.
A noter que l’organisation compte 1 500 salariés environ. De plus, les 2 000 démonstrateurs qui travaillent pour les marques présentes au Bon Marché bénéficient aussi d’un dossier collaborateur dématérialisé.
« Le contrat de travail est signé grâce à la signature électronique, les pièces justificatives sont partagées via la plateforme… Dès le départ, les collaborateurs bénéficient d’une expérience collaborateur différente, innovante et digitalisée »,
José De Oliveira
HRIS Project Manager
Résultats
Après avoir lancé une campagne de communication interne, l’adoption des nouveaux outils RH a été facilitée. L’organisation affiche un taux de dématérialisation du bulletin de paie de 85 % ! La solution UKG HR Service Delivery est devenue essentielle aussi bien pour les équipes RH, les managers que les collaborateurs. « UKG HRSD est alimenté par notre système de gestion administrative, ce qui en fait un outil central pour la direction RH afin de mener à bien les processus. Nous nous sommes vite rendu compte de la facilité d'utilisation de la signature électronique et du temps qu’elle nous faisait gagner.”, précise le spécialiste.
Aujourd’hui les managers utilisent également la solution pour valider les demandes de télétravail ou pour effectuer une demande de recrutement par exemple. Enfin, les collaborateurs ne sont pas en reste. Ils sont familiarisés avec People Assist (gestion des demandes Collaborateur et base de connaissances RH) avant même leur premier jour dans l’entreprise. « Le contrat de travail est signé grâce à la signature électronique, les pièces justificatives sont partagées via la plateforme… Dès le départ, les collaborateurs bénéficient d’une expérience collaborateur différente, innovante et digitalisée », explique-t-il. Et ce sont bien tous les collaborateurs de l’organisation qui jouissent des bienfaits de la digitalisation RH et ce tout au long de leur parcours. En effet, le Groupe Bon Marché a créé des formulaires pour gérer les demandes simples des collaborateurs comme le changement d’adresse ou de RIB. Mais aussi leurs demandes plus complexes à l’instar de la planification du travail du dimanche.
Simplifier la planification du travail du dimanche pour les salariés volontaires
Toujours dans l’optique de se débarrasser du papier, le Groupe Bon Marché a souhaité digitaliser un processus important : la gestion des demandes des collaborateurs souhaitant travailler le dimanche ou qui ne veulent explicitement pas travailler, qu’il s’agisse de quelques dimanches par an ou bien tous les dimanches de l’année. « Nous avons alors créé des formulaires via UKG People Assist. Le collaborateur y fait sa demande qui est ensuite transmise à son manager. Chacun appose sa signature sur le document qui est ensuite distribué dans le dossier collaborateur dématérialisé », explique le HRIS Project Manager.
Un résultat commun de la collaboration entre Le Bon Marché et UKG.
Pour mettre en place le processus, qui est géré par un RPA (Robotic Process Automation) dans le système, l'équipe du Bon Marché a d'abord dû déterminer les processus souhaités et configurer les formulaires de demande correspondants. La mise en œuvre dans le système a ensuite été effectuée par l'équipe UKG.
Mais comment aller plus loin, notamment pour faciliter la vie des managers en alimentant le planning des collaborateurs sur plusieurs semaines par exemple ? Connecter UKG HRSD à un outil de gestion des temps permettrait d’optimiser le processus. A ce stade, “ La prochaine étape pour nous serait de connecter UKG HRSD à notre outil de gestion des temps “, comme cela est possible aujourd'hui avec les solutions UKG Ready et Dimensions. Cela implique une double saisie, ce qui représente une contrainte pour les professionnels RH et un risque d’erreur potentiel. « Il nous faut perfectionner ce point, car il n’y a pas de connexion entre ces outils », explique José De Oliveira.
