Basé à Enschede, aux Pays-Bas, Huuskes est un fournisseur, un producteur et un partenaire de connaissances complet en matière d'aliments et de boissons pour le secteur de la santé et la restauration d'entreprise. La société, qui opère à partir de plusieurs sites, propose une gamme étendue de repas fraîchement préparés dans ses propres cuisines, de produits frais non transformés, d'épicerie sèche, de produits surgelés et de produits non alimentaires.
Défis
Les 1 000 employés de Huuskes pointent à l'entrée et à la sortie, huit fois par jour, pour le début et leur fin de journée ainsi que lors de leurs différentes pauses. Les pointages manquants étaient fréquents, et les responsables devaient envoyer par courriel les demandes de modification des feuilles de temps aux RH pour les mettre à jour. Avec ce grand nombre d'employés et de pointages quotidiens, le personnel des RH passait, chaque semaine, un temps considérable à saisir les demandes de modification des feuilles de temps. Les employés pouvaient consulter leurs feuilles de temps et leurs pointages dans l'ancien système de gestion des heures de l'entreprise, mais ne voyaient pas comment leur temps était calculé pour la paie.
Une gestion efficace du temps des employés représentait également un défi. En effet, les responsables devaient attendre la semaine suivante pour connaître le nombre d'heures travaillées par leurs employés la semaine précédente pour l'exécution des commandes. Les horaires étaient créés dans des feuilles de calcul, ce qui rendait presque impossible les ajustements opportuns des horaires pour éviter les heures supplémentaires.
L'entreprise compte de nombreux employés d'astreinte, mais les responsables n'avaient aucune visibilité sur leur disponibilité. En général, un responsable envoyait un message aux employés via WhatsApp pour s'enquérir de leur disponibilité. Ce processus prenait beaucoup de temps et ne permettait pas d'affecter le personnel qualifié.
Au début de chaque année et lors de l'embauche d'une personne, le personnel des RH attribuait manuellement les heures accumulées aux employés, qui n'avaient qu'un accès limité à leurs soldes de cumuls.
Solutions
Recherchant une solution plus fonctionnelle et plus souple, avec le souhait de transférer son système de gestion des temps et des présences dans le cloud, Huuskes a mis en œuvre la solution UKG Ready®, y compris le module de gestion des heures et le contrôle d'accès, qui permet un accès à la solution, à tout moment et en tout lieu, depuis un appareil mobile, un ordinateur portable ou un PC. Récemment, l'entreprise a également ajouté la solution de planification des horaires.
« La solution est vraiment flexible, très moderne, et géniale », déclare Martin Bakker, conseiller en RH chez Huuskes. « Elle possède toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin. »
UKG Ready est intégré au système infonuagique de GRH de Huuskes, AFAS Profit.
« Avec l'application [Ready], nous bénéficierons d'un aperçu direct sur les horaires des employés. Cela aura des répercussions extraordinaires pour nous comme pour nos employés. »
Martin Bakker
conseiller en RH
Résultats
UKG Ready est si facile à utiliser que Martin Bakker affirme que les responsables et les employés ont été formés à la solution en enregistrant et en publiant sur l'intranet de l'entreprise des vidéos expliquant comment remplir une feuille de temps, soumettre une demande de modification de feuille de temps et visualiser une feuille de temps et les cumuls. « Nous n'avons pas eu beaucoup de questions de la part de nos responsables ni de nos employés », ajoute-t-il. « Presque tout le monde a été immédiatement capable d'utiliser la solution. »
Le processus de demande de modification des feuilles de temps est désormais simplifié. Les employés soumettent leurs pointages manquants, les responsables examinent les soumissions dans la feuille de temps, et le processus est clairement visible dans la solution.
« Avec UKG Ready, nous économisons environ 20 heures par semaine », explique Martin Bakker. « Si vous devez changer les pointages pour 1 000 employés, cela prend beaucoup de temps. Avec toutes nos pauses, les employés pointent huit fois par jour. Il est très probable qu'ils manquent certains pointages pendant la journée. »
Le processus a accru la responsabilité des employés vis-à-vis de leur temps. « Les employés se sentent plus responsables de leurs feuilles de temps », décrit Martin Bakker. « Auparavant, le responsable vérifiait les feuilles de temps et nous soumettait les modifications. Maintenant, c'est l'employé qui vérifie sa feuille de temps et soumet les changements éventuels. »
Comme les employés ont accès à leurs informations (feuilles de temps, cumuls et paie) à tout moment, grâce aux outils de libre-service de la solution sur leurs appareils mobiles, ils sont davantage mobilisés. « Les employés ont maintenant beaucoup plus de visibilité sur leurs informations, et ils en sont très satisfaits », poursuit-il.
Les responsables voient les heures travaillées par les employés au sein de chaque service et centre de coût. Cela améliore la gestion des effectifs et des coûts de la main-d'œuvre. Grâce à l'accès à des rapports personnalisés, les responsables peuvent déterminer rapidement le nombre d'heures travaillées par les employés au cours des jours précédents, ce qui leur permet de calculer s'ils ont utilisé trop d'heures et de procéder ensuite à des ajustements.
UKG Ready permet également des gains de temps et des améliorations dans d'autres domaines. « La solution gère les cumuls pour nous, ce qui réduit la charge de travail lors de l'ajout ou de la cessation d'emploi d'un employé, et nous permet d'obtenir des données correctes », détaille Martin Bakker. Il ajoute que la configurabilité de la solution leur permet d'appliquer avec précision les règles de paie des congés de maladie qui sont spécifiques aux employeurs des Pays-Bas. Auparavant, ces calculs compliqués étaient effectués à la main. Il a désormais davantage de temps pour d'autres tâches liées à la GRH.
Huuskes a récemment ajouté UKG Ready Scheduler pour améliorer son processus de planification des horaires. Cinquante employés d'un service utilisent actuellement la solution. D'ici quelques mois, ce nombre s'étendra à 800 employés dans d'autres services. M. Bakker s'attend à ce que la solution offre une meilleure visibilité sur la disponibilité des employés d'astreinte, car ils se signalent eux-mêmes comme disponibles ou indisponibles dans UKG Ready.
« Nous pouvons voir d'un coup d'œil qui est disponible et qui ne l'est pas, et qui dispose des compétences adéquates ou pas », déclare-t-il.
Cette visibilité aura une incidence significative sur Huuskes. « Scheduler constituera un changement majeur, majeur pour l'organisation, les responsables n'ayant plus besoin de demander la disponibilité via WhatsApp ni d'envoyer des feuilles de calcul par courriel aux employés », explique-t-il. « Avec l'application [Ready], nous bénéficierons d'un aperçu direct sur les horaires des employés. Cela aura des répercussions extraordinaires pour nous comme pour nos employés. »
