FM Logistic est une entreprise française du secteur de la logistique (entreposage, conditionnement, transport et gestion de la chaîne logistique) qui est présente dans 12 pays. Elle compte 23 000 collaborateurs (dont 6 000 en France). L’entreprise avait pour but de moderniser son département RH. Malgré des typologies de populations différentes, 80% des salariés étaient en attente d’outils digitaux.
«Nos collaborateurs avaient l’envie de disposer de leurs informations de manière digitale et récurrente. L'un des challenges du projet était d'amener vers le digital tous les salariés dont ceux que nous ne touchions pas via notre SIRH. Aujourd'hui, ils ont à disposition leurs informations RH, qu'ils consultent quand ils le souhaitent.»
Olivier Kremer, Responsable SIRH, FM Logistic
Les enjeux
FM Logistic avait pour but de moderniser son département RH. Dans ce cadre, les équipes ont entrepris de mener une enquête pour mieux cerner les attentes des collaborateurs. Le résultat : 80% des salariés étaient en attente d’outils digitaux. Ils avaient l’envie de pouvoir disposer d’informations de manière digitale, simplifiée et surtout à tout moment.
Le groupe souhaitait donc répondre à leurs attentes et faciliter les envois de documents administratifs en toute sécurité. Le but était aussi de réussir à transformer la relation entre les RH et les collaborateurs et d’offrir un service RH innovant tout en optimisant les coûts. "L'un des challenges du projet était d'amener vers le digital tous les salariés dont ceux que nous ne touchions pas via notre SIRH. Ils ne disposaient pas d’adresse email professionnelle," raconte Olivier Kremer. Pour répondre à leur besoin d’autofinancement sur le projet, les équipes ont déterminé que le taux d'activation des coffres-forts numérique devait être de 70%.
Solutions
FM Logistic a choisi UKG parce qu’ils ont pensé que c’était la solution la plus adaptée à leurs besoins et la plus ergonomique par rapport à tous les autres concurrents. Le projet a donc démarré mi-février 2017 avec la mise en place du coffre-fort électronique. Les équipes ont pu tirer parti de la Loi Travail qui généralise la pratique de l'opt-out.
Le déploiement de la solution a été extrêmement rapide et 3 mois après le lancement du projet, les collaborateurs du groupe recevaient déjà leur premier bulletin de salaire de façon digitalisée.
L’équipe RH siège, organisée autour d’un chef de projet, d’un responsable SIRH, d’un référent IT mais également des représentants du personnel et du service communication, ont collaboré avec UKG pour la mise en place du projet.
Le service communication a permis de communiquer en interne, dès le début du projet, via notamment des affiches et des leaflets.
Results
Des résultats rapides, au-delà des espérances
FM Logistic a pu voir des résultats très rapidement. 2 semaines après le lancement des coffres forts numérique, 80% avaient été activés. Au bout d’un mois près de 90% des salariés avaient ouvert le leur ! Soit 20 points de plus que l'objectif de l’entreprise au lancement du projet. Aujourd’hui seuls 10% des collaborateurs du groupe reçoivent toujours leurs bulletins de salaire en version papier.
Une équipe RH mobilisée
Les équipes RH sur site ont été un véritable relai du projet. Elles ont permis de recenser les salariés qui ne possédaient pas d’adresse mail pour mieux les accompagner. "Elles s’assuraient que les collaborateurs avaient bien reçu leur email d’activation. Puis elle faisait un tour des équipes pour vérifier que les collaborateurs n’avaient rencontré aucun problème lors de l’activation du coffre," ajoute Olivier Kremer. Enfin, elles ont aussi permis de rassurer les salariés sur la qualité et la sécurité que leur offrait l’utilisation du coffre-fort numérique.
Une communication interne qui fonctionne
Un véritable plan de communication interne et de proximité avait été mis en place au siège et en région, pour montrer les avantages de la solution digitale mais aussi pour rassurer et répondre à toutes les potentielles questions des salariés. Même certains collaborateurs les plus réticents à la dématérialisation sont finalement revenus vers les RH, au bout d’un mois de publication de bulletins d’intéressement et de communication, pour demander à activer leur coffre.
Une meilleure expérience collaborateur
La mise en place du coffre-fort a permis de répondre aux demandes et aux attentes des collaborateurs. Les informations sont maintenant à leur disposition et ils y ont accès en tout endroit et en tout temps. "Le digital apporte à l’expérience collaborateur : il améliore les relations entre les services RH et les collaborateurs. Nous transmettons de l’information à nos collaborateurs et ce sont eux qui la consomment lorsqu’ils le souhaitent" explique Olivier Kremer. Les solutions de UKG ont également permis de faciliter les relations entre RH et salariés.
Une meilleure productivité RH
"Sur le plan opérationnel, le digital est aussi un apport. Les collaborateurs peuvent mesurer des temps de réponses pour certaines opérations. Pour les services fonctionnels on va éliminer des tâches à faible valeur ajoutée, impression, tri, mise sous pli..." conclut Olivier Kremer.
