ENGIE, groupe français du secteur de l’énergie, compte près de 153 000 collaborateurs dans le monde, répartis dans 23 entités.
Audrey Massiot, Expert Performance chez ENGIE GBS, explique que l’entreprise veut s’orienter vers le digital et la dématérialisation et les développer sous différentes formes au sein de l’organisation RH. Un des objectifs : optimiser la gestion des dossiers salariés.
«Le digital au sein du groupe va changer dans les années à venir et on va le développer sous différentes formes. Aujourd'hui l'outil UKG est utilisé pour avoir un dossier salarié commun à tous les services. On a vraiment gagné en optimisation sur le dossier salarié»
Audrey Massiot, Expert Performance, Engie GBS
Challenges
Le challenge de l'équipe RH d'ENGIE GBS était de dématérialiser la gestion des documents salariés et RH pour faciliter le travail de ses collaborateurs. Avant la dématérialisation, les différents services qui avaient besoin d’informations ou des dossiers des salariés perdaient du temps pour les retrouver puisqu’ils n’y avaient pas tous accès directement.
Solutions
Aujourd’hui grâce à la dématérialisation et au dossier salarié digitalisé, via le module UKG Document Manager, les différents services travaillent en harmonie. Audrey Massiot explique que l’outil de UKG est vraiment utilisé pour n’avoir qu’un seul dossier par salarié qui est commun à tous les services, avec les dossiers rassemblés au même endroit" et qui peuvent être consultés par toutes les personnes qui en ont l’autorisation.
L’entreprise a également implémenter la solution des bulletins de salaire électronique qui permet à ses équipes d’envoyer directement les fiches de paie des salariés dans leur coffre-fort numérique.
Results
Efficience et meilleure productivité
Les équipes d’ENGIE GBS ont accès à un seul et même dossier pour chaque salarié qui peut être utilisé et consulté par chaque service qui en a besoin que ce soit le service sécurité, les gestionnaires de paie, etc. Tous les documents et informations sont rassemblés et disponibles dans un seul endroit ce qui a véritablement facilité le travail des collaborateurs ENGIE GBS, qui sont maintenant plus efficients et perdent moins de temps dans leurs tâches quotidiennes. "On a vraiment gagné en optimisation sur le dossier salarié en ayant un seul endroit commun où récupérer toutes les infirmations" ajoute Audrey Massiot.
Les gestionnaires de paie gagnent également du temps dans l’envoi des bulletins de salaire qui se fait donc aujourd’hui de façon dématérialisée.
Un succès qui s'étend à d'autres entités du groupe
Plusieurs entités du groupe ENGIE ont fait la demande de l’implémentation des deux solutions dans leur service RH et plusieurs sont déjà passées au 100% digital. Pour les autres, la digitalisation se fait au fur et à mesure en commençant par la mise en place du bulletin de paie électronique.
