Decathlon est une entreprise française de grande distribution de sport et de loisirs, créée en 1976. Elle est aujourd'hui présente dans 70 pays et possède près de 1 700 magasins dans le monde.
Enjeux
Depuis plusieurs années Decathlon fait face à une augmentation constante du volume de documents RH à gérer. Pour rester productive, l'entreprise a du trouver une solution pour dématérialiser et automatiser la distribution de ses documents RH.
Decathlon édite des milliers de bulletins de paie, de relevés d’intéressement et de relevés de participation légale par an. Les gestionnaires RH perdent énormément de temps et d’argent dans l’impression, le tri et l’envoi des documents. La gestion administrative des documents RH devait être simplifiée pour une réduire les coûts et suivre efficacement les distributions.
En tant qu’entreprise innovante, Decathlon recherchait une solution performante et conviviale pour faciliter le partage et la circulation des informations entre les différents niveaux de l’organisation. Elle souhaitait développer ainsi un esprit collaboratif. Se doter d’un prestataire unique pour gérer l’ensemble de la chaîne était une priorité. Decathlon souhaitait limiter le paramétrage de la solution à des problématiques métier et s’affranchir des aspects techniques pour un déploiement rapide.
“« Un tel projet n’est pas uniquement RH. C'est un vrai projet d’entreprise où la conduite du changement est essentielle. Il faut convaincre et transformer les habitudes de travail. Le professionnalisme des équipes de UKG a permis un passage en douceur »”
Fabrice Pennequin
Solutions
Decathlon a mis en place la solution UKG pour digitaliser, distribuer et archiver les documents RH, et offrir des services innovants à ses salariés. Se doter d’un prestataire unique pour gérer l’ensemble de la chaîne fut clé dans ce choix.
La première étape fut de proposer aux salariés la dématérialisation de leurs bulletins de paie, avant d’élargir la digitalisation à tous les documents relatifs à la rémunération. Grâce au coffre-fort électronique les salariés reçoivent et conservent leurs documents RH dans une plateforme sécurisée et facilement accessible. Tout est centralisé. Un gain de temps considérable dans la recherche de l'information.
Decathlon a certes choisi UKG pour ses fonctionnalités innovantes mais aussi pour ses équipes qui ont su créer un véritable partenariat dès le lancement du projet. Editeur expert et pionnier de la digitalisation RH, UKG a accompagné efficacement Decathlon et a su faire tomber les barrières.
« Un tel projet n’est pas uniquement RH. C'est un vrai projet d’entreprise où la conduite du changement est essentielle. Il faut convaincre et transformer les habitudes de travail. Le professionnalisme des équipes de UKG a permis un passage en douceur », explique Fabrice Pennequin.
Résultats
Gains de Productivité
Grâce à la plateforme UKG Decathlon a gagné en productivité en limitant au maximum les tâches chronophages liées à la distribution et à l’archivage des documents RH. Tout le processus est aujourd’hui automatisé. Les gestionnaires RH peuvent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Démarche « zéro papier »
Avec la dématérialisation des documents RH, Decathlon a réduit sa consommation de papier et d’encre. Un choix écologique qui correspond à son engagement pour le développement durable. Un travail de reprise d’historique considérable a été réalisé en un temps record : plus de 25 ans d’archives ont été réintégrées dans la plateforme, soit plus d’un million de documents. De plus, grâce à UKG le département RH a réduit ses coûts de distribution et d’archivage des documents de 43%.
Confidentialité des échanges
En centralisant tous les documents relatifs à la rémunération dans la plateforme sécurisée PeopleDoc, Decathlon évite ainsi la circulation et la manipulation des documents sensibles. Tous les échanges s’effectuent à travers des outils de gestion des demandes et de courriers électroniques performants.
Service innovant pour les salariés
Depuis plusieurs années le palmarès Great Place to Work distingue Decathlon comme une entreprise où il fait bon travailler. Offrir à ses salariés un coffre-fort numérique moderne et convivial est une belle occasion pour Decathlon de démontrer à nouveau son caractère innovant. Chaque salarié peut en effet conserver ses informations et documents professionnels et personnels en toute sécurité pendant 50 ans. Le service a rencontré un vif succès puisque Decathlon a enregistré un taux d’adhésion de + de 50% en 6 mois.
