Bureau Veritas est un des leaders mondiaux dans l’évaluation de la conformité et des certifications sur 15 marchés clés (Agriculture & food, Marine, Construction, Transportation, Governments, etc). Fondée en 1828, l’entreprise a vu son nombre d’employés exploser au cours de ces dernières années, passant de 5000 salariés en 1992 à 76 000 en 2019, notamment en raison de plusieurs acquisitions. Elle possède plus de 1500 bureaux et laboratoires, répartis sur 140 pays. Cette croissance a fait de la fonction RH une des fonctions clés de l’entreprise.
Nous avons interrogé Fernanda Ribeiro, VP RH, Pauline Siebel, Group HRIS Project Manager et Nicolas Vandeven, Manager Transformation Digitale RH Groupe, pour en apprendre plus sur la transformation digitale RH de Bureau Veritas, qui a permis d’obtenir : plus de productivité, une meilleure gestion des données, une automatisation des processus, une amélioration de l’expérience collaborateur et une prise de conscience des nouvelles compétences RH.
Les Enjeux
Qu’est ce qui a initié le projet de transformation digitale RH chez Bureau Veritas ?
Bureau Veritas a vu son nombre d’employés exploser, passant de 5000 salariés en 1992 à 76000 en 2019. Cette augmentation du nombre d’employés est dû à la fois à de la croissance organique et à plusieurs acquisitions. Cette croissance a fait de la fonction RH et de sa digitalisation un enjeu majeur pour la société et en 2013, l’entreprise considère « qu’il est temps pour un groupe de cette taille de posséder un SIRH global » (Fernanda Ribeiro) et en convainc le comité exécutif.
En 2013, les équipes RH de Bureau Veritas ont constaté compte que leur organisation pouvait être optimisée. En effet, jusque-là, les différentes entités présentent dans de nombreux pays, fonctionnaient de façon indépendante, chacune avec ses outils et ses processus.
Cela posait un problème au niveau du groupe pour la récupération, la consolidation et la gestion des données.
L’entreprise avait du mal à remplir ses obligations légales et utilisait beaucoup de temps, d’énergie et de ressources pour répondre aux fondamentaux, pour simplement être en conformité.
Comment réussir à convaincre la direction ?
Après avoir constaté qu’il existait des solutions pour améliorer cette organisation, il a fallu convaincre le comité exécutif d’investir dans un Système d’Information RH global pour les 140 pays en montrant :
- Comment supprimer les différents systèmes RH pour n’avoir qu’un seul système par pays ?
- Comment simplifier les processus ?
- Comment apporter de la synergie et faire travailler les équipes ensemble pour réduire le ratio des activités transactionnelles ?
Pour convaincre la direction, les équipes RH ont montré que le rôle de la fonction était en train de changer. Les RH, aujourd’hui, doivent se concentrer sur le développement des collaborateurs, renforcer leurs connaissances sur le personnel, se focaliser sur le business et devenir un véritable Business Unit au sein de l’entreprise.
Les RH doivent aussi participer à la conduite du changement, trouver de nouvelles méthodes de travail et d’apprentissage et enfin accompagner les managers et l’ensemble des collaborateurs dans la transformation numérique globale. Chez Bureau Veritas, il était aussi question de travailler sur la marque employeur. Le digital était donc une véritable opportunité pour la croissance de l’entreprise.
Quels étaient les enjeux du projet ?
Le premier challenge de Bureau Veritas pour sa transformation RH a été de mettre en commun et standardiser tous les outils et processus de l’ensemble de ses filiales. Un des problèmes majeurs du groupe était la récupération et la gestion des données de l’ensemble des pays, et jusque-là, le CSP avait du mal à rester en conformité.
Un des autres enjeux, concerne le recrutement : chaque année ce sont environ 15 000 collaborateurs qui sont embauchés et les recrutements doivent être de plus en plus rapides. Le recrutement représente donc une énorme charge de travail pour les équipes.
Bureau Veritas souhaitait faire face à ces changements sans augmenter ses effectifs RH, ni la charge de travail de ses employés. L’objectif était donc de mettre en place une solution qui leur permettrait d’être plus efficaces, plus rapides et plus productifs.
Dans un contexte d’évolution des compétences et de la fonction RH, Bureau Veritas voulait aussi repenser le rôle stratégique des RH au sein de l’organisation.
La Solution
Comment s’est déroulé le projet de transformation digitale de la fonction RH ?
Le projet de transformation digital de Bureau Veritas s’est déroulé en 3 grandes étapes :
- Dès 2013 : une grande réflexion sur la digitalisation et l’évolution des processus
- De 2014 à 2017 : l’implémentation de SAP SuccessFactors
- A partir de 2017 : l’intégration des solutions UKG et la co-création de UKG for SAP SuccessFactors
« On a réussi ce grand exploit de mise en place de SuccessFactors en 3 ans et demi puis on a considéré qu’il fallait passer à l’étape supérieure avec UKG » Fernanda Ribeiro, VP Ressources Humaines, Bureau Veritas.
Les différentes entités géographiques de Bureau Veritas ont été impliquées dans le projet dès le début. L’objectif était de leur montrer la valeur ajoutée qu’elles allaient pouvoir retirer de l’utilisation de ces solutions. 6 pays pilotes, ont été désignés pour l’implémentation de SAP SuccessFactors et fin 2017 l’ensemble des 130 pays avaient été déployés et la plateforme traduite en plus de 30 langues.
Comment s’est déroulée l’intégration de UKG ?
Après l’implémentation de SAP SuccessFactors, Bureau Veritas considère qu’il est temps de sauter le pas et de passer à l’étape supérieure. Fernanda Ribeiro, VP Ressources Humaines et son équipe ont alors fait appel à UKG.
En 2017, la première étape pour Bureau Veritas a été la dématérialisation : en commençant par les tickets restaurant, les bulletins de paie électroniques et les coffres-forts numériques. En 2018, deux nouvelles solutions de UKG sont intégrées : la signature électronique de documents et le Case Management.
Ces solutions permettent aux RH de dématérialiser tous les dossiers du personnel, de réduire les tâches dites « sans valeur ajoutée » mais elles permettent aussi aux collaborateurs d’être plus autonomes en cherchant par eux-mêmes les réponses à leurs questions.
« Le fait d’avoir intégré SuccessFactors avec UKG, permet de fluidifier l’ensemble des processus et permet d’avoir une immédiateté de l’information. » Pauline Seibel, Chef de projet SIRH, Bureau Veritas.
Le principal enjeu a été l’interfaçage entre les deux solutions. Les premiers ateliers avec UKG ont concerné la présentation de la plateforme, ils ont aussi permis de déterminer les méta-data, ou données, sur lesquelles l’entreprise souhaitait se baser pour paramétrer toutes les solutions.
« On est convaincu, que sans données fiables, c’est très difficile de gérer le développement de nos collaborateurs. » Fernanda Ribeiro, VP Ressources Humaines, Bureau Veritas.
Après avoir réussi à identifier ces données, l’entreprise a pu commencer à s’approprier l’outil et à tester ce qui était configuré. L’utilisation de l’application UKG HR Service Delivery For SuccessFactors a amélioré la qualité des données et leur instantanéité.
Comment le projet de transformation RH a recentré la fonction sur l’expérience collaborateur ?
“Dès le début du projet nous nous sommes vraiment centrés sur les besoins de nos clients internes. Le but était de les servir le mieux possible et nous avons tout de suite pensé à une solution UserFriendly” explique Nicolas Vandeven.
La démarche a commencé avec la France, le premier client pilote, qui compte 7000 collaborateurs. “On a fait avec eux un travail de redesign des processus de manière globale. Nous nous sommes demandé ce que nous faisions à l’époque et comment il était possible d’optimiser ces processus, de les rendre plus efficients, en pensant d’abord aux clients internes”.
A partir de cette réflexion, l’entreprise a lancé sa nouvelle organisation et a commencé à outiller en s’appuyant sur UKG et SAP SuccessFactors. “On voulait proposer une solution entièrement intégrée, où SAP SuccessFactors serait vraiment le portail via lequel les RH auraient accès à tous leurs outils. Et c’est ce qu’on a mis en place”.
Pour transformer l’Expérience Collaborateur, Bureau Veritas voulait aussi améliorer le relationnel entre les collaborateurs et les RH.
“Ce qui est bien aussi sur UKG c’est que l’interface est dynamique. Par exemple, si je suis manager, je vais voir Case Management for Manager. Le contenu aussi est dynamique, je vais pouvoir voir un contenu différent en fonction de mon entité ou d’autres critères. Par exemple, je vais pouvoir voir le nombre exact de congés auxquels j’ai le droit et pas ceux d’une autre entité”.
Les équipes RH ont aussi travaillé sur la base documentaire RH et ont créé des formulaires prêts à remplir que ce soit pour les managers ou les collaborateurs.
Enfin, l’expérience utilisateur proposée est au niveau des standards du web. “Nous travaillons sur l’EX aussi bien au niveau de la plateforme en elle-même, qu’au niveau des contenus proposés aux collaborateurs. Nous faisons en sorte de rendre le travail le plus simple possible à tous” dit Nicolas Vandeven.
Les Resultats
Quels sont les résultats apportés par les solutions UKG ?
Une simplification des processus
« Mettre dans la boîte uniquement un existant sans prendre du recul et se demander comment on peut en profiter pour simplifier des processus ça n’a pas d’intérêt. » Fernanda Ribeiro, VP Ressources Humaines, Bureau Veritas
Les équipes RH se sont donc mobilisées pour étudier les solutions UKG et voir ce qu’elles pouvaient leur apporter. Ils ont challengé tous leurs processus existants, réfléchi aux évolutions possibles et appris à se servir de la solution pour simplifier tous leurs processus.
Une productivité RH améliorée
UKG et Success Factors, ensemble, ont permis de simplifier et d’harmoniser les processus au sein de la société, mais aussi d’obtenir de l’information beaucoup plus rapidement. Cela a abouti à une nouvelle organisation RH beaucoup plus productive et a permis de se débarrasser de ses tâches « sans valeur ajoutée ». Les équipes RH ont pu constater un gain de temps, mais aussi un gain de place très important, grâce à la dématérialisation. Tous les classements et rangements de dossiers ont disparu, tout comme les armoires. L’accès à tous les documents des collaborateurs est maintenant très rapide et sécurisé et la gestion des demandes des salariés simplifiée.
Une meilleure Expérience Collaborateur
Les collaborateurs sont beaucoup plus autonomes dans leur recherche d’informations, dans leurs prises de décisions et dans leurs demandes, ce qui améliore aussi leur productivité puisqu’ils ont plus de temps à consacrer à leurs véritables missions.
Le fait de rendre le collaborateur plus autonome dans sa prise de décisions lui permet d’être plus productif et davantage tourné vers les clients extérieurs de l’entreprise ce qui constitue sa véritable mission. Aujourd’hui les salariés voient aussi la fonction RH d’un autre œil : beaucoup plus moderne et innovante !
Une immédiateté de l’information et une meilleure connaissance des collaborateurs
« Le fait d’intégrer SuccessFactors avec UKG, fluidifie l’ensemble des processus et permet d’avoir une immédiateté de l’information. » Pauline Seibel, Chef de projet SIRH, Bureau Veritas
La qualité des données a été véritablement améliorée, ce qui permet d’utiliser toutes les capacités des solutions UKG et donc d’en tirer profit. Avec ces solutions, le groupe peut également mieux connaître ses collaborateurs.
“« Le fait d’intégrer SuccessFactors avec UKG, fluidifie l’ensemble des processus et permet d’avoir une immédiateté de l’information. »”
Pauline Seibel
Chef de projet SIRH
Un nouvel esprit d’équipe, pour une fonction RH redéfinie
Les liens se sont resserrés entre les différentes équipes : les équipes locales, les équipes paie et la DRH centrale en utilisant un outil commun puisqu’avant chacun travaillait de son côté. Les équipes collaborent pour mettre en place les nouveaux process. Aujourd’hui, les RH de Bureau Veritas considèrent aussi que leur rôle a changé : ils accompagnent les salariés dans l’appropriation de tout ce qui concerne le digital et offre la meilleure expérience possible à leurs collaborateurs.
Comment les collaborateurs perçoivent l’évolution de la fonction RH ?
Avec du recul, les collaborateurs de Bureau Veritas, ont redéfini ce qui est pour eux le rôle des RH dans une entreprise comme la leur. Comme pour tout lancement d’un projet innovant, le rôle des RH a été de motiver les équipes et de les convaincre de la nécessité et des bénéfices de la digitalisation. Pour les RH de Bureau Veritas, leurs missions au quotidien ont évolué :
- Ils se doivent d’accompagner les salariés dans l’appropriation de tout ce qui concerne le digital, de faire en sorte que les salariés acquièrent de nouvelles compétences numériques.
- Ils ont leur rôle à jouer en mettant du digital dans leur façon de travailler en offrant de ce fait, la meilleure expérience de travail possible à leurs collaborateurs.
- Ils doivent mettre sous contrôle l’ensemble des processus pour être assurés de respecter la conformité réglementaire RH et l’ensemble des obligations légales et contractuelles qui existent en France, mais pas seulement. Le but étant de simplifier les processus déjà existant pour remplir les objectifs de la façon la plus qualitative possible.
- Ils ont aussi le rôle de rénover les modes de fonctionnement classiques et sont les clés de la modernisation de l’entreprise.
Et après ?
Les équipes de Bureau Veritas ont été surprises par la simplicité du système mais aussi, par la simplicité de la personnalisation de l’outil en fonction de leurs besoins. Les RH ont apprécié voir leurs assistants RH et RRH adhérer rapidement et être intéressés.
La France a été choisie comme pilote pour UKG HR Service Delivery For SuccessFactors, mais l’objectif est d’implémenter l’application dans l’ensemble des pays dans lesquels l’entreprise est présente, en se servant de l’exemple de la France pour convaincre.
« L’exemple de la France qui sera montré, sera le moyen de convaincre, ça vaut tous les discours. » Fernanda Ribeiro, VP Ressources Humaines, Bureau Veritas
Ce qu’il faut retenir
- 76 000 collaborateurs
- 90% d’activation des coffres-forts
- 328 632 documents salariés sont actuellement stockés sur le serveur de UKG
- 213 articles ont déjà été publiés
- 21 450 vues sur ces articles
- 8 912 requêtes reçues depuis septembre 2018
- Déploiement du module core dans 100% des 470 Business Unit
- 0 armoires / 0 dossiers papiers
- Meilleure qualité de la donnée
Les avantages de la plateforme
- Pour les utilisateurs RH et les collaborateurs de l’entreprise, l’intégration entre SuccessFactors et UKG permet :
- Une facilité d’utilisation : un accès simplifié aux dossiers collaborateurs, pour les RH comme pour les managers, sans quitter le portail SAP SuccessFactors.
- Une gestion des données en temps réel : la génération de documents RH et la création de flux automatisés sont déclenchées par des “événements” sur SAP SuccessFactors (enregistrement d’un nouveau salarié, nouveau statut,…). UKG reçoit et utilise ainsi les données stockées pour personnaliser, en temps réel, l’offre de services RH de l’entreprise.
- Une intégration sécurisée : la solution inclut un connecteur SAP App Center certifié, hébergé et sécurisé sur la plateforme cloud de SAP.
- Rapidité d’installation : avec cette solution, les clients SAP SuccessFactors bénéficient de l’implémentation la plus rapide parmi les intégrations HR Service Delivery disponibles.
