Conformité RH : une préoccupation en moins
La stratégie la plus solide en matière de conformité RH est celle qui fonctionne discrètement en arrière-plan, prête à alerter, ajuster et réagir sans vous ralentir. Avec UKG, c’est possible.
Notre logiciel de conformité RH est équipé d'une IA qui détecte les risques afin que vous puissiez les anticiper. Grâce aux mises à jour automatiques et à la visibilité en fonction des rôles, les bonnes personnes seront toujours informées des derniers changements concernant, par exemple, les codes fiscaux, les lois sur le travail et les réglementations sur la confidentialité des données.
Vous préparez un audit ? Vous essayez de vous y retrouver dans les politiques locales ? Vous devez gérer les règles mondiales en matière de confidentialité ? La conformité RH est inhérente à UKG lorsque vous synchronisez vos données, documents et décisions au sein d’un système unifié.
Conformité réglementaire des RH pour toutes les entreprises
Détection des risques assistée par l’IA
Une IA intégrée analyse les risques 24 h/24 et 7 j/7, vous offrant amplement la chance d'agir en fonction des informations de conformité les plus récentes. Vous pourrez ainsi :
- Anticiper les infractions et les risques de non-conformité grâce à des alertes précoces
- Agir rapidement avec les prochaines étapes suggérées par l'IA
- Améliorer vos processus à chaque mise à jour (le système apprend et devient plus performant)
Mises à jour réglementaires automatisées
Restez à jour avec les dernières réglementations, aussi complexes soient-elles, sans aucun effort manuel de votre part. Notre plateforme :
- Est automatiquement actualisée en cas de changement des codes fiscaux, des lois salariales et des règles relatives aux congés
- Fournit une source unique d’informations fiables en réduisant la dépendance vis-à-vis des outils tiers
- Se connecte à l’ensemble des régions et des rôles
Conformité de la paie et de la fiscalité
La paie et la fiscalité sont au cœur de toute stratégie de conformité RH. Le logiciel UKG coche toutes les cases et vous donne accès à notre équipe interne d'experts. Cette approche vous permet de :
- Automatiser vos déclarations, les saisies de salaires et la documentation de fin d’exercice
- Réduire les erreurs et les pénalités
- Prendre en charge plus de 8 000 codes fiscaux américains et exigences canadiennes
Logiciel de conformité ACA (Affordable Care Act)
Suivez l'admissibilité des collaborateurs aux prestations de santé et maintenez la conformité avec les obligations de déclaration actuelles de l'Affordable Care Act. Notre logiciel de conformité ACA gère tout directement depuis un emplacement central. Vous pourrez ainsi :
- Gagner du temps et réduire les erreurs avec les formulaires 1094-C et 1095-C pré-remplis
- Accompagner vos collaborateurs en surveillant les périodes de mesure et l'admissibilité aux avantages sociaux
- Simplifier votre processus en soumettant les déclarations ACA directement depuis la plateforme
Gouvernance des documents et de la confidentialité
Protégez les données de vos collaborateurs et respectez les règles de conservation des documents, partout où votre entreprise exerce ses activités. Ceci réduit les risques et renforce la confiance, vous permettant ainsi de vous concentrer sur le développement de votre entreprise sans vous soucier des préoccupations liées à la confidentialité. Notre logiciel vous permet de :
- Respecter les lois mondiales en matière de confidentialité des données
- Appliquer les politiques de conservation spécifiques à chaque pays pour répondre aux exigences locales
- Centraliser l'accès et suivre les traces de vérification pour un meilleur contrôle et une plus grande transparence
Confidentialité intégrée des données globales
Assurez en permanence votre protection et votre préparation face à l’évolution des lois sur la confidentialité. La sécurité des données à l'échelle mondiale est intégrée dans notre logiciel de conformité RH, ce qui vous permet de gérer les données des collaborateurs de manière responsable et conforme. Vous pourrez ainsi :
- Respecter les lois mondiales sur la confidentialité des données, telles que le RGPD, le CCPA et la LPRPDE, avec des règles de gestion et de conservation des données spécifiques à chaque région
- Contrôler l'accès et la visibilité des données avec des autorisations basées sur les rôles, tout en assurant le suivi des consentements, du traitement et des traces de vérification
- Regrouper toutes les données de vos collaborateurs de manière sécurisée et à grande échelle
Conformité aux politiques de congés
Bâtissez une organisation performante où vos collaborateurs se sentent capables de donner le meilleur d'eux-mêmes. Comprenez comment gérer efficacement votre conformité en matière de congés, afin que votre équipe reste concentrée et productive, sans distractions. Notre logiciel de GRH vous permet de :
- Réduire les erreurs et gagner du temps grâce à des approbations automatisées et à des calculs d'admissibilité
- Bénéficier d’une visibilité accrue avec le suivi en temps réel des soldes de congés et des ajustements historiques
- Gérer les congés de manière équitable et cohérente dans l'ensemble de votre organisation
Gérez la conformité où que vous soyez
La conformité RH ne peut pas toujours attendre que vous vous reconnectiez à votre bureau. Protégez votre organisation à tout moment et de n'importe où, en gardant le contrôle des processus administratifs depuis votre téléphone portable ou votre ordinateur de bureau. À partir de là, vous allez :
- Recevoir des alertes en temps réel pour ne jamais être pris au dépourvu
- Accéder à des rapports, documents et outils en temps réel
- Assurer en permanence votre préparation aux audits, où que vous soyez
Un soutien de confiance. Une expertise sur laquelle vous pouvez compter.
Des résultats fiables commencent par un accompagnement personnalisé, des conseils d'experts et une communauté soudée. UKG met à votre disposition des décennies d'expertise pour vous guider avec clarté et efficacité.
Reconnue par les leaders de l'industrie
Mieux comprendre vos effectifs grâce aux données
Chaque année, nous faisons l’objet d’un audit et avons besoin de documents précis pour les déclarations obligatoires en Californie, y compris la répartition du travail, les rapports de paie et la rémunération des travailleurs. Les collaborateurs devaient traverser tout le campus pour remettre leurs formulaires au service RH en main propre. Désormais, nous disposons d'une source unique d’informations fiables avec toutes les données des collaborateurs, toutes les ressources et tous les outils de conformité réunis en un seul endroit.
Questions fréquentes sur la conformité RH
Qu'est-ce qu'un logiciel de conformité RH ?
Le logiciel de conformité RH aide les organisations à gérer et à appliquer les réglementations relatives au travail, à la paie, aux avantages sociaux et aux données des collaborateurs. La plateforme UKG inclut des outils de conseils basés sur l'IA, d'automatisation et de création de rapports destinés à faciliter votre conformité sans intervention manuelle supplémentaire.
Comment UKG aide-t-il à assurer la conformité mondiale ?
UKG met à votre disposition des outils facilitant l’application du RGPD, du CCPA et d'autres normes mondiales relatives à la confidentialité des données. Notre plateforme de conformité RH couvre plus de 40 pays avec des informations, des règles documentaires et des alertes pour les exigences spécifiques à chaque région.
UKG peut-il aider à automatiser la génération des rapports ACA ?
Oui. Le logiciel de conformité ACA d’UKG contrôle les heures de travail et l'admissibilité des collaborateurs, puis génère et soumet automatiquement les formulaires 1094-C et 1095-C en utilisant l'AIR de l'IRS ou des formats spécifiques aux États.
Comment UKG facilite-t-il la conformité fiscale et de la paie ?
UKG automatise les déclarations d'impôts, les décaissements de saisies de salaires et les formulaires de fin d’exercice avec la supervision d’experts. Les risques sont ainsi réduits et vous pouvez concentrer vos ressources sur les tâches importantes.
UKG peut-il contrôler la conformité aux politiques de congés ?
Absolument. Les solutions de gestion des effectifs et de gestion du capital humain (HCM) d’UKG appliquent des règles pour les congés payés et non payés conformément aux politiques fédérales, de l’État et spécifiques à l’employeur. Elles se synchronisent avec vos outils de planification et de paie afin que vos données restent visibles et exactes.
Un logiciel de conformité RH pour un suivi permanent
La conformité réglementaire des RH évolue rapidement, mais UKG également. En s’appuyant sur une IA qui comprend précisément l’impact des nouvelles réglementations sur vos effectifs spécifiques, notre logiciel de conformité RH vous garantit une gestion sereine de toutes les contraintes administratives. Tout ce qu'il vous reste à faire est de vous concentrer sur les tâches qui font réellement progresser votre entreprise.