En France, Unilever, le leader du marché des biens de grande consomma, emploie environ 2 300 personnes, dont la moitié au siège social et l'autre moitié sur leurs sites industriels.
Challenges
Digitalisation et travail en usine : s’adapter à sa population
Dans le cadre de sa transformation digitale, Unilever France, la filiale française du leader anglo-néerlandais, a su prendre en compte l’hétérogénéité de sa population dans l’Hexagone qui compte
2.200 collaborateurs répartis entre le siège et les 6 usines françaises.
Les spécificités du travail en usine (travail de nuit et durant le week-end), différentes de celles des collaborateurs basés au siège, ont conduit Unilever France à mettre en avant dans son cahier des charges la nécessité d’une solution accessible à tous, à tout moment et depuis tous les appareils. L’hétérogénéité de la population a été prise en compte dès le début du projet de digitalisation.
Solutions
Faciliter le quotidien des collaborateurs ...
Lorsque les collaborateurs d’Unilever avaient une question, avant l’implémentation des solutions UKG, ils pouvaient trouver quelques informations sur les tableaux RH, ou appeler et envoyer des mails de chez eux pour essayer d’obtenir une réponse. Quand on travaille en 3x8, ce n’est pas facile !
Les collaborateurs qui travaillent en usine avaient un accès très limité aux outils RH. C’est pourquoi, l’accessibilité des outils pour tous, était un critère très important dans la transformation digitale du groupe.
Avec la base de connaissance et le portail salarié de UKG People Assist, les collaborateurs peuvent désormais trouver toutes les réponses à leurs questions en quelques clics, il leur suffit seulement d’avoir un accès à internet. UKG People Assist permet aussi aux collaborateurs d’initier des demandes ou de déclencher des processus RH. Une demande de congé maternité ? Un arrêt de travail ? Une demande d’attestation pour la mutuelle ? Désormais tout passe directement par la plateforme accessible partout et tout le temps.
Loic Lagache, Supply Chain Operator, a pu expérimenter la plateforme lorsqu’il s’est pacsé. Il a fait la demande de congés sur UKG puis, il a fait directement en ligne la demande d’enregistrement de sa compagne sur sa mutuelle. En quelques clics tout était bouclé et il a reçu la nouvelle déclaration de mutuelle au bout d’une semaine directement chez lui.
“J’ai eu la grippe récemment [...] se déplacer quand on est malade ce n’est jamais facile. Avant je devais passer par La Poste avec mon arrêt de travail. Maintenant, il me suffit de prendre mon arrêt de travail en photo et de l’envoyer en quelques clics sur la plateforme.” Frédéric Parizot, Supply Chain Operator
… des managers ...
Les managers voient également leur quotidien facilité avec les outils UKG. Ils peuvent avoir accès à un certain nombre d’informations concernant leurs équipes directement sur l’outil et trouver des réponses qui prennent en compte leur poste dans l’entreprise.
Les managers sont désormais plus autonomes et disposent d’un outil très facile d’utilisation pour trouver les informations dont ils ont besoin sans être obligés d’aller voir les RH à chaque fois.
... et des équipes RH
Unilever a pu observer une meilleure efficacité de ses équipes RH qui ne sont plus dérangées constamment par le téléphone ou les mails. Avec la plateforme, les gestionnaires RH disposent d’une vue en temps réel des questions à traiter et peuvent organiser leur temps pour le faire. Leur but : répondre le plus rapidement aux questions, de la meilleure façon possible tout en gérant leur temps.
“L’implémentation a été très rapide. Aujourd’hui, on peut dire qu’on est 100% digital ! On archive tous les documents via UKG, ils sont à disposition du service RH, des managers et des salariés. Lorsque que le salarié a une question, il se rend sur le portail et consulte la base de connaissance. S’il ne trouve pas de réponse à sa question, il a le moyen de poser une question libre, qui est envoyée directement au bon expert RH. Les équipes RH peuvent donc désormais mieux gérer leur temps.”
Valérie Geoffroy
People Experience Lead
Résultats
Une solution zéro papier bien adoptée
En quatre mois, UKG et Unilever ont bouclé le projet et la solution a été implémentée à l’automne 2018. Les collaborateurs disposent dorénavant d’un coffre-fort numérique où sont stockés leur contrat de travail, leurs fiches de paie, les informations relatives à leurs futures formations, etc. S’ils s’interrogent sur les modalités de télétravail ou sur le plan d’épargne d’entreprise (PEE), le portail est censé contenir toutes les réponses.
« Dans le cas d’une question ouverte pour laquelle nous n’aurions pas prévu de réponse sur la plateforme, nous garantissons un retour personnalisé dans les 48 heures, et nous complétons éventuellement la base de données avec ces informations », précise Frédéric Faure qui se félicite d’un taux d’adoption de 97 %.
« Les 3 % de récalcitrants ont une raison valable, le plus souvent un départ imminent à la retraite ». Ce qui enthousiasme également Frédéric Faure, c’est l’adhésion générale au zéro papier, aussi bien au siège que dans les cinq usines françaises. « Nous avions dès le départ pris en compte l’hétérogénéité de notre population et l’outil a été paramétré en fonction de la situation de chacun : statut, type de contrat, lieu de travail, etc. », indique Nathalie Guerrier, responsable des opérations et du développement RH chez Unilever France. « La clef pour embarquer tout le monde est de mettre en oeuvre une démarche de conduite du changement, en cartographiant les freins, en effectuant une communication segmentée par type de population et en interrogeant des représentants d’usagers », poursuit Clément Buyse. D’un point de vue technologique, Unilever et UKG ont pris en compte l’absence de poste de travail individuel dans le milieu industriel, et ils ont construit une solution accessible depuis smartphone.
