Stadtcasino Baden améliore la planification et la motivation du personnel grâce à UKG Pro WFM

Stadtcasino Baden et ses filiales sont les principaux opérateurs de casinos en Suisse. Le groupe est propriétaire du Grand Casino Baden , au cœur de la Suisse, et du Casinó Locarno, dans la région sud du pays. Stadt Casino emploie environ 400 personnes dans ces deux sites et voit plus de 400 000 visiteurs de casino chaque année.

Les défis

Pendant de nombreuses années, les chefs de chaque service de Stadtcasino Baden planifiaient les horaires des collaborateurs sur des feuilles de calcul, mais pas tous de la même manière. Avec un mélange de salariés à plein temps, de collaborateurs payés à l'heure et de travailleurs saisonniers, mais sans données ou informations sur la planification des équipes, ces responsables planifiaient souvent un nombre similaire de membres du personnel,  indépendamment du jour ou de la période de l'année. Les employés administratifs utilisaient des terminaux pour suivre leur temps, mais sans processus ni flux de travail en place, ils utilisaient le système comme bon leur semblait. Un autre défi était de se conformer à toutes les réglementations du travail, aux exigences spécifiques des casinos et au contrat de travail gastronomique de l'État.

Les solutions

Le système de gestion du temps de Stadtcasino Baden approchait du terme de sa durée de vie, et la société chargée de cette gestion n'avait aucune solution de planification dotée  des capacités requises. Résultat ? Stadcasino Baden s'est vu contraint d'explorer d'autres options. Il était important d'avoir un système unique adapté à tous les sites et services pour évaluer les solutions, tout comme il était important de passer à une solution digitalisée qui pouvait répondre à un large éventail de besoins en matière de gestion des personnes. 

Le service RH de la société de casinos avait évalué la solution UKG HR Service Delivery™ pour gérer les tâches RH. Le comité directeur chargé de trouver une nouvelle solution a alors évalué la solution UKG Pro® WFM - une solution combinée de gestion du capital humain (HCM) et de gestion de la main-d'œuvre - ainsi qu'une autre solution. Stadtcasino a sélectionné UKG. 

« Nous voulions poursuivre notre parcours de digitalisation, et nous avons vu plus de potentiel de croissance avec UKG. La solution comprend également plus de modules », explique Jannine Hodel, directrice RH du groupe Stadtcasino.

La solution UKG® a été configurée pour répondre aux différents besoins et réglementations des différents groupes d'effectifs et de services de Stadtcasino. Par exemple, selon le droit du travail suisse, le nombre maximal d’heures travaillées par semaine peut varier selon le type d’emploi. Avec la large gamme de réglementations et de politiques du travail intégrées dans la solution, Stadtcasino peut veiller à être en conformité lors de la planification et de la rémunération des travailleurs.

La gestion du changement a été très complexe au départ, car les mêmes dirigeants et les mêmes pratiques étaient en place depuis les 10 à 20 années précédentes. Pour améliorer l'adoption de la solution, l'entreprise a dispensé des formations en interne et régroupé les dirigeants et les superviseurs pour effectuer des tests, leur permettant ainsi d'apprendre les uns des autres et de constater par eux-mêmes les avantages de la solution. Les formations étaient adaptées aux besoins spécifiques de chaque groupe de collaborateurs. 

Les résultats

Dans le service des jeux, qui compte environ 130 collaborateurs, le passage de la planification des équipes dans Excel à la création de équipes dans la solution automatisée UKG offre des gains d'efficacité qui devraient libérer du temps pour le personnel de planification des équipes. 

Les collaborateurs de Stadtcasino ont plusieurs façons de pointer à leur arrivée et à leur départ selon le type de poste occupé ou selon leurs préférences. Beaucoup commencent et finissent leur horaire de travail en pointant leur temps sur un terminal, d'autres utilisent l'application mobile, et les employés de bureau utilisent généralement la solution sur leurs ordinateurs. Tout le monde peut voir ses soldes de congés et d'heures supplémentaires dans la solution et utiliser l'application pour demander des congés et voir si leur demande a été approuvée. Ce processus est beaucoup plus efficace que lorsque les collaborateurs demandaient des congés et que leur superviseur devait approuver et saisir manuellement chaque demande, comme c'était le cas auparavant. 

« Le nouveau système offre plus d'options aux collaborateurs grâce aux fonctions en libre-service », explique M. Hodel, en précisant que le plus grand défi était de permettre aux collaborateurs de trouver leur solde de congés et d'heures supplémentaires dans la solution, que l'entreprise avait ajusté des jours aux heures pour des soldes plus précis.

« Cette transformation digitale s'inscrit dans la vision de Stadtcasino Baden de se positionner comme un ‘Espace de divertissement’ combinant hospitalité, jeux et technologie », ajoute-t-elle.

UKG Pro WFM offre une plus grande visibilité et une meilleure surveillance du temps de travail des collaborateurs. Les superviseurs doivent examiner et approuver les feuilles de temps de leurs collaborateurs dans la solution, un processus qui n'existait pas auparavant.

Les collaborateurs bénéficient également d'une meilleure visibilité et d'un meilleur contrôle de leurs horaires et de leur temps. Sur l'application mobile, ils peuvent voir leurs horaires et le nombre d'heures travaillées, ainsi que demander des congés, des changements et des échanges d'horaires. 

« À mesure que nous montrons aux superviseurs et aux collaborateurs d'autres fonctions d'auto-gestion, l'entreprise y voit d'énormes avantages », déclare M. Hodel. « Il est de plus en plus courant de pouvoir tout faire sur un mobile, et les gens réclament ce genre de flexibilité et de transparence. »

Donner aux collaborateurs de tous les niveaux les moyens d'utiliser ces outils en libre-service peut contribuer à les motiver et à les fidéliser, ce qui constitue un avantage sur un marché concurrentiel.

Les informations obtenues grâce aux données sur les effectifs et des analyses de la solution UKG offrent également des avantages. Stadtcasino peut facilement voir les tendances de la main-d'œuvre, par exemple si les collaborateurs prennent leur temps de pause et de congé entre les horaires de travail. En outre, l'entreprise peut suivre les congés de maladie et les accidents par collaborateur et par service, afin de développer des initiatives pour soutenir le bien-être du personnel.

L'équipe de direction cherche à utiliser les informations sur la solution pour améliorer la planification des ressources et la dotation en personnel. Compte tenu des fluctuations du nombre de clients en semaine, week-end, jours fériés et saisonniers, Stadtcasino sera désormais en mesure d'utiliser les données de la solution pour aligner plus précisément le personnel avec le nombre de clients prévu. Cet alignement améliorera à la fois l'expérience clients et aidera à contrôler les coûts de la main-d'œuvre.