NRG Riverside: une gestion des effectifs plus performance et efficace avec UKG Ready

NRG Riverside est la plus grande société de gestion de flotte de véhicules spécialisés pour les collectivitiés terrirotiales au Royaume-Uni. Forte d'un parc de 2 000 véhicules pour la location de courte et longue durée, elle se spécialise dans le secteur des déchets municipaux. Elle propose également des services d'entretien et de réparation de parcs d'utilitaires légers et de poids lourds, y compris l’assistance dépannage. Possédant près de 30 ans d'existence, NRG Riverside s'appuie sur des équipes expérimentées qui s'attachent à fournir un service client d’excellence dans le pays tout entier, depuis ses 11 dépôts et ses véhicules d'assistance dépannage

Son partenariat avec UKG a permis à NRG Riverside d'obtenir des résultats remarquables, notamment :

Les défis rencontrés

NRG Riverside utilisait des processus papier et des feuilles de calcul pour le recrutement et la gestion de ses collaborateurs. Ces processus extrêmement chronophages et gourmands en ressources ne permettaient pas de disposer en temps réel de données sur les effectifs. Employant approximativement 250 salariés à temps plein et à temps partiel répartis entre les dépôts, les véhicules, les bureaux et le télétravail, la société fonctionne 24h/24 et 7j/7, avec un grand nombre d'heures supplémentaires et un taux d'absentéisme élevé. Le suivi du temps de travail et des heures supplémentaires sur des feuilles de calcul entraînait un risque d'erreurs et des coûts inutiles d'heures supplémentaires du fait de chiffres inexacts ou d'erreurs de saisie. L'intégration des nouvelles recrues exigeait jusqu'à 30 fiches papier par personne. Les dirigeants ont dû se rendre à l'évidence que les processus papier pour gérer les effectifs étaient inefficaces.

Les solutions

Soucieuse de passer d'une culture papier à celle de l'automatisation et du digital, NRG Riverside a mis en place la solution UKG Ready® pour améliorer ses processus de gestion des effectifs.

« Nous avions quelques autres systèmes en place, mais UKG était capable de faire face à la complexité de nos opérations », a déclaré Jenny Cook, Directrice des ressources humaines de NRG Riverside, « en identifiant les différents plannings, règles de rémunération, règles de travail et contrats que la solution pouvait gérer, sans parler de sa capacité à suivre avec exactitude le temps de travail et la présence. »

La société a tout d'abord déployé la solution de suivi du temps de travail et de présence, et une fois les collaborateurs familiarisés, d'autres modules ― du recrutement à la gestion des talents ― sont venus s'y ajouter. Jenny Cook précise que les RH ont facilité le processus en introduisant progressivement la solution auprès des collaborateurs et en veillant à les impliquer et à communiquer avec eux, notamment en organisant une hotline téléphonique pour répondre aux questions des managers.

L'équipe RH a également créé des guides et des vidéos pour son intranet “Glove Box” afin de montrer à tout le personnel comment utiliser les modules UKG Ready. Cook ajoute que, bien que les RH se soient attendues à des réticences de la part de certains plus anciens responsables de dépôt, ceux-ci ont adopté la solution et l'ont trouvée simple à utiliser.

Les collaborateurs employés aux dépôts pointent à l'aide d'une pointeuse ou de l'appli mobile de la solution, ceux qui sont basés dans des véhicules suivent leur temps de travail sur un appareil mobile, et ceux qui sont basés dans un bureau ou en télétravail pointent en ligne ou avec l'appli mobile.

Résultats

Le portail de recrutement de UKG Ready relie les candidats et NRG Riverside à travers des job boards. « Quand ils postulent par le biais du système, cela simplifie grandement leur intégration », explique Jenny Cook. « Il suffit de quelques clics, et le tour est joué. C'est extrêmement simple, l'intégration d'une nouvelle recrue ne prend que quelques minutes au lieu d'une demi-heure. »

Au lieu de 30 pages à remplir par la nouvelle recrue et à imprimer par les RH, tous les formulaires RH ― y compris la promesse d’embauche, le contrat de travail et les informations de paie ― sont sur le portail d'intégration personnalisable, où les nouveaux collaborateurs peuvent les consulter et les remplir électroniquement. Le portail NRG Riverside comporte également une vidéo de bienvenue, des plans des sites, des réponses aux questions fréquemment posées par site, ainsi qu'une option « recommander quelqu'un », qui permet à une nouvelle recrue de recevoir jusqu'à £2 000 sur 12 mois si elle recommande un candidat qui s'avère satisfaisant.

« On a non seulement un retour sur investissement à travers les gains de temps, les économies de papier et la précision des informations, mais il y a l’avantage supplémentaire de l’expérience collaborateur, qui, elle, n'est pas vraiment quantifiable » a déclaré Cook à propos du portail d’intégration.

La digitalisation des données sur les effectifs permet de gagner du temps pour la production de rapports et ces données sont plus précises, puisqu'elles sont capturées et disponibles en temps réel. Un rapport sur les effectifs est automatiquement généré chaque semaine, et les informations actualisées peuvent être consultées à tout moment, ce qui permet à la société d'accéder rapidement à des informations dont elle ne disposait pas facilement auparavant.

« Dans le monde où nous vivons, le pouvoir est dans les données, celles-ci doivent donc être disponibles facilement», déclare Jenny Cook. « La solution UKG nous permet de disposer de données que nous utilisons maintenant dans des services où nous ne les aurions probablement jamais utilisées auparavant. Le reporting financier mi-hebdomadaire ou mi-mensuel est plus précis, grâce aux données de UKG. Les données sont précises car elles sont en temps réel, et la solution permet aux collaborateurs de travailler différemment. »

Elle explique que le gain de temps lui permet de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, comme modifier la culture d'entreprise ou développer de nouvelles initiatives. Le temps passé à remplir les KPI, particulièrement pour les absences et les départs est passé de trois jours à 30 minutes. Auparavant, elle passait des journées entières à réunir les données sur les absences à partir d'innombrables fiches papier et autres feuilles de calcul et comptait sur les managers pour remplir correctement les fiches de reprise du travail des collaborateurs après une absence. Aujourd'hui, la société peut générer un rapport d'absences tous les jours pour savoir qui est absent, et les informations de reprise du travail sont intégrées à la solution.

Pour mesurer l'absentéisme, NRG Riverside a également intégré la notion de facteur Bradford sur les arrêts maladie, que la solution calcule automatiquement. Les informations sont disponibles d'un simple clic, permettant ainsi à l'entreprise de mieux gérer les absences et de les relier aux performances, mais aussi d’obtenir une vue plus précise des heures de productivité de chaque dépôt et de s'assurer que les collaborateurs ne sont rémunérés que pour les heures réellement effectuées.

« UKG Ready dépasse toutes nos attentes. Nous nous attendions à un système RH performant, mais la solution comporte tellement plus », déclare Jenny Cook. « Nous nous apprêtons à lancer des enquêtes auprès des collaborateurs et nous allons l'utiliser comme outil de communication avec eux. »

NRG Riverside se réjouit à l'avance de bénéficier de nouvelles fonctionnalités de la solution, à mesure qu'elle continue de transformer ses processus de gestion des effectifs.