HICA gère plus efficacement ses effectifs et limite le recours aux agences grâce à UKG Ready

Le groupe HICA fournit des services de soins et d'assistance aux personnes âgées et aux personnes souffrant de troubles d'apprentissage dans le nord de l'Angleterre. Établie à Hessle, au Royaume-Uni, cette organisation à but non lucratif emploie 1700 personnes, qui dispensent des soins dans 18 maisons de retraite ainsi qu’à domicile.

Défis

La gestion rigoureuse de la rémunération du personnel des maisons de retraite et de celle des collaborateurs à domicile était un problème récurrent pour HICA, qui avait recours à des feuilles de présence papier. HICA appliquait un système de rémunération basé sur les heures contractuelles plutôt que sur les heures effectivement travaillées. Or, les collaborateurs effectuaient rarement uniquement les heures prévues dans leur contrat, ce qui nécessitait des ajustements salariaux pour cause de maladie et d'heures supplémentaires, traités avec un mois de retard. Le risque d'erreur était élevé dans la mesure où ces feuilles de présence papier provenant de 30 centres de coûts étaient traitées manuellement au siège social et souvent difficiles à déchiffrer, car rédigées à la main. Les questions relatives aux salaires étaient fréquentes, tout comme les ajustements après le jour de paie afin de rémunérer les collaborateurs pour le temps effectivement travaillé.

Le système manuel ne permettait pas d'accéder aux informations relatives au personnel. La direction locale conservait des registres papier, entravant ainsi l'assistance à distance et le contrôle des coûts. Les informations étaient conservées dans des feuilles de calcul nécessitant des mises à jour manuelles, ce qui excluait tout reporting en temps réel. La gestion des processus liés au cycle de vie des RH accusait un certain retard. Passer au crible les feuilles de calcul et les documents papier pour identifier des tendances locales impliquait une puissance de traitement considérable. De plus, les informations disponibles n’étaient pas nécessairement fiables, car il arrivait souvent que les collaborateurs n'aient pas effectué toutes les heures pour lesquelles ils étaient rémunérés.

En période de fort absentéisme ou de congés annuels, planifier des heures supplémentaires était chronophage, car il était difficile d’évaluer la disponibilité du personnel. La solution la plus simple consistait souvent à faire appel à une agence, au lieu de quoi les responsables étaient contraints de se rendre sur le site ou de téléphoner au personnel. 

Solutions

Pour relever ces défis, HICA a mis en œuvre la solution UKG Ready®, qui intègre des modules de planification, de comptabilisation des heures, de RH et de recrutement.

Les collaborateurs sur site pointent désormais leurs heures d'arrivée et de départ à l'aide d'une tablette ou de l'application mobile de la solution, tandis que les collaborateurs à distance peuvent facilement consigner leurs heures à l'aide de l'application. La technologie de géolocalisation garantit leur présence sur un site agréé au moment où ils saisissent leurs heures. 

Après évaluation du degré d'adoption de la solution et de ses fonctionnalités par les collaborateurs, Natalie Dangerfield, responsable des ressources humaines chez HICA, affirme que ces derniers ont « véritablement adhéré au changement ».

Résultats

Le déploiement de la solution UKG® s'est avéré extrêmement bénéfique en termes de visibilité, y compris à distance sur les plannings des sites, mais aussi sur la disponibilité du personnel, les arrêts maladie et les besoins réels en personnel intérimaire. Auparavant, les responsables savaient que le taux d'absentéisme pour cause de maladie était élevé lorsqu’ils devaient jongler pour couvrir les postes et faire appel à des intérimaires, mais identifier des tendances était un processus fastidieux.

Selon Mme Dangerfield, UKG Ready « est un formidable outil » qui permet à HICA d'identifier les moyens de réduire le recours au personnel intérimaire. « Il nous est désormais plus facile de recouper les données relatives au recours intensif à l'intérim avec la planification des effectifs, les absences imprévues et les besoins en recrutement, puis de définir des plans d'action ciblés pour y remédier. Nous avons une vision claire des mesures prises pour réduire notre dépendance vis-à-vis des agences d'intérim et adopter une approche cohérente de la gestion des absences, ce qui était auparavant impossible. »

En visualisant à distance le planning du personnel et le recours aux agences, HICA est capable de déterminer si la situation est en partie due à des congés maladie ou à une mauvaise gestion des congés des collaborateurs. L'objectif, selon Mme Dangerfield, est de parvenir à un taux de 11 % de personnel en congé chaque semaine, afin d'éviter les pics importants de congés et la surcharge de travail en fin d'année, qui se traduisent par le recours à des agences et des dépenses de main-d'œuvre subites et substantielles dues aux heures supplémentaires pour compenser les congés. 

« Je suis désormais en mesure de recueillir quantité d'informations sur la gestion, auxquelles nous n’avions pas accès auparavant », ajoute-t-elle. Grâce aux données sur les effectifs fournies par UKG Ready, HICA dispose désormais de rapports détaillés sur l'absentéisme, les heures supplémentaires et le recours à des agences, ainsi que sur les corrélations entre ces différentes variables. « Nous pouvons ainsi identifier et corriger les plannings inefficaces et coûteux, par exemple le sureffectif certains jours et le recours aux heures supplémentaires d'autres jours. »  

« Nous pouvons prendre de meilleures décisions et déterminer si nous avons réellement besoin d'une agence ou si nous pouvons simplement réaffecter nos ressources », poursuit Mme Dangerfield. « Et nous avons une bonne visibilité sur ce que nous utilisons. »

Les données sur le personnel permettent à HICA de comparer le temps de travail effectif des collaborateurs avec celui prévu dans leur contrat. Grâce à ces informations, l'entreprise peut déterminer si certains collaborateurs travaillent moins que prévu et si d'autres ont été rémunérés pour des heures supplémentaires qui ne l'étaient pas véritablement.

La visibilité sur la répartition du personnel aide HICA à s'assurer que les sites opèrent de manière sûre et efficace avec le personnel adéquat, sans sureffectif ni sous-effectif. Le recours plus limité à du personnel intérimaire permet non seulement de réduire les coûts de main-d'œuvre, mais également de garantir la continuité des soins pour les résidents, qui apprécient de voir les visages familiers du personnel titulaire.

Les financements des services sociaux sont souvent insuffisants, et les autorités locales négocient les tarifs chaque année. Alors que 70 % des revenus du groupe HICA sont consacrés au personnel, Mme Dangerfield précise : « UKG joue un rôle déterminant en nous permettant de gérer nos effectifs de manière rigoureuse, sans compromettre la sécurité. »

En cas d'inspection par la Care Quality Commission (CQC), HICA a accès aux données stockées dans UKG Ready pour attester de sa conformité dans un grand nombre de domaines. La solution enregistre et assure le suivi sécurisé des déclarations annuelles relatives aux antécédents judiciaires, des évaluations des risques pour la santé des travailleurs de nuit, des formulaires de reprise du travail après un arrêt maladie et des déclarations relatives à la conduite de véhicules dans le cadre professionnel. Le personnel peut également charger directement dans le système les certificats d'assurance automobile et de contrôle technique. Les politiques, notamment celles relatives à l'inclusion et au code de conduite, sont publiées via UKG Ready afin que les collaborateurs puissent les signer numériquement, garantissant ainsi une traçabilité claire.

Comme l'explique Mme Dangerfield : « Tous ces éléments constituent d'excellentes preuves pour la CQC. Les données sont conservées en toute sécurité, sans être stockées sur papier, et peuvent être vérifiées à distance. » Cette approche numérique permet au groupe HICA de justifier facilement de sa conformité, de rationaliser les processus de documentation et de tenir à jour un registre cohérent et accessible des certifications et attestations relatives au personnel.

Disposant d'informations précises et à jour, HICA a récemment adopté le paiement en temps réel, y compris le versement des salaires à la demande. Les collaborateurs qui travaillent en ce jour peuvent réclamer leur salaire dès le lendemain. Ce système offre une sécurité financière aux collaborateurs pouvant être confrontés à des dépenses imprévues et souhaitant éviter les frais supplémentaires liés au recours à un prêteur sur salaire.

« Nous nous attendons à ce que les collaborateurs soient davantage incités à travailler des heures supplémentaires, car ils pourront les réclamer dès le lendemain au lieu d'attendre le jour de paie », précise Mme Dangerfield. Elle considère les salaires à la demande comme une caractéristique distinctive de HICA et un excellent dispositif de fidélisation.

À la lumière du bilan général dressé après la première année d'utilisation de UKG Ready par HICA pour transformer sa gestion des ressources humaines, elle ajoute : « Pour le PDG et l'équipe de direction, une telle vision d'ensemble du personnel est une véritable révolution. »