2 Sisters Food Group gagne 5 000 heures par an grâce à UKG
- UKG permet d'économiser environ 5 000 heures de travail et de gestion des exceptions, offrant ainsi aux RH plus de temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée
- UKG garantit équité et exactitude entre les collaborateurs qui utilisent l'application mobile UKG Pro® pour soumettre des demandes de congés, tout en fournissant des recommandations de validation aux responsables
- UKG facilite et accélère la communication avec son personnel flexible grâce à la diffusion de messages informant des affectations et des postes vacants
« Nos équipes de collaborateurs flexibles étaient auparavant gérées manuellement. Cela impliquait d'envoyer un SMS à chaque collaborateur pour lui demander s'il pouvait occuper un poste, ce qui représentait plus de 250 SMS par semaine sur un seul de nos sites. En gérant désormais ces effectifs avec UKG, nous examinons les différentes zones de nos usines pour déterminer où affecter ces travailleurs et les tâches qu'ils doivent accomplir, puis nous les informons, via la messagerie de diffusion de notre suite UKG, que leur affectation est disponible et planifiée. C'est une véritable révolution. »
2 Sisters Food Group est une multinationale de l'agroalimentaire du Royaume-Uni spécialisée dans la distribution de poulet, de pizzas, de produits de boulangerie et de plats préparés aux principaux détaillants et clients du secteur de la restauration. Ce fabricant opère dans deux secteurs d'activité - une division volaille et une division solutions repas - et emploie 14 000 personnes sur 14 sites de production au Royaume-Uni.
Les solutions
Déjà client de la technologie UKG pour une partie de ses effectifs, 2 Sisters Food Group a choisi de migrer vers la suite UKG Pro Workforce Management™ pilotée par l'IA comme solution unique pour l'ensemble de ses besoins en matière de gestion du personnel, illustrant son agilité et la relation de longue date entre le fabricant et UKG, ainsi que l'expertise sectorielle et la position de leader mondial d'UKG dans le domaine de la gestion des effectifs.
« Nous fonctionnons 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec un grand nombre d'équipes, dont certaines tournent toutes les huit semaines. Il nous faut une solution capable de s'adapter à cette organisation et de simplifier la gestion du temps et des présences sur tous les sites. Très intuitive, la suite UKG Pro Workforce Management est parfaitement adaptée à nos besoins complexes », a déclaré Victoria Askew, responsable des systèmes RH chez 2 Sisters Food Group.
Résultats
Depuis la mise en service de la suite UKG Pro Workforce Management, 2 Sisters Food Group a réalisé des économies considérables en termes de délais et de coûts, et a amélioré la transparence entre les collaborateurs, ce qui a valu au fabricant de se voir décerner un Customer Excellence Award par UKG.
« Nos équipes RH et de paie ont constaté des progrès significatifs avec UKG : le temps de traitement des heures non consignées a été réduit de plus de 600 heures, et près de 4 300 heures ont été économisées par an pour le traitement des exceptions. De plus, nous n'avons plus à nous occuper de la maintenance de trois solutions distinctes. UKG nous apporte tout ce dont nous avons besoin », a poursuivi Victoria Askew.
Selon le rapport UKG 2024 Manufacturing Talent Trends Report, (rapport sur les tendances en matière de talents dans le secteur manufacturier), de nombreux fabricants dépendent encore de solutions obsolètes telles que des feuilles de calcul pour gérer et mobiliser les travailleurs de première ligne. Moins d'un fabricant sur dix interrogés adopte la technologie pilotée par l'IA pour améliorer l'expérience des employés, et plus de la moitié (53 %) des employés déclarent que leur employeur n'en fait pas assez en matière de technologie mobile. 2 Sisters souligne le fait que son engagement en faveur de l'innovation dans l'expérience collaborateur grâce à la suite UKG Pro Workforce Management, axée sur la mobilité, a contribué à créer un lieu de travail plus motivant et plus transparent.
« Auparavant, les demandes de congés étaient faites sur papier, et n'étaient donc pas toujours correctement saisies ou traitées en temps voulu », a ajouté Mme Askew. « Aujourd'hui, les collaborateurs soumettent ces demandes dans l'application mobile UKG Pro, où qu'ils se trouvent, et UKG nous recommande d'approuver ou non la demande en fonction du nombre de personnes requis dans nos usines à un moment donné. Ainsi, en plus de réduire le temps nécessaire à l'approbation des demandes, ce nouveau processus nous permet de garantir l'équité et la transparence vis-à-vis des collaborateurs tout au long de la procédure. »
La diminution substantielle de ces tâches manuelles a également entraîné une autre conséquence aussi notable que bienvenue.
« L'automatisation de nos processus permet aux collaborateurs des RH de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée », a précisé Victoria Askew. Plutôt que de devoir éplucher des formulaires papier, ils disposent de plus de liberté pour se consacrer aux opportunités de formation et de développement qui profitent aux collaborateurs de tous nos sites. »
Disposant d'une main-d'œuvre diversifiée répartie sur l'ensemble du territoire britannique, 2 Sisters Food Group a dû relever un autre défi : communiquer avec des collaborateurs de 36 nationalités différentes, une tâche considérablement facilitée par la suite UKG Pro Workforce Management.
« Notre main-d'œuvre est multigénérationnelle et multilingue, et nous devons nous assurer que les bons messages sont transmis aux bonnes personnes dans la bonne langue. Cela n'a pas été chose aisée, mais nous sommes parvenus à traduire nos communications dans 16 langues différentes jusqu'à présent, une initiative particulièrement appréciée. »
De même, la capacité de 2 Sisters Food Group à communiquer avec le personnel contingentaire de manière plus efficace grâce à l'UKG a été saluée.
« Nos équipes de collaborateurs flexibles étaient auparavant gérées manuellement. Cela impliquait d'envoyer un SMS à chaque collaborateur pour lui demander s'il pouvait occuper un poste, ce qui représentait plus de 250 SMS par semaine sur un seul de nos sites. En gérant désormais ces effectifs avec UKG, nous examinons les différentes zones de nos usines pour déterminer où affecter ces travailleurs et les tâches qu'ils doivent accomplir, puis nous les informons, via la messagerie de diffusion de notre suite UKG, que leur affectation est disponible et planifiée. C'est une véritable révolution. », a déclaré Mme Askew.
Fort de cette expérience, 2 Sisters Food Group envisage d'intégrer des fonctionnalités avancées de prévision dans sa suite UKG afin d'optimiser la planification des équipes, la gestion des remplacements et la répartition des rôles et des compétences sur l'ensemble de ses sites de production.