Forfait jour : comment bien suivre le temps de travail des collaborateurs?

Instaurer le forfait jour pour certains salariés de votre entreprise peut être très pratique : cela permet davantage de flexibilité dans les horaires et les jours de travail. Pour certains, ils sont nécessaires pour une organisation optimale de l’entreprise. Mais attention : un suivi strict est obligatoire pour ces personnes afin de respecter correctement la loi. Savez-vous exactement comment suivre les temps de travail des forfaits jour ? Nous allons vous donner les clés pour éviter toutes les erreurs possibles.

Les modalités du forfait jour

Définition
Le forfait jour a été instauré lors de l’année 2000. Il permet à certains salariés de compter leur temps de travail en jours et non plus en heures. Ainsi, les personnes soumises à ce régime peuvent effectuer des journées plus longues ou plus courtes en fonction de leur charge de travail. Cela offre davantage de flexibilité à l’employeur et au salarié.

Les personnes pouvant bénéficier du forfait jour

Historiquement, le forfait jour a plutôt été créé pour les cadres des entreprises, s’ils disposent de suffisamment d’autonomie dans leur organisation pour ne pas être obligés de suivre les horaires collectifs de l’entreprise. Depuis 2005, il est cependant possible pour des salariés non-cadres d’avoir recours au forfait jour. Pour cela, ils doivent disposer d’une réelle autonomie, avec certaines responsabilités. Tous les cadres ne sont cependant pas soumis à ce régime. En effet, en France, près de la moitié d’entre eux ont des contrats classiques de 35 h par semaine.

Les prérequis à sa mise en place en entreprise

Pour mettre en place des forfaits jour dans une entreprise, il est nécessaire de créer un accord collectif d’entreprise, ou bien un accord de branche. Celui-ci doit contenir des éléments tels que :

La période de référence du forfait : 12 mois consécutifs.
Le nombre de jours maximum de travail par an.
La façon dont l’employeur contrôlera le temps de travail des forfaits jours.
Les modalités d’application du droit à la déconnexion au sein de l’entreprise.

Cet accord collectif doit impérativement être accompagné par une convention individuelle de forfait. Celle-ci peut être signée sous forme de clause dans le contrat de travail, d’avenant ou bien d’une convention complémentaire.

La nécessité de suivre les temps de travail des forfaits jours

L’implémentation du forfait jour pour certains salariés dans une entreprise est soumise à certaines règles, afin d’éviter les abus. Voici pourquoi il est nécessaire de suivre le temps de travail de vos forfaits jours.

Le décompte des jours dans l’année

Un salarié au forfait jour doit travailler 218 jours dans l’année. Si l’entreprise le souhaite et que le collaborateur est d’accord, il est possible d’aller jusqu’à 235 jours par an, à condition que l’entreprise « rachète » ces jours de repos. Ce rachat s’accompagne obligatoirement d’une compensation financière, majorée d’au minimum 10 % du salaire habituel.
Il est important de bien décompter ces jours travaillés afin de ne pas dépasser la limite autorisée par la loi. Pour rappel, les modalités de décompte doivent être inscrites dans la convention individuelle.

Les temps de repos minimums

Les salariés au forfait jour sont autorisés à travailler plus de 10 heures par jour et plus de 35 heures par semaine, sans que cela leur donne droit à des heures supplémentaires. En revanche, certains temps de repos sont obligatoires :

Au minimum 11 heures consécutives de repos par jour.
Au minimum 35 heures consécutives une fois dans la semaine. Ce temps correspond à une journée entière (24 heures) auquel on additionne le temps de repos quotidien.

Il est absolument nécessaire de respecter ces temps de repos.

Un contrôle obligatoire de la part de l’employeur

En plus de mettre en place un système de contrôle du temps de travail des salariés au forfait jour, vous devez vous assurer que la charge de chacun n’est pas trop élevée. En effet, ce régime ne doit pas justifier une surcharge, qui entraînerait des conséquences graves sur la santé mentale des salariés, de la démotivation, voire une augmentation de l’absentéisme. Instaurer des points réguliers pour discuter des charges et de la répartition des tâches de chacun est donc important. La communication doit rester centrale dans l’entreprise afin de favoriser le bien-être de vos collaborateurs.

Utiliser un logiciel de suivi des temps pour gérer le temps de travail des forfaits jours

Afin de gérer correctement l’emploi du temps de vos forfaits cadre, il est important de vous équiper d’un outil RH de gestion des temps. En effet, celui-ci vous permet à la fois de gagner un temps précieux, mais également de vous assurer que toutes les obligations légales sont respectées pour vos salariés. Voici quelques options que votre logiciel doit comporter.

Un décompte automatisé des journées travaillées
Cette donnée est à la base de toutes les conventions individuelles de forfait jour. Grâce à un décompte automatisé, vous savez à tout moment combien de jours il reste à travailler dans l’année pour chacun de vos salariés. Afin de procéder à cette comptabilisation, vous avez plusieurs possibilités. La première est de demander à vos salariés de déclarer, via un logiciel, leurs jours de travail et leurs jours de repos. Le manager peut également avoir un accès pour valider ces déclarations. Vous pouvez aussi opter pour un système de badgeuse si le collaborateur travaille le plus souvent depuis les locaux de l’entreprise.
Une vérification des temps de repos
Comme évoqué précédemment, il est obligatoire d’observer au minimum 11 h de repos entre chaque journée de travail et au moins 35 h de suite par semaine. Grâce à un logiciel de suivi des temps, ce calcul peut se faire automatiquement. Tout manquement à cette règle doit être corrigé au plus vite. La saisie des journées de repos peut également se faire depuis un logiciel. Cela facilite la visualisation des temps de travail de chaque personne sur de longues périodes.
L’automatisation des paies
Enfin, l’utilisation d’un logiciel RH de gestion des temps facilite grandement la préparation des paies. En effet, les temps de travail sont automatiquement pris en compte, et les majorations éventuelles également. Cela fait gagner du temps et de la sérénité. La mise en place de forfaits jour dans une entreprise peut être très intéressante pour les personnes ayant une grande autonomie dans leurs tâches. Attention cependant : ce n’est pas parce que ces salariés ne sont pas soumis à la règle des 35 h qu’il n’y a pas de réglementation stricte concernant leur temps de travail et de repos. Dans ce cadre, l’utilisation d’un logiciel RH de gestion des temps peut être très précieuse, afin de gagner du temps et d’éviter toute erreur dans l’application des lois relatives aux forfaits jour.