Préparer l'avenir du recrutement et de la rétention: faire face aux nouvelles réalités

Demandez à n'importe quel groupe de professionnels RH quels sont leurs principaux défis (ces problèmes qui semblent systématiquement insolubles) et vous entendrez probablement souvent parler de recrutement et de rétention.

Nous abordons ces problèmes depuis des années, justement parce qu'ils sont cruciaux. Et ce n’est pas près de changer. S’appuyant sur les données de ManpowerGroup (selon lesquelles 75 % des employeurs dans le monde peinent à recruter), Forbes souligne que la pénurie de talents est non seulement bien réelle et généralisée, mais qu’elle risque de perdurer dans un avenir proche.

Les défis en matière de recrutement et de rétention

Les pénuries de talents représentent un défi majeur en matière de recrutement et de rétention, en particulier pour les petites entreprises. Le rapport SCORE sur l'engagement des collaborateurs a révélé que 84 % de ces entreprises sont confrontées à des défis en matière de recrutement, 62 % rencontrent des difficultés à maintenir l'engagement et la productivité des collaborateurs et 45 % ont du mal à conserver leur personnel.

Le vieillissement de la population aggrave encore la pénurie de candidats. D'ici 2050, la majorité des gens vivront dans des pays où la population en âge de travailler sera en déclin. Parallèlement, l'IA perturbe le marché du travail (Goldman Sachs prévoit un investissement de 200 milliards de dollars dans ce domaine d'ici 2025). Dans ce contexte, les entreprises doivent miser sur la formation et la reconversion pour fidéliser leurs meilleurs talents et les préparer à un environnement professionnel en constante évolution.

Le recrutement et la rétention ont changé

De tels chiffres (et il en existe bien d'autres, disséminés dans les rapports de recherche et les articles de nombreux commentateurs avertis) sont aussi préoccupants qu’irréfutables. Ils illustrent à quel point le recrutement et la rétention ont évolué, en particulier pour les millions de petites entreprises qui ne disposent pas des ressources nécessaires pour attirer les meilleurs talents et qui ne peuvent rivaliser avec les rémunérations et les avantages offerts par les grandes entreprises.

Avec davantage de postes vacants que de travailleurs disponibles, il devient plus difficile pour ces entreprises de trouver des candidats qualifiés. Les erreurs de recrutement ou la perte de collaborateurs compétents peuvent, en outre, s'avérer très coûteuses. Le recrutement, la formation et l'intégration de nouveaux collaborateurs demandent du temps et représentent un coût financier ; de plus, le remplacement de travailleurs expérimentés perturbe les flux de travail et nuit à la productivité.

Des pratiques dépassées

En raison de ces changements, les pratiques et processus d'hier ne sont plus adaptés pour aider les entreprises à attirer, recruter et retenir les meilleurs talents. Continuer à s'appuyer sur ces méthodes génère des coûts accrus, un mécontentement parmi les collaborateurs et une rotation du personnel plus élevée, tout en affectant la satisfaction des clients, la productivité et la rentabilité.

De telles tendances sont préoccupantes et représentent une menace existentielle pour certaines entreprises. Il est urgent de prendre les mesures qui s'imposent pour relever les défis du recrutement et de la rétention. Alors, quelles sont ces mesures ?

Recrutement

Lors du recrutement, les entreprises doivent prendre des mesures pour s'assurer que :

• Leur image de marque est aussi attrayante que possible, en veillant à maintenir une réputation de satisfaction élevée parmi les responsables et les travailleurs de première ligne, une communication cohérente, efficace et ouverte, ainsi qu'un travail intéressant et gratifiant ;
• La publicité relative au recrutement est aussi claire et convaincante que possible, et qu'elle touche les bons candidats, qu'ils soient ou non à la recherche d'un nouveau rôle ;
• Le processus de recrutement est simple et facile à suivre, avec une communication claire et rapide entre toutes les parties concernées ;
• Le processus d'intégration est simple et rapide, avec des informations pertinentes facilement accessibles et assimilables.

Rétention

En ce qui concerne la rétention, optimiser l'expérience collaborateur est essentiel pour renforcer l'engagement et réduire le taux d'attrition. Les entreprises devraient :

• Mettre l'accent sur le perfectionnement, l'un des principaux facteurs contribuant à une meilleure rétention, et allouer un budget à des programmes de formation et de développement des collaborateurs soigneusement planifiés ;
• Chercher à identifier les compétences cachées de leur main-d'œuvre actuelle. Étant donné que les collaborateurs quittent souvent leur emploi parce qu'ils estiment être mieux adaptés à un autre poste, il est essentiel d'aligner les compétences des salariés existants avec les opportunités disponibles au sein de l'entreprise ;
• Utiliser le travail hybride et flexible pour encourager et faciliter l'évolution de carrière, en renforçant les liens et la visibilité pour tous les collaborateurs. Les bilans de carrière réguliers, les réseaux virtuels et les marchés de talents internes contribuent tous à améliorer l'engagement des collaborateurs ;
• Éviter de passer à côté de capacités précieuses au sein de la main-d'œuvre et de frustrer les collaborateurs qui aimeraient pouvoir utiliser leurs compétences plus efficacement, suivre les compétences et les talents des travailleurs, et s'assurer que les offres d'emploi internes et les programmes de mentorat sont visibles et accessibles à tous les collaborateurs, où qu'ils se trouvent ;
• Se rappeler que les collaborateurs apprécient la flexibilité quant au lieu et au moment où ils travaillent, et intégrer le travail hybride et flexible dans le plan de carrière ainsi que dans la culture d'entreprise ;
• Veiller à ce que tous les collaborateurs disposent du même accès aux opportunités, qu'ils soient au bureau, à la maison ou qu'ils travaillent sur plusieurs fuseaux horaires (le développement de carrière devrait dépendre uniquement des compétences et des contributions, et non de la proximité avec la direction), standardiser les critères de promotion et mettre en relation de manière proactive les collaborateurs travaillant à distance et en présentiel.

L'amélioration de la productivité des collaborateurs et des équipes passe par l'éradication des inefficacités des systèmes et des processus. De même, pour relever les défis liés au recrutement et à la rétention, l'expérience collaborateur doit être optimisée.

Dans la gestion globale des effectifs, des RH et du HR Service Delivery, il est essentiel d'éliminer les facteurs qui nuisent à la productivité et au moral, tels que les processus complexes, les charges administratives lourdes et inutiles, les collaborateurs incapables de prendre leurs propres décisions et ceux qui se sentent ignorés, dévalorisés ou limités par des pratiques de travail rigides.

Comment la technologie aide à alléger la charge de travail des RH

Évidemment, il s'agit d'un objectif ambitieux, surtout pour les organisations qui ne disposent pas d'un grand service RH. Dans les petites entreprises, les collaborateurs ont souvent plusieurs casquettes, chacune étant essentielle à la réussite des activités. Pour garantir l'innovation, la croissance et la satisfaction de la clientèle, les collaborateurs doivent être compétents, impliqués et motivés ; leur imposer plus de travail n’aura pas l’effet escompté. Alors, si votre entreprise n’est pas une mégacorporation internationale, comment faire ?

La solution consiste à tirer parti de la technologie pour stimuler la productivité, améliorer le recrutement et la rétention, mais aussi identifier et réaliser des économies ainsi que des gains d'efficacité.

Une solution tout-en-un de gestion RH et de la paie peut simplifier les processus, offrir une visibilité essentielle sur les opportunités et les domaines où des gains d'efficacité et des économies peuvent être réalisés, tout en assurant une expérience positive des collaborateurs tout au long de leur cycle de vie. Elle les aide à s'impliquer et à retenir des talents exceptionnels qui perçoivent l'entreprise comme un lieu où il fait bon travailler. Grâce à un système unique et intégré, l'entreprise peut bénéficier d'une productivité accrue, d'une plus grande efficacité, d'une réduction des coûts et d'une gestion du recrutement et de la rétention du personnel plus efficaces.

Voyons comment une plateforme tout-en-un de gestion RH et de la paie peut aider les petites entreprises.  Voici quelques-uns des avantages des meilleures solutions disponibles aujourd'hui.

RH et avantages sociaux

En exploitant la technologie, vous pouvez créer des processus de gestion du personnel transparents, conformes et automatisés, éliminant ainsi les tâches administratives fastidieuses et les inefficacités. La centralisation des informations relatives aux collaborateurs dans une base de données unique et sécurisée simplifie les fonctions RH de base, facilitant l'accès aux données et leur gestion. Cette solution permet de gagner du temps tout en garantissant l'exactitude et la cohérence des opérations RH.

La technologie simplifie également l'administration des avantages sociaux, facilitant ainsi la planification, la création et la gestion des offres d'avantages sociaux, tout en fournissant automatiquement des données aux entreprises lors des inscriptions libres et des événements personnels. Cela permet de réduire les charges administratives et de minimiser les risques liés à la conformité. Les formulaires configurables et les flux de travail automatisés améliorent encore l'efficacité en offrant un accès aux informations en temps réel et en permettant une prise de décision rapide et éclairée.

Talents

Une solution RH complète et intégrée vous fournit tous les outils nécessaires pour trouver, embaucher, mobiliser et développer efficacement vos collaborateurs. En simplifiant vos processus de recrutement, vous pouvez attirer et sélectionner facilement et efficacement les bons candidats, tout en gérant de manière transparente l'intégration, la rémunération, les performances, l'apprentissage et la planification de la succession.

Cette approche holistique garantit que vos collaborateurs reçoivent le soutien dont ils ont besoin tout au long de leur parcours, ce qui favorise la mobilisation, la croissance et la réussite à long terme : des ingrédients clés pour une main-d'œuvre plus dynamique, plus efficace et plus stratégiquement impliquée.

Temps et présence

Les systèmes intégrés de gestion RH et de la paie vous aident également à uniformiser et simplifier la gestion du temps et des présences dans l'ensemble de votre entreprise. Par exemple, l'automatisation de processus comme le suivi des heures, les approbations d’horaires et les demandes de congés libère votre équipe de ces tâches répétitives, lui permettant ainsi de se concentrer sur des objectifs plus stratégiques.

Un tel système contribue à assurer la cohérence et l'équité en envoyant automatiquement des notifications pour les exceptions critiques, telles que les pointages manquants, les heures supplémentaires ou les écarts, afin de vous permettre de traiter rapidement les problèmes mineurs avant qu'ils ne s'aggravent. Cela vous fait gagner du temps tout en assurant des opérations précises et conformes.

Le suivi des congés et des cumuls est simplifié grâce à l'application automatisée des politiques, via des règles et des flux de travail prédéfinis, garantissant ainsi une application cohérente des politiques de congés au sein de votre organisation, réduisant les erreurs et assurant l'équité.

Planification

Ces plateformes intégrées permettent à vos responsables de créer des plannings qui répondent aux exigences opérationnelles, aux compétences nécessaires, aux réglementations de conformité et aux préférences des collaborateurs, réduisant ainsi la charge de travail de la direction tout en facilitant une planification plus précise et plus efficace de la main-d'œuvre.

L'affichage des données en temps réel fournit des informations qui aident les responsables à prendre des décisions éclairées en matière de planification, leur permettant ainsi de s'adapter rapidement aux besoins changeants de l'entreprise et d'allouer les ressources de manière plus efficace, en plaçant les bonnes personnes au bon endroit, à chaque fois.

Les collaborateurs peuvent utiliser les outils en libre-service pour consulter les nouveaux horaires, choisir des créneaux disponibles ou ajuster leur emploi du temps. Outre la simplification des opérations, cette autonomie renforce la satisfaction, l'engagement et la rétention des collaborateurs.

En attribuant automatiquement des horaires selon des critères prédéfinis, ces solutions contribuent également à atténuer les risques liés à la conformité, en garantissant le respect du droit du travail et des politiques internes, sans nécessiter de surveillance manuelle.

Conformité

Les outils modernes de gestion de la conformité vous aident à minimiser les risques et à respecter les exigences réglementaires en constante évolution. Une plateforme centrale de conformité met à votre disposition un ensemble complet d'outils et de ressources, tels que des listes de contrôle et des guides, facilitant l'application efficace du droit du travail et des normes réglementaires à l’échelle de l'entreprise.

Les mises à jour automatiques des systèmes de paie, de gestion du temps et des règles RH de votre solution vous assurent en permanence une conformité optimale, réduisant ainsi les risques d’erreurs coûteuses, renforçant la viabilité à long terme de votre organisation et consolidant sa réputation.

Reporting et statistiques

En exploitant l'IA et l'apprentissage machine (ML), votre système intégré de gestion RH et de la paie vous fournira des recommandations et des informations proactives et pratiques pour vous aider à soutenir vos collaborateurs et à favoriser l'amélioration continue.

Les outils assistés par l'IA optimisent la prise de décision, permettant à vos responsables et à votre personnel d'agir rapidement et efficacement tout en réduisant le risque d'erreurs ou d'oublis. L'analyse de la fatigue offre une visibilité précoce sur les risques d'épuisement professionnel, vous aidant à identifier les causes et à prendre des mesures ciblées avant que les problèmes ne deviennent plus graves et complexes.

Les analyses comparatives, basées sur les données de performance internes et les normes sectorielles externes, vous permettent de mieux comprendre votre position et de cibler vos ressources là où des améliorations sont nécessaires.

Contrôle d’accès

Un système tout-en-un de gestion RH et de la paie vous permettra d'intégrer pleinement votre système de contrôle d'accès à votre solution de gestion des effectifs, de gérer facilement les accès à vos installations, et de déterminer qui peut entrer et quand, afin de garantir la sécurité de votre personnel, la protection de vos actifs et l'intégrité de votre réputation.

Les contrôles peuvent être personnalisés en fonction de la personne, du lieu et de l'heure, ce qui simplifie et accélère l'attribution des droits d'accès. Grâce à un système unique et unifié, vous pouvez facilement réguler l'accès aux bâtiments tout en conservant une visibilité et un contrôle sur l'ensemble de votre entreprise.

Intégration et partenariat

Enfin, une solution intégrée de gestion RH et de la paie facilitera l'intégration, en permettant une connexion rapide et sécurisée au système de vos outils d'entreprise préférés et en simplifiant les opérations dans l'ensemble de votre entreprise.

Même si vous disposez de plusieurs systèmes (finances, ventes et stocks, par exemple) cette solution vous permettra de conserver des données synchronisées et cohérentes sur toutes vos plateformes, réduisant ainsi les erreurs et améliorant l'efficacité.

Votre plateforme intégrée de gestion RH et de la paie doit également vous donner accès à un marché d'applications professionnelles, conçues pour l’enrichir et l'améliorer. Vous bénéficierez ainsi d'une flexibilité totale pour adapter la solution à vos besoins spécifiques.

En savoir plus

Il est important de noter que toutes les plateformes de gestion RH et de la paie ne proposent pas toutes ces fonctionnalités. Il est donc essentiel de choisir la solution qui correspond aux besoins et à la situation spécifique de votre entreprise. Cela implique de bien comprendre les problématiques abordées dans cet article et la manière dont les solutions tout-en-un en matière de gestion RH et de la paie peuvent vous aider à les résoudre.

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