[Article publié le 1 octobre 2020 - Mis à jour le 7 avril 2023]

Après un rapide tour sur la Toile, force est de constater que ni l’onboarding, ni l’offboarding ne laissent la sphère RH indifférente. Et heureusement puisqu’ils répondent aux enjeux liés à l’expérience collaborateur et la marque employeur. Pourtant, on note un déséquilibre dans leur traitement, l’onboarding prenant le pas dans les discussions, mais également les mises en œuvre. Alors quels sont les freins à la mise en place de l’offboarding ? Pourquoi est-ce un dispositif incontournable de l’expérience collaborateur ? Et en quoi il peut être un facteur de performance notamment en période de crise ? Eléments de réponses avec, entre autres,  Séverine Loureiro, experte des sujets sur l'expérience collaborateur et la marque employeur.

Conférencière et auteure sur les sujets de l’Expérience Collaborateur, de la Marque Employeur et de la transformation des RH, Séverine est la créatrice du site dédié "Points de Contact" sur lequel elle publie et tient une veille pointue sur ces thématiques.

Son expertise prend appui sur ses 15 années en développement RH en entreprise et sur son expérience en conseil Expérience Collaborateur au sein de l’agence qu’elle a créé du même nom. Elle partage régulièrement sa vision lors de prises de paroles en entreprises ou lors d’événements RH, et la partage dans son podcast Stay Tuned qui a vu le jour en 2018. Séverine est notamment co-auteure du livre : "Boostez l’Expérience Collaborateur" paru aux éditions Eyrolles.

Onboarding 1 - Offboarding 0 ?

55 % des entreprises ayant déployé une démarche d’expérience collaborateur ont ciblé en priorité l’optimisation de leur onboarding, révèle le 3e Baromètre de l’expérience collaborateur réalisé par Parlons RH en partenariat avec UKG. Loin devant la mesure de la satisfaction au travail (38 %) ou encore l’accompagnement des managers (31 %). L’offboarding n’apparaît même pas dans le classement.

Pour autant, la prise de conscience relative à la formalisation d’un processus pour accompagner la sortie des collaborateurs est palpable. De plus en plus d’acteurs RH s’emparent du sujet. En septembre 2020, des étudiants en cycle master professionnel 2 « Responsable en management et direction des Ressources Humaines » de l’IGS-RH se sont penchés sur le sujet à l’occasion de la 13e édition des ateliers de l’IGS-RH Lyon.

En effet, au travers de quatre groupes de travail, ils ont restitué le fruit de leurs recherches et réflexions autour de l’onboarding et l’offboarding, interrogeant l’audience sur cette différence flagrante de traitement, avant de souligner l’importance de soigner le départ d’un collaborateur, facteur de performance pour une entreprise, et plus encore en période de crise.

Offboarding : des chiffres clés ?

De ces exposés et échanges, retenons tout d’abord quatre chiffres :

• 40 % des salariés quittant une entreprise serait prêts à y revenir (Editions Tissot, 2016) ;
• ce résultat passe à 70 % lorsqu’ils ont bénéficié d’un processus d’offboarding (Comité – Traitement – Enquête IGS) ;
• 8 % des collaborateurs pensent que leur entreprise prévoit un dispositif en la matière (Comité – Traitement – Enquête IGS) ;
• 30 % des entreprises déclarent avoir formalisé leur offboarding (Les Echos Start, 2018).

En somme, près d’une entreprise sur trois serait dans les clous. Un chiffre élevé que nous avons souhaité commenter avec Séverine Loureiro, co-auteure de « Boostez l’expérience collaborateur » (éditions Eyrolles). L’experte, qui s’est penchée sur l’offboarding avant même qu’il ne devienne un buzzword RH, affiche son scepticisme. En effet, quelle réalité recouvre la notion d’offboarding pour ces entreprises ? « Car ce n’est pas uniquement l’organisation d’un pot de départ », prévient-elle.

Et d’ajouter : « Dès que l’entreprise a pris connaissance du départ volontaire d’un collaborateur, elle doit préparer sa sortie. Il faut qu’elle l’accompagne, lui fixe des objectifs de départ et de passation de poste. Elle doit également se demander comment elle va valoriser sa contribution au projet d’entreprise qui ne s’efface pas parce qu’il souhaite partir ! Que prévoit-elle pour pour poursuivre la relation avec le collaborateur parti ? Y a-t-il un réseau Alumni au sein de l’organisation par exemple ? »

Offboarding : "Travailler culturellement à lever les freins en interne" 

Mais par où commencer ? Pour Séverine Loureiro, avant de se lancer dans un tel chantier, l’entreprise doit d’abord comprendre les freins culturels internes. Encore aujourd’hui, « le départ d’un collaborateur reste chargé en affect », explique-t-elle. Et de poursuivre : « Le champ lexical associé au départ d’un collaborateur tourne souvent autour de la rupture, du divorce ou de la trahison. Selon moi, c’est totalement inapproprié. La plupart du temps cela ne dérange pas l’entreprise de considérer le contrat de travail comme un échange "commercial" : salaire contre compétences. En revanche, si le collaborateur est à la manœuvre et décide de son propre départ, l’entreprise, souvent par l’intermédiaire du manager, se laisse envahir par l’émotion. » « Le chantier prioritaire est moins de définir un processus d’offboarding que de travailler culturellement à lever les freins en interne. Il faut accompagner les managers sur le fait qu’un collaborateur qui part ne signifie pas forcément une remise en cause individuelle », conclut-elle.

Ensuite seulement, vient l’heure de s’interroger sur le processus en tant que tel et les étapes clés.

Les phases incontournables lors de l’offboarding selon les ateliers de l’IGS-RH Lyon

Informer et préparer le manager : un échange avec le manager permet de vérifier qu’il dispose des outils nécessaires pour conduire l’entretien de départ. Pour s’assurer que cette étape se déroule le mieux possible, il convient de lui transmettre une trame, lui expliquer clairement les prochaines étapes du processus et de répondre à ses éventuelles interrogations, notamment sur le recrutement du prochain collaborateur.

L’entretien de départ : ce rendez-vous permet de recueillir des informations sur les motivations du départ et ainsi de tenir des statistiques sur les raisons qui poussent les collaborateurs à quitter l’entreprise. C’est également l’occasion de dresser un bilan de la collaboration, de fixer des objectifs ou encore de communiquer au salarié des informations relatives à sa sortie.

Communiquer sur le départ : l’entreprise peut communiquer officiellement sur ce départ, notamment pour informer les équipes et les rassurer sur la continuité des projets en cours. 

La passation : étape importante, elle peut se révéler d’autant plus compliqué à gérer que le délai entre le départ et le recrutement du remplaçant est court. Il convient de l’anticiper au plus tôt quand cela est possible afin que « l’offboardé » puisse échanger avec son remplaçant et prendre part à sa formation (partage de connaissances, bonnes pratiques et retour d’expérience). C’est l’occasion de valoriser le travail et les connaissances réalisé du collaborateur qui part.

Le pot de départ : nul besoin d’un gros budget pour créer un moment convivial, le principal étant que l’équipe soit au complet lors de ce rendez-vous qui permet, entre autres, de remercier l’offboardé pour son investissement au sein de l’entreprise.

La restitution des équipements : il faut prévoir un temps pour la restitution des équipements, qu’il s’agisse du matériel informatique, le badge et les clés d’accès. Le dernier jour, l’entreprise devra aussi vérifier que les accès (adresse email, réseaux, serveurs, etc.) ont été coupés.

Les obligations légales : l’entreprise doit transmettre un document au collaborateur pour savoir si ce dernier souhaite que l’on conserve ou non ses données. Pour clôturer la sortie du collaborateur, plusieurs documents doivent être remis au salarié : solde de tout compte, dernier bulletin de paie, attestation employeur, obligations légales.

Après l’offboarding : il est conseiller de recueillir les feedbacks du collaborateur afin d’identifier les axes d’amélioration à apporter au dispositif. Cela peut être via un questionnaire en ligne par exemple.